Voor veel accountantskantoren is Microsoft Excel onmisbaar. Wat maakt het programma zo goed en populair en waar kunnen gebruikers nog winst behalen? Excel-experts Debby Kettler en Mateo Mol leggen uit en geven tips.
De magie van Excel zit hem in de veelzijdigheid, zegt Debby Kettler, eigenaar van Jouw Excel Coach. Zij geeft Excel-trainingen en masterclasses met als doel inzicht en overzicht te creëren voor organisaties met bestanden en dashboards. ‘De een gebruikt het voor lijstjes en de ander voor analyses en rapportages. Het is een volledig datamanagementsysteem waarmee je kunt importeren, modelleren, analyseren en presenteren.’ Maar de flexibiliteit is voor Kettler het grootste pluspunt. ‘Accountants werken voor veel verschillende klanten met veel verschillende systemen. Excel kan de output van die systemen als geen ander aan elkaar knopen en snel analyseren. Daarom is het een blijvertje. Excel is zo flexibel dat er veel verschillende manieren zijn om tot een eindresultaat te komen.’
Toepassingen
De workflow bijhouden en ingewikkelde berekeningen doen – daarvoor is het spreadsheetprogramma populair onder accountants, stelt Mateo Mol, directeur van PerfectXL, dat tools maakt om risico’s te verminderen, meer inzicht te krijgen en de productiviteit te verhogen voor mensen die dagelijks met Excel werken. ‘Met Excel worden situaties nagebootst. Stel, een bedrijfsonderdeel moet worden gewaardeerd. Dan gieten accountants het bedrijfsmodel van zo’n onderdeel in een Excel-model om een gevoel te krijgen bij de cijfers. Horen inderdaad zoveel containers bij een bepaalde bedrijfsomvang?’ Maar het meest nog worden accountants geconfronteerd met Excel-bestanden van klanten. ‘Die moeten natuurlijk worden gecontroleerd.’
Slim opbouwen
Kettler en Mol zien twee aspecten van Excel waarvan accountants zich nog onvoldoende bewust zijn. Mol vindt dat ze vooral moeten letten op hun tijd: ‘Zorg dat je niet jaar in, jaar uit dezelfde dingen controleert, terwijl ze nauwelijks zijn veranderd. Maak met je klant goede afspraken over versiebeheer en zorg voor tools die verschillende versies kunnen vergelijken. Dan kun je je beter richten op de veranderingen, want daar gaat het uiteindelijk om.’
Wat veel gebruikers daarnaast onderschatten, zijn de presentatiemogelijkheden, zegt Kettler. ‘Als je bijvoorbeeld dashboards maakt met een overzicht van belangrijke KPI’s per bedrijf, dan hoef je die maar één keer te bouwen. Vervolgens worden de data automatisch aangepast als er een wijziging is. Je hebt fantastische mogelijkheden om je analyses te visualiseren.’
Power Query
Excel is de laatste twintig jaar sterk verbeterd, geeft Mol aan. Hij geeft als voorbeeld de toepassing Power Query, waarmee gebruikers externe gegevens kunnen importeren en vormgeven. Door deze query in Excel te laden, kunnen gebruikers grafieken en rapporten op maat maken. Power Query kun je gebruiken om verschillende bronnen in een bestand te laten landen, zegt Kettler: ‘Csv-bestanden, Access-bestanden, tekstbestanden – die kun je zonder formules modelleren. Ook voor Mol is Power Query een grote vooruitgang: ‘Onder de motorkap zijn er verbeteringen doorgevoerd waardoor Excel veel sneller is geworden.’
Power Query kan accountants veel opleveren bij dataverwerking. ‘Bedrijven hebben veel brongegevens, maar willen uiteindelijk toe naar een duidelijke managementrapportage. Er zijn grote systemen waarmee je data kunt bijhouden en dat moet je vooral niet in Excel doen. Maar het is wel heel handig bij de stappen die je moet zetten om tot die managementrapportage te komen. Met Power Query kun je verwerken en opslaan hoe je die data verwerkt. Zo kun je bij de volgende dataset dezelfde berekeningen eenvoudig en zonder fouten uitvoeren. De managementrapportage kun je dan vervolgens in Excel maken.’
Tip 1. Denk alsof je een database bouwt
Mol: ‘Gebruikers zien Excel vaak als een groot kladblok en gaan dan dingen onder elkaar en naast elkaar uitrekenen. Dat gaat heel makkelijk en snel, maar je beperkt jezelf enorm als je het niet als een database opbouwt. Door bijvoorbeeld elke tabel een eigen tabblad te geven en niet onderaan een tabblad nog allerlei berekeningen uit te voeren.’
Tip 2. Leg vast wat je doet
Kettler: ‘Gebruikers maken geen log van wat ze precies hebben gemaakt. Als medewerkers dan vertrekken, weet niemand wat ze hebben gedaan. Als je iets bouwt, ben je aan het programmeren. Leg dat vast. Het kost alleen meestal meer tijd om dat te doen dan de formules te schrijven. Maar het is belangrijk dat je inzichtelijk en overdraagbaar maakt wat je doet.’
Tip 3. Denk aan de toekomstige gebruiker, ook al ben je dat zelf
Mol: ‘Zorg er altijd voor dat wat je maakt begrijpelijk is voor iemand die na jou het bestand opent. Het komt vaak voor dat mensen ingewikkelde formules hebben gemaakt en dan na een week niet meer weten wat ze precies hebben gedaan. Ze moeten dan heel lang nadenken voordat ze weer verder kunnen.’
Tip 4. Een vinkje maakt wereld van verschil
Kettler: ‘Je kunt een werkblad beveiligen met de optie Bladbeveiliging. Daarbij staan standaard de bovenste twee vinkjes aan. Laat je het vinkje vergrendelde cellen selecteren aanstaan, en je beveiligt het blad met een wachtwoord, dan lijkt het net of iemand niets kan wijzigen. Maar hij kan wel het volledige werkblad kopiëren en plakken in een ander werkblad: dan is de beveiliging eraf. Dat vinkje moet je dus weghalen.’
Tip 5. Iedereen maakt fouten, jij ook
Mol: ‘In een organisatie zijn er meestal een paar mensen die er bovenuit steken qua kennis en dan de Excel-koning worden. Maar dat wil niet zeggen dat ze zonder fouten werken. Je kennis over iets bepaalt het aantal fouten niet. Je zoekt altijd de grenzen op van wat je zelf kunt. Dat doe ik ook en daarin kan ik als kenner net zo goed fouten maken. Zorg dus altijd voor controles. Ik weet dat het ontzettend veel tijd kost, maar er zijn tools die dat uit handen kunnen nemen.’
Tip 6. Een groep maken scheelt veel werk
Kettler: ‘Stel, je moet een steekproef doen. Je moet vijftien dossiers controleren op basis van een checklist, waarbij iedere checklist een tabblad is. Jaarlijks kunnen de criteria veranderen. Door een groep te maken, kun je met één handeling de gewijzigde criteria in alle tabbladen tegelijkertijd doorvoeren.’
Tip 7. Hou op met Vlookup
Mol: ‘Heel veel gebruikers hanteren nog de Vlookup- of Verticaal zoeken-functie van Excel. Maar die is superkwetsbaar. Je kunt er grote fouten mee maken, dat heeft Microsoft ook onderkend. Daarom is de Xlookup-functie geïntroduceerd die veel beter is. Gebruik die! Hou er wel rekening mee dat je dan de meest recente Office 365-versie moet hebben.’
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie