Het rapporteren op duurzaamheidsinformatie is voor veel ondernemingen nieuw en informatiesystemen zijn er vaak nog niet op ingericht. Om bedrijven te inspireren en te begeleiden, deelt Sdu in deze blogserie de verhalen van verschillende bedrijven over hun aanpak. In dit interview met Fleur Hudig, hoofd Corporate Citizenship bij NN Group, deelt zij hun pad naar een duurzamere toekomst en geeft zij tips om te beginnen.
Het startpunt is dat je als onderneming zegt: duurzaamheid is zo belangrijk voor ons en onze stakeholders dat we het onderdeel maken van onze algemene bedrijfsstrategie. Want je kunt wel ongelooflijk begaan zijn met het milieu, mensenrechten et cetera, maar je moet ook snappen dat je niet verder komt met alleen betrokkenheid. Je moet het koppelen aan wat je bedrijf doet en wat bij je bedrijf past. Je kunt wel een geïntegreerd rapport hebben, maar je móet duurzaamheid ook in je strategie integreren. Zodra dat is gebeurd, is het bepalen van targets noodzakelijk. En dan niet alleen een langetermijntarget als 2050, maar vooral ook tussentijdse termijndoelen. Zo creëer je op lange termijn waarde. Als je op korte termijn werkt aan interne en externe targets kun je ook je progressie bijhouden en tonen. Het is verder belangrijk dat je weet hoe je business units kunnen bijdragen aan je targets en hoe je hen kunt motiveren of bijsturen als data aangeeft dat dit nodig is.
Als NN Group hebben we al een behoorlijke weg naar duurzaamheid afgelegd. We hebben allereerst vertaald wat duurzaamheid voor onze onderneming betekent. De wetgeving rond de CSRD maakt dat we nu onze processen anders moeten opzetten om data te gaan bijhouden en rapporteren in lijn met de CSRD. We zijn op dit moment die impact aan het bepalen en de vertaalslag aan het maken. Duurzaamheid is bij ons overigens géén eiland. We doen het werk rondom CSRD nadrukkelijk samen met de afdeling Finance voor de verslaggevingsexpertise. We werken overigens ook nauw samen met onze collega’s bij Risk Management, Human Resources, Procurement Facility Management en in onze bedrijfsonderdelen in Nederland en internationaal.
Het is heel fijn dat er dankzij CSRD een eenduidige taal komt met vergelijkbare definities waarmee over duurzaamheid kan worden gecommuniceerd. Die ontwikkeling is heel positief. Met name ook omdat we niet alleen verzekeraar zijn, maar ook een belegger die geld investeert in bedrijven. Om te weten hoe deze het allemaal doen op het gebied van duurzaamheid, helpt het zeker als de transparantie en onderlinge vergelijkbaarheid toeneemt.
De impact van CSRD
Er is de laatste jaren veel nieuwe regelgeving vanuit Brussel op ons afgekomen op het gebied van Sustainable Finance. NN Group is daarom al langer bezig met het vastleggen van de impact van duurzaam ondernemen. Dit doen we voor onze klanten als het gaat over bijvoorbeeld beleggingsfondsen die we aanbieden. Doordat we dit al langer doen, is er de nodige kennis en ervaring in huis aanwezig. Het bewustzijn rond rapporteren en de transparantie van data, waardoor deze vergelijkbaar wordt, leeft dan ook al sterk bij een bepaalde groep mensen in ons bedrijf.
Rapporteren op duurzaamheid was zeker geen vrijblijvendheid vóór CSRD. Er was al de Non Financial Reporting Directive (NFRD) en de Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) kwam al 2 jaar geleden uit. Hierdoor hebben we het transparant zijn over de duurzame impact met onze beleggingen al eerder op de agenda gezet. We hebben toen al voor een groot deel van EU Sustainable Finance Regulations een programma opgetuigd. We zijn wat dat betreft zeker niet overvallen door de nieuwheid van de CSRDwetgeving. Wel is de nieuwe regelgeving complex en soms multi-interpreteerbaar. Het verandert daarnaast door nieuwe inzichten vanuit de markt. Op dit moment passen we onze bestaande processen aan op het format van CSRD en werken we intern actief aan interpretaties.
We kunnen ons voorstellen dat veel bedrijven precies doen wat de wetgever vraagt en niet meer. Maar wij willen op bepaalde punten meer rapporteren! We deden immers ook al meer. Soms past dit niet in het format. Naast CSRD hebben we bijvoorbeeld ook nog ons climate action plan (een stappenplan om de uitstoot van broeikasgassen te verminderen), het diversity & inclusion rapport en bijvoorbeeld het Community Investment Report. We doen én…én. Ook zaken die niet door de wetgever gevraagd worden, maar die wij wél belangrijk vinden voor de samenleving. Een van onze kernwaarden is Care. We kunnen het verschil maken met zaken die bijdragen aan financieel, maar ook mentaal en fysiek welzijn van mensen. En of CSRD er nu wel of niet om vraagt, dit willen we ook integreren in onze verslaglegging. We willen als bedrijf hieraan een bijdrage leveren. Het maakt ons als medewerkers trots. Daarnaast vinden onze klanten dit belangrijk. CSRD is een minimum standaard. Je moet je er zeker niet door laten beperken. Elk bedrijf en elk verhaal is uniek. Dit beschrijven past bij ons. En natuurlijk leidt ‘het meer doen’ binnen onze onderneming ook soms tot discussies. Of we er wel mee door moeten willen blijven gaan als de wetgever er niet omvraagt? Het antwoord is: ja, dat blijven we doen! Zeker zolang het voor ons en onze stakeholders relevant is. Wel is het zo dat we maar 24 uur in een dag kunnen stoppen en dus goed moeten kijken wat eerst móet gebeuren. Feit is dat CSRD veel tijd kost. De CSRD standaarden worden later nog per sector specifiek ingericht. Dat gaat ons helpen.
Onze aanpak
We hebben een apart projectmanagementteam opgetuigd dat zich onder andere bezighoudt met CSRD, de Taskforce Sustainability In Business. De kracht van deze aanpak zit hem in onze implementatie ervaring. We hadden ook al een programma voor financiële reporting. De structuur om een groot traject als de CSRD te implementeren stond al.
Finance heeft al veel implementatieprocessen gedaan en is heel scherp op: processen, controles, handboeken en definities. Vanuit Corporate Citizenship focussen wij vooral op de strategisch kant van de rapportage, Finance is in de lead op het reporting vlak van de kwantitatieve data.
Samen met andere stafafdelingen – zoals Human Resources- kijken we welk beleid we missen, wat opnieuw moet worden opgeschreven, hoe het zit met de value chain, maar ook de materiality assessment is erg belangrijk. Deze materialiteitsbeoordeling biedt je bedrijf de mogelijkheid om risico’s en kansen voor onze stakeholders te analyseren en eventuele aanpassingen door te voeren die nodig zijn om de bedrijfsstrategie te verbeteren voor onze stakeholders. Het bepaalt ook waarover je gaat rapporteren.
Alles wat we opschrijven voor CSRD moeten we goed kunnen uitleggen om het proces te kunnen waarborgen en versterken. Als onderdeel van de implementatie is het van belang dat wij duidelijke argumentatie hebben voor gemaakte interpretaties en keuzes voor rapportage. We hebben iemand met een audit-achtergrond in ons team opgenomen om de verbinding te kunnen leggen tussen onze strategie, beleid en de rapportagevereisten.
Bestaande info in een nieuw stramien
En nogmaals, we doen langer aan reporting op non-financial informatie. In 2014, toen we als NN Group naar de beurs gingen, brachten we ons eerste eigen duurzaamheidsverslag uit. We volgen hierbij ook al bestaande richtlijnen zoals die van de Non Financial Reporting Directive (NFRD), Global Reporting Initiative, (GRI) maar ook de TCFD. Voor ons is dit werk dus niet nieuw. Desondanks zijn er uitdagingen. De wetgeving maakt dat onze bestaande informatie in een bepaald stramien moet komen en we veel nieuwe informatie moeten verzamelen. Hoe wij het deden, is niet op alle punten zoals het nu is voorgeschreven voor CSRD. Een nadeel is dat we onze werkwijze in een mal moeten stoppen. Dat is niet altijd makkelijk. Voorheen rapporteerden we bijvoorbeeld alleen wat afdelingen vanaf honderd medewerkers doen. De wetgever zegt nu: je moet verplicht bepaalde onderwerpen rapporteren en rapporteren wat voor jou en je stakeholders materieel is. En vorig jaar nog hebben we een bedrijf in Griekenland overgenomen; ook hun data moet er al in. De samenwerking met andere afdelingen is in het hele proces cruciaal. Duurzaamheid vraagt om transparantie en samenwerken. Daarin zijn we volwassen aan het worden. Ons eerste duurzaamheidsverslag uit 2014 en 2 jaar later ons geïntegreerd verslag moet nu een verdere ontwikkeling doormaken. Dat zijn processen om te komen tot vergelijkbare getallen en data in de markt.
Tips voor andere ondernemingen
We hebben op zich een suggestie voor ondernemingen die niet goed weten hoe de materiality assessment en value chain te doorlopen, omdat de wetgever hier nog niet duidelijk over is: Wacht niet af en ga niet te lang kijken naar de betekenis van elk los woord. Maak je eigen interpretatie van definities en een roadmap die leidt tot een rapportage én durf deze gaandeweg aan te passen. Voorkom vooral het lege vellen-syndroom! Pak deze twee stappen gewoon zelf op en zorg voor voldoende wendbaarheid in het proces. Het is voor iedereen wennen. Wij hebben zelf een voorstel voor een roadmap gemaakt. Uiteraard met onze experts samen, maar zo hebben we dus gedefinieerd hoe we zaken gaan aanpakken.
We hebben tegen elkaar gezegd: jongens, we gaan zelf definities vormen en een standpunt innemen, want eindeloos discussiëren over interpretaties brengt ons niet verder. Nieuwe inzichten op het gebied van duurzaamheid volgen elkaar snel op. Dynamisch kunnen zijn in het proces en op nieuwe onderwerpen inspelen nemen wij mee in onze roadmap door tussentijdse evaluatiepunten. Finance challengde ons hierop en gaat uiteindelijk een grotere rol spelen. Deze collega’s zien dat wij het rapporteren ook snappen. En het is fijn voor hen dat we al een eigen mening hebben over de definities om over te sparren. Al staat door de projectstructuur van de CSRD alles wat strakker dan voorheen. We hebben jarenlang op een andere manier gewerkt, dan is het uiteraard even wennen dat je in ander stramien zit. Maar juist omdat we ook investeerder zijn, zien we de voordelen van de rapportages veel beter in. CSRD is echt een professionaliseringsslag voor bedrijven op het gebied van duurzaamheid.
Jouw ESG-reis begint hier: word koploper in duurzame verandering met JES! De baanbrekende ESG-oplossing die kennis, software, E-data en training integreert. Versnel je ESG-reis en loop voor op CSRD- regelgeving. Klik hier voor meer informatie.
Geef een reactie