Het BFT en de AFM onderzoeken gezamenlijk het opstellen van beleid voor systematische integriteitsrisicoanalyses (SIRA) bij middelgrote accountantsorganisaties, zo berichtte AV op 8 maart jl. Maar wat zijn nu met name de toezichtsprioriteiten van het BFT voor het mkb?
Dirk Kolkman, senior toezichthouder Wwft bij het BFT, licht enkele toezichtsprioriteiten toe. Jan Mooren, adviseur compliance bij Fiscount, duidt de consequenties voor het mkb.
Een sleutelwoord voor 2024 is (opnieuw) samenwerking. Ook dit jaar zal het BFT samenwerken met andere toezichthouders. Als opvolging van de FATF-aanbeveling om de risicogebaseerde aanpak van het Wwft-toezicht op niet-financiële instellingen verder te versterken en te verdiepen, zijn vorig jaar gesprekken gestart met twee andere Wwft-toezichthouders. Dit zijn het Bureau Toezicht Wwft (BTwwft) van de Belastingdienst en de lokale Dekens (advocatuur). Deze gesprekken worden dit jaar voortgezet. Met name met het BTwwft heeft het BFT veel raakvlakken, omdat toezicht wordt gehouden op een grote groep onder toezicht staande instellingen (overige handelaren versus administratiekantoren). Deze groepen zijn veelal niet gereguleerd of georganiseerd en de toezichthouder is beperkt in zijn informatiepositie. Maar wat is – vanuit dat perspectief bezien – dan een effectieve en risicogerichte toezichtsaanpak?
Met de lokale Dekens is begin dit jaar een gezamenlijke sessie gehouden over ondermijnende criminaliteit. Wat zijn mogelijke signalen voor ondermijning en hoe kan daar in de toezichtsaanpak rekening mee worden gehouden? Verder zet het BFT de samenwerking voort met de organisaties waarmee toetsingsarrangementen c.q. een toezichtarrangement zijn/is afgesloten (NBA/RB/SRA).
Verkenning
Het BFT heeft hiernaast een verkenning afgerond om als partner toe te treden tot het Financieel Expertise Centrum (FEC) en onderzoekt momenteel of toetreding haalbaar is. Het FEC is een samenwerkingsverband tussen autoriteiten met een toezichts-, controle-, vervolgings- of opsporingstaak, bestaande uit de AFM, Belastingdienst, DNB, FIOD, FIU-NL, OM en Politie. Het FEC is opgericht om de integriteit van de financiële sector te versterken. Door als partner in het FEC samen te werken, versterkt het BFT zijn informatiepositie en is het mogelijk om (gezamenlijke) interventies op te zetten.
Risicogebaseerde aanpak
Zoals gezegd, hanteert het BFT bij de uitoefening van het Wwft-toezicht een risicogebaseerde en risicogerichte aanpak. Dit houdt in dat het BFT zich bij de uitoefening van het toezicht zoveel mogelijk richt op de risico’s waar niet-naleving van wetgeving het grootst is. De aanpak bestaat uit verschillende onderdelen. Ten eerste het opvolgen en onderzoeken van concrete risicosignalen die door ketenpartners zijn aangeleverd (o.a. het OM, de FIOD, de Belastingdienst en de politie). Ten tweede het uitvoeren van thematische onderzoeken. Het derde onderdeel bestaat uit het uitvragen van deelonderzoeken. Hierna wordt ingegaan op het tweede en derde onderdeel.
Thematische onderzoeken
Het BFT voert met enige regelmaat thematische onderzoeken uit. Zo heeft het BFT in 2022 (en 2023) bijvoorbeeld een thematisch onderzoek gedaan naar zorgfraude. Met name bij thuiszorgorganisaties. De reden hiervoor is dat zorgfraude een speerpunt is bij de bestrijding van ondermijning. Op basis van openbare data heeft het BFT een selectie gemaakt van thuiszorginstellingen die opvallen ten opzichte van branchegenoten. Daarbij is onder meer gekeken naar behaalde resultaten, personeelskosten en onttrekkingen uit de onderneming.
Bekende red flags voor zorgfraude zijn onder andere hoge winsten ((aanzienlijk) hoger dan het gemiddelde voor thuiszorgorganisaties van 2% à 4%) of lage personeelskosten (minder dan 70% van de totale bedrijfsopbrengsten). Vervolgens is nagegaan welke accountants- of administratiekantoren deze ondernemingen als cliënt hebben (gehad). Deze accountants- of administratiekantoren zijn aangeschreven met een vragenbrief; enkele kantoren zijn ook daadwerkelijk onderzocht. Voor 2024 staan de thema’s growshops en offshore-vennootschappen (met name in relatie tot het notariaat) gepland. Daarnaast zal het BFT zich richten op (procedures met betrekking tot) het cliëntenonderzoek in geval van fusies of overnames van accountantskantoren. Ook Trade Based Money Laundering (TBML) is een onderwerp dat de aandacht van het BFT heeft.
Thema growshops
Growshops verkopen artikelen die gebruikt kunnen worden voor de (professionele) wietteelt. Hoewel growshops legale producten verkopen, oefenen zij hun bedrijfsactiviteiten uit in een criminogene branche, met een hoger witwasrisico. Doel van het thematisch onderzoek is om inzicht te krijgen in het aantal growshops en dan met name ook in de meest risicovolle. Vervolgens wordt beoordeeld wie de betreffende adviseur (accountant, belastingadviseur of boekhouder) is van deze growshops en hoe zij hun cliëntenonderzoek hebben uitgevoerd bij deze cliënten. Uiteraard wordt ook gekeken naar de risico-inschatting en de eventuele aanvullende werkzaamheden die door de kantoren zijn verricht. Naast het aanschrijven van individuele kantoren zullen, afhankelijk van de uitkomsten van het eerste interne onderzoek, ook mogelijk concrete toezichtsonderzoeken worden uitgevoerd.
Thema fusie accountantskantoren
Bij het thema fusie accountantskantoren wordt stilgestaan bij de vraag hoe wordt omgegaan met het overgaan van een gehele cliëntenportefeuille en de Wwft-risico’s. Wat doet bijvoorbeeld het nieuwe accountantskantoor dat de cliëntenportefeuille overneemt aan ‘extra’ Wwft-onderzoek bij de nieuwe cliënten? Voldoen deze ook aan de normen en (risico)beleid van het nieuwe kantoor? Welke risico’s zijn er als kantoren diverse keren kort achter elkaar worden overgenomen?
Trade Based Money Laundering
Met betrekking tot het onderwerp TBML gaat het om witwasrisico’s bij internationale handelstransacties. TBML staat in de top 10 van de grootste witwasbedreigingen van de National Risk Assessment witwassen. TBML is het gebruiken dan wel opzetten van handelsstructuren of handelsconstructies met goederen om crimineel geld wit te wassen (waarde te verplaatsen). Bij veel verschijningsvormen van TBML is er sprake van een vorm van documentfraude. Je kunt hierbij denken aan overfacturen of onderfacturen of aan onjuiste omschrijving van goederen. Of aan het daadwerkelijk niet verschepen maar wel factureren van goederen. Ook kan er soms sprake zijn van derdenbetalingen, wat wil zeggen dat een ander dan de afnemer van de goederen (de derde) de factuur betaalt.
Deelonderzoeken
Het laatste onderdeel van het risicogerichte toezicht bestaat uit de uitvragen die het BFT doet in het kader van deelonderzoeken. Deze deelonderzoeken bestaan uit uitvragen om vast te stellen of specifieke Wwft-verplichtingen worden nageleefd. In de afgelopen jaren heeft het BFT uitvragen gedaan naar de opleidingsverplichting, zoals die is opgenomen in artikel 35 Wwft. Ook zijn er deelonderzoeken uitgevoerd naar het risicobeleid en -management en de auditfunctie. Eind 2023 is het BFT een deelonderzoek gestart met betrekking tot de screeningsverplichting, zoals opgenomen in artikel 35 Wwft.
Deze screeningsverplichting houdt in dat beleidsbepalers en werknemers worden doorgelicht, voor zover dit relevant is voor de uitoefening van hun taken, en rekening houdend met de risico’s, aard en omvang van de instelling. De FATF geeft in haar aanbevelingen aan dat een instelling adequate ‘screening procedures’ dient te hebben om zich te verzekeren van hoge standaarden bij het aanstellen van (nieuwe) werknemers. Deze procedures dienen afgestemd te zijn op de risico’s, aard en omvang van de instelling en de taken van de werknemer. In 2024 zal een deel van de deelonderzoeken nog doorlopen. Daarnaast zal het BFT nieuwe uitvragen doen naar risicobeleid en -management, de invulling van de auditfunctie, de opleidingsverplichting en screening van het personeel. De deelonderzoeken conflicteren overigens niet met de gemaakte afspraken in de toezichtsarrangementen.
Gevolgen voor mkb-accountantskantoren
Zoals reeds is aangegeven, ligt de nadruk van de onderzoeken vanuit het BFT op specifieke branches/thema’s (bijvoorbeeld growshops, fusie accountantskantoren) en onderdelen (bijvoorbeeld een deelonderzoek bij accountantskantoren). Voor accountantskantoren (en ook administratiekantoren) is het belangrijk om maatregelen te nemen om de risico’s betreffende de Wwft vast te stellen en te beoordelen. Daarnaast dienen kantoren te beschikken over gedragsrichtlijnen, procedures en maatregelen om de risico’s van witwassen en het financieren van terrorisme te beperken en te beheersen. Een van de organisaties die een toezichtsarrangement hebben afgesloten is de NBA. Dit arrangement houdt in dat de NBA (Raad voor Toezicht) jaarlijks over de bevindingen rondom onderstaande punten betreffende de Wwft rapporteert aan het BFT. Hierbij dient opgemerkt te worden dat, op dit moment, de bevindingen niet te herleiden zijn naar de individuele accountantskantoren.
Onderdelen rapportering NBA richting BFT
Onderdeel 1: procedures
Hierbij gaat het om de opzet en het bestaan van procedures, inclusief risico-inschatting en -indeling, en de vastlegging van gegevens (risicobeleid). Onderdeel van het risicobeleid is ook de doorlichting van het personeel. Het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft hier in 2021 een interessante brochure over samengesteld. Nu is de vraag: wat wordt er precies verstaan onder doorlichting (screening) van personeel binnen de accountancy? Hier is geen vaststaande definitie van. Wel is een stelregel dat hoe hoger de functie is, des te meer risico er is op bijvoorbeeld omkoping. Het is van belang om hier voldoende aandacht aan te schenken bij de doorlichting. Voorbeelden van mogelijke controles in dit kader zijn: identiteitscontrole, opvragen van originele diploma’s/cijferlijsten, opvragen referenties, screening van de betreffende persoon op internet, controle ledenregister NBA en het opvragen van een VOG.
Vooral in de afgelopen jaren is, mede door het tekort aan personeel, het aantal buitenlandse assistent-accountants uit bijvoorbeeld Kroatië, Servië en Moldavië sterk gegroeid. Ook bij deze medewerkers is het van belang dat een juiste identiteitscontrole plaatsvindt en dat diploma’s worden gecontroleerd. De gegevensbank van de Raad van de Europese Unie (PRADO) bevat afbeeldingen van authentieke reis- en identiteitsdocumenten en beknopte informatie over beveiligingskenmerken. Het CIDM (Coördinatiepunt Informatieverstrekking Diploma Mills) kan werkgevers behulpzaam zijn om de status na te gaan van een buitenlandse opleiding of een buitenlands diploma.
Onderdeel 2: cliëntenonderzoek
Het tweede onderdeel betreft een oordeel over de uitvoering van cliëntenonderzoek conform de Wwft op basis van de getoetste dossiers. (Cliëntacceptatie, -continuering en monitoring). Hierbij dient het kantoor zich de vraag te stellen of hierbij gebruik gemaakt gaat worden van een abonnement op een Wwft-pakket of dat de monitoring van de integriteit van de cliënt middels een Google-zoekopdracht wordt beoordeeld.
Onderdeel 3: meldingsplicht
Het derde onderdeel heeft betrekking op de opzet en het bestaan van procedures voor de naleving van de meldingsplicht FIU. De opzet betreft veelal een onderdeel van het handboek, waarbij het belangrijk is dat ook de uitvoering zelf, dus de procedure inzake het daadwerkelijk melden bij de FIU, bekend is bij de betreffende functionaris(sen).
Onderdeel 4: opleidingsverplichting
Nagenoeg al het personeel binnen accountants- en administratiekantoren dient op de hoogte te zijn van de Wwft. Dit houdt in dat het personeel periodiek (eens in de 2 tot 3 jaar) een opleiding/cursus Wwft moet volgen. Voor nieuw personeel geldt deze verplichting ook bij aanvang van het dienstverband. Ook dient jaarlijks (bijvoorbeeld tijdens een vaktechnisch overleg) stilgestaan te worden bij (de actualiteiten omtrent) de Wwft. Voor buitenlandse medewerkers geldt deze opleidingsverplichting eveneens. Geadviseerd wordt om deze medewerkers, zowel bij indiensttreding als periodiek, een (Engelstalige) cursus of webinar aan te bieden. Wil je jouw kennis verruimen over de Wwft? Kom dan naar een van de Wwft-trainingen van Fiscount.
Nieuwe versie specifieke leidraad Wwft
Tot slot staat het dit jaar op de planning om een geactualiseerde versie uit te brengen van de specifieke leidraad naleving Wwft voor accountants, belastingadviseurs en administratiekantoren. Het BFT zal uiteraard via verschillende media nieuwe praktijkvoorbeelden publiceren. Wij adviseren kantoren om de belangrijke en relevante punten uit deze leidraad onder de aandacht te brengen van het personeel; een mooi onderdeel van het periodieke vaktechnische overleg.
Dirk Kolkman is senior toezichthouder Wwft bij het BFT. Jan Mooren is accountant en complianceadviseur bij Fiscount.
Geef een reactie