Over een paar jaar bestaan ze niet meer, de accountancykantoren waar iemand nog facturen inboekt met de hand en klanten een factuur ontvangen voor het aantal gewerkte uren. Die voorspelling durft Bart De Keersmaeker met zekerheid te doen. “Het puur boekhoudkundige werk wordt de komende jaren steeds verder geautomatiseerd. Zeker als digitaal factureren verplicht wordt. Daarnaast stappen steeds meer kantoren over op abonnementsvormen waarbij advieswerk een grotere rol speelt.” Zijn collega, customer experience manager Véronique Nuyens, vult aan: “Dan is het essentieel dat je een CRM-systeem hebt waarin je alle processen rond relatiebeheer goed kunt bijhouden en stroomlijnen.”
360°-overzicht
Toen De Keersmaeker in 2018 bij AdminPulse begon als softwareontwikkelaar, stond digitalisering nog in de kinderschoenen. Dat is nu wel anders. “We zien echter ook dat er veel versnippering is in softwareoplossingen. De kracht van AdminPulse is dat wij taken en functies bundelen in één pakket. Het kantoor kiest zelf van welke functionaliteiten het gebruik wil maken. Denk aan taakbeheer, tijdsregistratie, facturatie, documentbeheer, kwaliteitscontroles en relatiebeheer met procesmatige opvolging. Zo krijg je een 360°-overzicht van al je klantdossiers. Je ziet per klant precies wat er nog moet gebeuren en welke documenten nog ontbreken, en je krijgt inzicht in op welk gebied je klant wellicht advies nodig heeft.”
Snel en efficiënt
Juist voor wie op dit moment krap zit in medewerkers, is het een uitgelezen moment om te starten met digitaliseren. “Allereerst zorgt AdminPulse dat je sneller en efficiënter kunt werken”, schetst De Keersmaeker. Nuyens legt uit: “Je ziet in een oogopslag welke taken opvolging nodig hebben, kunt taken automatisch laten afvinken – bijvoorbeeld als een klant documenten voor een aangifte heeft aangeleverd – en kunt met één druk op de knop een factuur genereren met de uitgevoerde werkzaamheden. Het systeem zorgt zelfs voor compliance met wet- en regelgeving. Je krijgt bijvoorbeeld een reminder als een klant nog geen geldig identificatiebewijs heeft aangeleverd, of als dit bijna verloopt.”
Tot op de komma
Digitaliseren helpt ook om werkprocessen onder de loep te nemen. “Met de rapportages die AdminPulse kan aanmaken, krijgt het kantoor inzicht in de tijdsbesteding per klant, medewerker en proces”, vertelt De Keersmaeker. “Dit kan je op meerdere niveaus tijd en geld opleveren. Als je op basis van urenfacturatie werkt, kun je de tijd direct laten specificeren op de factuur. Werk je met een abonnementsvorm, dan zie je al snel of het afgesproken tarief met een klant volstaat of dat je wellicht iets moet bijsturen. Heel handig is ook dat je gegevens niet meer handmatig hoeft over te tikken. Dat verlaagt de foutenmarge. Maar bovenal heb je gedetailleerd inzicht, waardoor je eerder proactief een advies kunt geven.”
Veiligheid voorop
Een zorg van veel ondernemers bij digitalisering betreft de veiligheid. AdminPulse kent tenslotte veel koppelingen en een open API-structuur, waarmee ook externe softwarepakketten zijn te integreren met AdminPulse. Hoe zit het met de gevoeligheid voor phishing mails, datalekken en ransomware? De Keersmaeker: “We zijn sinds 2021 aangesloten bij de Visma-groep. Eén voordeel daarvan is dat ons pakket goed werkt met oplossingen als Yuki, Pinkweb en ValidSign, maar een ander pluspunt is dat we de expertise van de groep inzetten op het gebied van cybersecurity. Zo gebruiken we het veiligheidsraamwerk van de Visma-groep, waardoor data in de cloud veilig zijn, we voldoen aan alle wet- en regelgeving en medewerkers regelmatig trainen om alert te reageren op risico’s.’
Totaal digitaal
Slimmer, sneller en veiliger: daar kan toch niemand op tegen zijn? “We merken dat sommige kantoren toch nog opzien tegen de overstap naar digitaal, omdat ze verwachten dat het veel werk en tijd kost”, vertelt Nuyens. “Maar het is zonde als klanten straks vertrekken omdat je niet op tijd bent meebewogen naar proactief kunnen meedenken. Bovendien besteden we veel tijd aan de “onboarding”, om de overstap gladjes te laten verlopen. Zo kijken we eerst hoe we het systeem specifiek kunnen afstemmen op de wensen en behoeften van het kantoor. Vervolgens organiseren we meerdere onlinekennissessies om daarna een vliegende start te maken én houden we ook nadien continu de vinger aan de pols.”
Alles uit de kast
Want de customer experience staat hoog in het vaandel. “Ons doel is uiteindelijk voor kantoren de bouwstenen aan te leveren waarop zij hun adviesrol kunnen op- en uitbouwen”, besluit Bart De Keersmaeker. “Daarom kunnen klanten niet alleen bij ons terecht met vragen en opmerkingen, maar kijken we na een paar maanden ook of de medewerkers van het kantoor alle opties van AdminPulse al benutten”, vertelt Véronique Nuyens. Is dat niet het geval, dan kijken we hoe we samen nog meer uit het systeem kunnen halen. Verder meten we continu de klanttevredenheid. De feedback daarvan zetten we ook om in actie: elke drie weken is er een sprint, een kleine update met verbeteringen. Zodat kantoren zich kunnen focussen op de transformatie naar de toekomst.”
Ook slimmer en efficiënter werken met AdminPulse? Ontdek op www.adminpulse.nl alles over dé all-in-one crm voor accountants.
Dit artikel is geschreven door Naomi van Esschoten.
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen
Geef een reactie