De praktijk
Kleine kantoren blijken een wirwar van software te hebben. De data in de verschillende software is een kluwen. De medewerkers en de eigenaren zijn 10 of meer jaar gewend om op dezelfde manier te werken en de instructies van de oude eigenaar op te volgen. Dat blijft lang doorwerken.
Zo hebben we een kantoor overgenomen dat helemaal op oude software zat en waar één van de eigenaren precies wist hoe het was ingericht, maar de rest van het kantoor niet echt. De medewerkers waren de boekhouding nog vrolijk aan het intypen en de bank was hier en daar gekoppeld. Deze eigenaar wilde in eerste instantie aanblijven en kon niet loslaten, kon geen openheid van zaken geven. Dat was een lastige situatie, want wij konden geen chocola maken van deze inrichting: wie zijn de klanten, wie heeft toegang tot de software, wat is er al vooruit gefactureerd aan de klanten, wat is het onderhanden werk?
Dit heeft zeeën van tijd gekost na de overname. Het contact met de oude eigenaren verliep niet meer goed. Dat heeft ons veel klanten gekost. Naïviteit aan beide kanten heeft wel een rol gespeeld: het proces van het loslaten van je eigen onderneming is een zwaarwegend punt voor verkopers. De aanname dat de verkopers meewerken aan de overname is van onze kant een leerpunt geweest om dieper in de due diligence te duiken.
Verschillende soorten overnames
We hebben kleine kantoren overgenomen. Daarnaast hebben we oamkb-kantoren overgenomen die voorheen franchisenemer waren. Ook hebben we grotere mkb-kantoren overgenomen. De ervaring leert dat de kleinere kantoren echt wel heel lastig zijn door organisatie aan de achterkant. Onenigheid tussen verkopende eigenaren heeft ons doen afzien van de aankoop. Een wirwar van software is ook moeilijk te stroomlijnen. Veel hangt af van de verkopende eigenaren. Als zij blijven meewerken, is het het alleen goed als zij meegaan in de nieuwe werkwijze.
Oamkb-werkwijze
Oud-eigenaren die uitgeblust zijn, overwerkt en blij zijn dat ze “er vanaf zijn”, zorgen voor problemen na de overname. Medewerkers voelen zich in de steek gelaten en gaan iets anders zoeken. Wij moeten een nieuwe leidinggevende aanstellen, oudere medewerkers gaan bij een old-school kantoor werken en vervolgens hebben we zowel de nieuwe leidinggevende als de nieuwe medewerkers om in te werken. De inzet is fantastisch en de onderlinge moraal is goed. Toch is het een flinke uitdaging voor de medewerkers om de oamkb-werkwijze te leren, omdat ook zij vaak van een traditioneel kantoor afkomen. ICT-minded zijn, de behoefte om je verder te ontwikkelen en het leuk vinden om mee te bouwen aan een “koel” kantoor dat het verschil maakt voor ondernemers, zijn de peilers waarop we selecteren.
De in het eerste deel genoemde private equity-partijen zijn bekende partijen in onze branche en zij kozen al voor de grotere kantoren om aan te kopen. Wij nu ook. Ik vraag mij af hoe het zal vergaan met de kleine kantoren die nu vergrijsd zijn. Wie gaat ze nog kopen? De initiële kans om eigenaren een goed pensioen te bieden en het kantoor te moderniseren kan misschien door een partij uit de omgeving wel werken, die ook klein is. Private equity wil schaalbaarheid, dat lukt niet met kleine kantoren. Voorheen namen we bij oamkb nauwelijks klanten over, die kwamen vanzelf wel. In 10 jaar waren we gegroeid tot een omzet van 11 miljoen voor de overname. Ik verwacht dat vanuit de vergrijsde kantoren ook de klanten vanzelf wel komen naar de nieuwe partijen op de markt.
Culturele shock
De cultuurshock is heel groot als de afstand tussen de oude werkwijze en die van oamkb heel groot is. Het is een inkopper, maar toch hebben we het gedaan; die oamkb-werkwijze aanleren. Dat was niet eenvoudig en gaan we ook niet meer doen. Medewerkers van 60 jaar en ouder hebben geen zin meer om een nieuwe werkwijze te leren, om met andere software te werken. Daar zijn we dus ook enkele medewerkers door kwijtgeraakt. Gelukkig is de behoefte aan ervaring en kennis in de markt groot en zijn ze goed terechtgekomen.
Werven medewerkers
De verkopende partijen kampen met de moeilijkheid van het werven van medewerkers. Jonge mensen willen niet op een kantoor werken dat de afgelopen 10 jaar niet is vernieuwd. Of met software werken, terwijl ze in hun privéleven gebruikmaken van allerlei handige tools en apps. Ze willen ook collega´s van hun leeftijd, plezier in hun werk hebben, de mogelijkheid hebben om door te groeien en trainingen te volgen. Gen-Z hecht veel waarde aan de balans tussen privé en werk, aan de mentale en fysieke gezondheid. Waar wij voorheen gewoon een paracetamolletje namen bij hoofdpijn of rugpijn van het lang achter de laptop zitten, zorgen we nu voor beweging op kantoren om dit juist te voorkomen: kladiladi (klap die laptop dicht- vertaling voor niet-studenten).
PUP-gesprekken
We hebben niet veel moeite gehad om medewerkers te werven vanwege wat wij aanbieden. Je kunt bij ons je eigen tijd indelen, zelf bepalen of je thuis werkt of op kantoor. Je moet wel minimaal 2 dagen op kantoor zijn met je team. De andere tijd bepaal je zelf. Je kunt gebruikmaken van de 20%-regeling als je het nodig hebt om aan je mentale of fysieke gezondheid te werken. Burnouts in onze branche komen veel voor. Daar doen we alles aan om dat te voorkomen. Medewerkerstevredenheid nemen we uiterst serieus. Stress lijkt een besmettelijke ziekte in Nederland en we bedenken maatregelen om dat te voorkomen en hoe ermee om te gaan. Onze HR-medewerkers en vestigingsleiders houden PUP-gesprekken (Personal Upgrade Plan) om met elke medewerker te bespreken waar deze naartoe wil, wat hiervoor nodig is en waar we mee kunnen helpen, in tijd, ondersteuning en met ontwikkeling.
We hebben nu nog 9 vacatures open staan, die moeilijker te vervullen blijken. Met name jaarwerkmedewerkers en teamleiders zijn schaars. Het blijkt ook per regio te verschillen. In de Randstad is het werven moeilijker dan in andere delen van het land.
Onboarding nieuwe medewerkers
Nu kantoren die zijn overgenomen allemaal behoefte hebben aan extra medewerkers, hebben we een onboardingprogramma georganiseerd. Dat geeft minder druk op de vestigingen en nieuwe medewerkers maken zich meteen de werkwijze van oamkb eigen. Helemaal online, het automatiseren van administraties, samenwerken tussen de vestigingen en met specialisten, snelle en transparante communicatie en altijd en overal inzicht voor de ondernemer in zijn administratie. De ondernemer bijstaan in het ondernemen, in plaats van alleen de administratie en het jaarwerk doen.
De klanten
Doorgaans reageren de klanten positief als zij het bericht krijgen dat hun kantoor is overgenomen door oamkb. Sommige kleine klanten zijn bang om een nummer te worden in de grotere organisatie. We hebben meegemaakt dat werkzaamheden voor hele kleine klanten tegen een prijs werden gedaan die helemaal niet rendabel kon zijn. We moesten wel die prijzen verhogen. Dat leverde ons een paar slechte recensies op. In een strak georganiseerd en geautomatiseerd kantoor zijn we niet meer gewend om van een houtje-touwtje administratie iets goeds af te leveren. Dat kunnen alleen de mensen onder ons die al meer dan 20 jaar meedraaien. Ook wanneer software, bjvoorbeeld Afas, helemaal geïntegreerd is in een groter mkb-bedrijf en wij die kennis onvoldoende hebben, is het voor de klant beter om een Afas-kantoor te zoeken.
En natuurlijk is de binding met de oude eigenaren een belangrijke factor om niet bij oamkb te blijven. De verandering van naam is daar geen factor in, wel de contactpersonen. Wanneer de nieuwe contactpersoon het beter doet dan de oude, is het een plus voor de klant. Klanten blijken zich al jaren te hebben afgevraagd waarom hun kantoor niet wat moderner werd, waar ze naartoe moesten met al hun ondernemersvragen. Binnen oamkb gaat de kennis verder dan alleen de administratie en het jaarwerk. Dat is voor ondernemers een voordeel nu oamkb het kantoor heeft overgenomen.
Een gelijke organisatie smeden
De invloed van de oude eigenaren is, zoals gezegd, cruciaal bij een overname. Een gelijke organisatie smeden is de uitdaging. Dat houdt in dat alle hardware en werkplekken zo ingericht worden dat zowel op kantoor als thuis gewerkt kan worden. Dat iedereen met klantencontact een zakelijke telefoon krijgt. Dat we medewerkers en nieuwe leidinggevenden bekendmaken met de online werkwijze.
Aan de achterkant richten we de organisatie zo in dat de vestigingen kunnen samenwerken aan klanten en adviezen. Zodat zij elkaar kunnen helpen als er ergens capaciteit nodig is. Dat betekent dat het leren leidinggeven aan een flexibele schil iets nieuws is: dus ook aan medewerkers die ook thuiswerken of op een andere vestiging. Het is aan ons om te zorgen dat iedereen zich happy voelt in zijn/haar/hun job.
Daarbij is een goede sfeer creëren de olie in de motor van samenwerking. Bij oamkb als franchiseorganisatie waren we daar al. Bij de integratie van de nieuwe kantoren is het vertrekpunt steeds verschillend. Het is daarom steeds maatwerk en daarom is de samenwerking met de oude eigenaren ook zo belangrijk. We zijn nu na een jaar nog niet waar we willen zijn, maar we zijn wel goed op weg. Er zijn nog hobbels die we moeten nemen en doelen die we willen bereiken. Dat maakt het ook leuk en uitdagend.
Nieuwe locaties
Nu zijn we op zoek naar nieuwe locaties om kantoren samen te voegen. De eisen voor de nieuwe locaties zijn hoog. Die moeten goed bereikbaar zijn met OV en auto. Er worden loungeruimtes aangeschaft, er komt een restaurant en een sporthoek. Alles om het de medewerkers naar de zin te maken, zodat zij zichzelf kunnen zijn en graag op kantoor komen. Met genoeg leuke collega´s om mee te chillen en te borrelen van hun eigen leeftijd en met de steun van ervaren medewerkers met veel kennis. Zodat onze medewerkers mentaal en fysiek goed in hun vel zitten en blijven. De uitstraling moet een digitaal kantoor zijn en de wow-factor hebben.
Bij het samenvoegen van kantoren gaan mensen voor: elkaar leren kennen voordat er wordt verhuisd. Nieuwe collega´s wegen op tegen de moeite en onzekerheid van verhuizing. Het nieuwe kantoor heeft meer faciliteiten dan het oude kantoor, ook al is het niet meer om de hoek.
De samenwerking met private equity
Voor mij werkt de samenwerking goed. Het schuurt wel eens, maar dat is de uitdaging. Als de visie en missie bij elkaar passen, blijven de uiteindelijke doelen hetzelfde. Wat ik fijn vind is dat er respect is voor onze oude franchisenemers. Sommige nemen afscheid, omdat je als eenpitter minder voordelen zal krijgen van de grotere organisatie. Dat is ook okay, daar zijn afspraken over gemaakt. Anderen kijken de kat uit de boom en blijven werken zoals we altijd al bij oamkb werkten.
Persoonlijk is het voor mij een uitdaging om onze doelen voor elkaar te krijgen, dat vind ik leuk. Bouwen, de branche veranderen voor ondernemers en medewerkers; we hebben nog veel te doen. Misschien dat ik volgend jaar weer een terugblik geef.
Het leukste vind ik de leidinggevenden te helpen om hun vestiging winstgevend te houden en uit te bouwen, om tools te geven die hen het leven makkelijker maken. RPA (een e-mailadres dat repeterend werk typt, zodat een medewerker dit niet hoeft te doen, ook wel een robotje genoemd), AI. Het is allemaal mogelijk en toepasbaar voor onze branche.
Dit is een lang stuk geworden, maar we hebben ook zoveel gedaan. We blijven vooruitkijken en leren van de lessen uit het afgelopen jaar. Het is mijn overtuiging dat, door innovatie en empathie te combineren, we niet alleen de uitdagingen van vandaag kunnen overwinnen, maar ook een veerkrachtigere en inclusievere toekomst voor de accountancysector kunnen bouwen.
Geef een reactie