SharePoint is een must voor accountantskantoren
SharePoint stelt accountants in staat om documenten te beheren, informatie en bestanden te delen, workflows te automatiseren en intranet- en teamsites te creëren. SharePoint vormt een centrale hub voor bedrijfscommunicatie en samenwerking en draagt in belangrijke mate bij aan de productiviteit en efficiëntie binnen teams. Gebruikt jouw accountantskantoor nog een lokale server voor de opslag van documenten? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van SharePoint als document managementsysteem. Met het oog op de toenemende rol van AI, is het een must voor elk accountantskantoor.
Gebruik van Copilot in SharePoint
Copilot gebruikt een combinatie van Large Language Models (LLM), een type AI-algoritme dat gebruikmaakt van deep learning-technieken en gegevenssets om inhoud te begrijpen, samen te vatten, te voorspellen en te genereren. De AI-assistent biedt daarmee volop kansen voor gebruikers van SharePoint. Copilot biedt accountants de volgende mogelijkheden:
- Sites, pagina’s en inhoud ontwikkelen
SharePoint-gebruikers kunnen Copilot opdracht geven om sites, pagina’s en inhoud te ontwikkelen. De gebruiker vertelt Copilot welke site of pagina er nodig is. Copilot stelt vragen en ontwikkelt een concept bijvoorbeeld op basis van het kantoorsjabloon. Groot voordeel is dat Microsoft Copilot real-time bewerking van de inhoud mogelijk maakt.
- Data-analyse
Naast contentcreatie biedt Copilot gebruikers kant-en-klare data-analyse. De slimme assistent kan de inhoud van de site of pagina analyseren, beoordelen en suggesties doen ter verbetering.
- Automatiseren van repetitieve taken
SharePoint Copilot kan worden geprogrammeerd om samenvattingen te maken van documenten. Daarnaast kan Copilot helpen bij consistente documentopmaak en berichtgeving. De digitale assistent helpt om workflows te stroomlijnen en zorgt dat processen efficiënt worden uitgevoerd.
- Aangepaste Copilots
Microsoft biedt site-eigenaren en iedereen met bewerkingsrechten de mogelijkheid om aangepaste Copilots te maken in SharePoint. Deze optie is zo in te richten dat gebruikers vragen kunnen stellen over de aanwezige documenten en bestanden in SharePoint. De medewerker kan bijvoorbeeld vragen wat de deadline van een project is. Copilot geeft vervolgens het nieuwste en meest nauwkeurige antwoord.
Voordelen van Copilot in SharePoint
De digitale assistent van Microsoft biedt accountantskantoren veel voordelen:
- Copilot werkt naadloos met andere Microsoft 365-apps zoals Outlook, Teams en Word. Accountants kunnen daardoor nog effectiever (samen-)werken in de voor hen bekende omgeving.
- Omdat Copilot repetitieve taken overneemt, kunnen accountants meer tijd besteden aan klanten, wordt de creativiteit van het kantoor vergoot en ontstaat meer ruimte voor innovatie.
- Copilot helpt bij data-analyse en biedt waardevolle inzichten die besluitvormingsprocessen kunnen versnellen.
- Copilot helpt bij het waarborgen van governance en bewaakt huisstijl-afspraken.
Privacy en beveiliging
Microsoft Copilot voor Microsoft 365 voldoet aan bestaande privacy-, beveiligings- en nalevingsverplichtingen, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de gegevensgrens van de Europese Unie. Prompts, antwoorden en gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van LLM’s. Microsoft Copilot voor Microsoft 365 werkt met meerdere beveiligingen. Zo wordt schadelijke inhoud geblokkeerd, kan beveiligd materiaal gedetecteerd worden en kan de tool promptinjecties blokkeren.
Voordat Copiloot gebruikt kan worden binnen je accountantskantoor moeten rechten en het toegangsbeleid goed ingesteld worden in Microsoft 365. Dat geldt ook voor dataclassificatie en de instellingen hoe lang data bewaard moet worden. Hiermee voorkom je dat onbevoegden via Copilot bij gegevens kunnen waar ze eigenlijk geen toegang toe mogen hebben.
Kan Copilot medewerkers van je kantoor vervangen?
Microsoft Copilot is ontwikkeld om bepaalde taken efficiënter te laten verlopen. Het kan geen complexere taken overnemen waarvoor menselijke beoordeling, besluitvorming en creativiteit nodig zijn. Copilot kan concepten maken, maar een medewerker moet de inhoud controleren, goedkeuren en eventueel aanpassen.
Onze visie is dat Copilot een belangrijke rol gaat spelen voor accountantskantoren die toekomstgericht zijn. Het gaat de manier van werken veranderen, in positieve zin. Maar dan moet je wel meebewegen en maatregelen treffen om SharePoint goed in te richten. Wil je meer informatie over het gestructureerd inrichten van SharePoint, zodat jij future proof bent? Kijk dan eens naar onze SharePoint DMS oplossing voor accountantskantoren.
Geef een reactie