DRV ging voor het Rotterdamse Barsan Global Logistics in onderling vertrouwen al met de uitvoering van werkzaamheden van start voordat Barsan de offerte had ondertekend. De twee partijen kwamen daarna bij de rechter tegenover elkaar te staan over de vraag hoe de werkzaamheden door de Rotterdamse vestiging van het accountantskantoor in rekening mochten worden gebracht: via een uurtarief of een fixed fee. Dat blijkt uit een vrijdag gepubliceerd vonnis van de rechtbank Rotterdam.
Tussenvonnis
In een niet gepubliceerd tussenvonnis werd DRV in september 2021 opgedragen bewijs te leveren van feiten en omstandigheden waaruit kan worden afgeleid dat DRV en Barsan de door DRV gestelde overeenkomst (en de daarin vermelde tarieven) zijn overeengekomen en dat DRV de werkzaamheden die de feitelijke grondslag vormen voor de drie gevorderde facturen met een totaal beloop van € 12.996,96 daadwerkelijk zijn verricht.
Eindvonnis
Op basis van een overgelegde akte met bijlagen en de getuigenverklaringen staat vast dat DRV werkzaamheden voor Barsan heeft verricht, spreekt de rechtbank in het eindvonnis uit. Verder staat vast dat Barsan opdracht heeft gegeven voor het uitvoeren van een prognose ten behoeve van de Rabobank. Partijen zijn het erover eens dat voor het uitvoeren van deze prognose een bedrag van € 1.750,00 exclusief btw in rekening mocht worden gebracht en Barsan heeft zich ter mondelinge behandeling ook bereid verklaard dit bedrag te betalen. Dit bedrag wordt daarom toegewezen.
Uurtarief of fixed fee?
Partijen twisten echter over de vraag hoe de door Barsan verzochte ‘standaard’ werkzaamheden door DRV in rekening mochten worden gebracht. Partijen zijn het er over eens dat de offerte niet door Barsan is getekend, maar dat DRV in onderling vertrouwen al wel met de uitvoering van werkzaamheden voor Barsan is gestart. De vraag die nu voorligt is wat partijen met betrekking tot die werkzaamheden zijn overeengekomen.
DRV stelt dat zij deze werkzaamheden, conform offerte, op basis van een uurtarief mocht factureren. Barsan betwist dit en stelt de offerte nimmer te hebben aanvaard; zij hadden om een fixed fee verzocht en deze zou ook zijn afgesproken. Over eventueel meerwerk zou vooraf transparant gecommuniceerd worden.
Op basis van de inhoud van de getuigenverklaringen is naar het oordeel van de kantonrechter niet vast komen te staan dat partijen een overeenkomst hebben gesloten op basis waarvan zij volgens uurtarief mochten declareren. Uit de verklaringen van DRV blijkt dat bij aanvang van de samenwerking nog veel onduidelijk was over welke tarieven van toepassing zouden zijn, dat tussen partijen niet de in de offerte opgenomen bedragen zijn besproken en dat die bedragen ook niet helemaal overeen zouden kunnen komen met de werkzaamheden die DRV moest gaan uitvoeren. Daarbij komen de verklaringen van Barsan dat zij vanaf het begin om een fixed fee en een duidelijke en transparante communicatie hebben verzocht, hetgeen door DRV ook niet is betwist. Wel wijst DRV er, bij monde van getuige [getuige01] op, dat de fixed fee, alleen zou gelden als de administratie op orde is, maar dat bij Barsan extra werk nodig was. Op dat punt overweegt de kantonrechter als volgt.
In de offerte is opgenomen dat sprake is van een fixed fee, alsmede dat DRV, alvorens adhoc services uit te voeren en/of bij eventueel meerwerk, altijd eerst Barsan zal raadplegen. Barsan stelt dat deze raadpleging niet heeft plaatsgevonden. Ook uit de stukken blijkt niet dat DRV al eerder dan op basis van de aan haar verzonden facturen, Barsan op de hoogte heeft gebracht van de extra kosten. Pas naar aanleiding van de door Barsan verzochte specificaties is Barsan op de hoogte gekomen van de (boven de fixed fee) in rekening gebrachte extra kosten.
Op basis van het voorgaande is de conclusie dan ook dat DRV niet volledig is geslaagd in de haar opgedragen bewijslevering; er zijn werkzaamheden verricht, maar niet is vast komen te staan dat die in rekening gebracht mochten worden op de wijze zoals deze nu zijn gefactureerd.
Wel recht op vergoeding
Het voorgaande betekent echter niet dat DRV geen recht heeft op een vergoeding voor de werkzaamheden die zij voor Barsan heeft verricht. Ingevolge artikel 7:405 lid 1 BW is de opdrachtgever, in dit geval Barsan, immers loon verschuldigd aan de opdrachtnemer die de overeenkomst is aangegaan in de uitoefening van zijn beroep op bedrijf, in dit geval DRV. Lid 2 van dit artikel bepaalt dat indien de hoogte van het in lid 1 bedoelde loon niet is bepaald, de opdrachtgever het op de gebruikelijke wijze berekende loon of, bij gebreke daarvan, een redelijk loon verschuldigd is.
Nu het bedrag niet nauwkeurig kan worden vastgesteld stelt de kantonrechter de vergoeding, op basis van het feit dat DRV gezien de specificaties bij de facturen gedurende twee maanden werkzaamheden heeft verricht en op grond van artikel 6:97 BW ex aequo et bono, vast op € 4.000,00, (exclusief btw) inclusief het bedrag dat voor de prognose is toegewezen. Dit bedrag wordt aan hoofdsom toegewezen. Voor het overige worden de door DRV gevorderde bedragen aan hoofdsom afgewezen.
In de praktijk zie je dit veel vaker. Dat afspraken met klanten over prijs, meerwerk, proces en werkwijze niet of onvoldoende worden gecommuniceerd, vastgelegd of überhaupt gemaakt, noch nageleefd. En pro actieve tussentijdse communicatie met de klant over andere zaken dan de inhoud, blijkt vaak lastig. Met meestal als gevolg dat gemaakte uren niet in rekening worden gebracht, maar afgeboekt. Een financiële strop. En altijd gedoe. Wat de klant relatie meestal niet ten goede komt. Jammer. Er zou naast alle vaktechniek, wet- en regelgeving ook en juist tijd worden besteed aan de meer ‘soft skills’ die aan het verbeteren van de klantreis en de onderlinge communicatie bijdraagt. In alle fasen van de klantreis. Want het is niet alleen belangrijk om aan het begin helder te communiceren, maar doorlopend de klantverwachting te managen. Maakt het werk ook nog eens leuker, en de klant tevredener.
Een prognose maken voor een nog=niet=eens=klant waar de primaire registratie nog niet van deugt voor € 1750? Ook voor € 4000 kan dat niet eens, als je het tenminste een beetje goed wil doen, dat wil zeggen naast juist en volledig ook nog nauwkeurig en betrouwbaar. Of mag het wat minder zijn, want het is toch alleen maar -digitale- dossiervulling voor ‘t een of ‘t andere bank?