Stel je voor: je hebt een zakenlunch gehad en de bon netjes bewaard, maar wanneer je gaat declareren is hij ineens verdwenen. Of je twijfelt of die taxirit van vorige maand wel goed is ingediend. Dit soort situaties kosten tijd en kunnen fouten in je administratie veroorzaken.
Gelukkig zijn er tegenwoordig slimme declaratie apps die het proces aanzienlijk vereenvoudigen. Deze tools helpen je om bonnetjes snel te scannen, declaraties automatisch goed te keuren en je uitgaven in realtime te volgen. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar voorkom je ook fouten en krijg je beter inzicht in je zakelijke kosten.
In deze blog nemen we de drie beste declaratie-apps van 2025 onder de loep die jouw declaratieproces een stuk efficiënter maken.
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een oplossing voor bedrijven die hun declaratieproces willen digitaliseren en automatiseren. Dankzij de OCR-technologie kun je bonnetjes en facturen eenvoudig scannen met je telefoon. De app leest automatisch de gegevens uit, zoals bedragen, btw en datum, zodat je geen tijd meer hoeft te verspillen aan handmatige invoer. Dit maakt het declareren van je zakelijke uitgaven niet alleen sneller, maar ook foutlozer.
Daarnaast biedt Klippa een platform waarmee je verschillende soorten declaraties, van onkosten en kilometers tot thuiswerkvergoedingen, kunt combineren. Dit bespaart tijd, voorkomt vergissingen en zorgt ervoor dat je administratie altijd up-to-date is. Klippa integreert met populaire boekhoudsystemen zoals Exact, Twinfield en AFAS, wat het proces verder vereenvoudigt.
Voordelen van Klippa SpendControl:
- Beheer alle soorten declaraties, van onkosten en kilometers tot creditcard- en thuiswerkvergoedingen, in één overzichtelijk platform
- Bonnetjes scannen, indienen, verwerken en goedkeuren via de web- of mobiele app
- Volledig inzicht in je uitgaven met gebruiksvriendelijke dashboards
- Flexibele goedkeuringsflows met meerdere autorisatieniveaus
- Meerdere bonnetjes kunnen worden gebundeld in één declaratie, wat zorgt voor snellere verwerking en minder administratief werk
- Ondersteunt automatisch meerdere valuta, handig voor internationale uitgaven
- Automatiseer de CO₂-registratie en rapportage van zakelijk en woon-werkverkeer via de mobiele app of het online platform
- Kilometerdeclaraties worden automatisch berekend via Google Maps, inclusief tussenstops
- Tot wel 99% nauwkeurigheid bij het uitlezen van bonnetjes dankzij geavanceerde OCR-technologie
- Voldoet aan belastingwetgeving en privacyregels dankzij ISO27001-certificering en volledige GDPR-compliance
- Voorkom fouten en fraude met ingebouwde herkenning van dubbele declaraties
- Koppel Klippa eenvoudig aan je boekhoud- of ERP-software, zoals QuickBooks, NetSuite of SAP
Nadelen van Klippa SpendControl
- Geen integraties met reis- of productiviteitstools (zoals agenda’s of boekingssystemen)
- Momenteel geen 2-way matching (verwacht in 2025)
2. Exact SRXP
Exact SRXP is een declaratie-app die het proces van het indienen en goedkeuren van onkosten eenvoudiger en sneller maakt. De app maakt gebruik van OCR-technologie om de gegevens van bonnetjes automatisch te scannen en in te voeren, zoals bedragen, datums en valuta. Dit minimaliseert de kans op fouten en bespaart tijd bij het verwerken van declaraties. Bovendien integreert Exact SRXP naadloos met boekhoud- en HR-software, zodat je uitgaven direct in je financiële systeem worden verwerkt zonder extra handmatige stappen.
Met de automatische kilometerberekeningen via Google Maps en de mogelijkheid om meerdere declaraties per formulier in te dienen, biedt Exact SRXP een efficiënte manier om onkosten snel te beheren. Het platform biedt realtime inzicht in de status van alle ingediende declaraties, wat betekent dat goedkeuringen sneller worden verwerkt en fouten eenvoudig kunnen worden opgespoord.
Voordelen van Exact SRXP:
- Ondersteunt verschillende soorten declaraties, zoals zakelijke uitgaven, reiskosten, creditcardbetalingen en thuiswerkvergoedingen, binnen één centrale omgeving.
- Integreert naadloos met boekhoud-, HR- en ERP-software, waardoor handmatige overdracht van gegevens overbodig is.
- Herkent automatisch belangrijke gegevens op bonnetjes zoals bedragen, valuta en datums via OCR.
- Reiskosten worden automatisch berekend met behulp van Google Maps, inclusief eventuele tussenstops, wat het declareren van kilometers vereenvoudigt.
Nadelen van Exact SRXP:
- De gebruikerservaring kan als minder modern worden ervaren; met name het ontwerp en de navigatie van de interface zijn aan vernieuwing toe volgens reviews op o.a. Capterra.
- Er ontbreekt een ingebouwde functie om dubbele of verdachte declaraties te- signaleren, wat risico’s met zich mee kan brengen bij grotere declaratievolumes.
- Hoewel transacties via zakelijke creditcards automatisch kunnen worden gekoppeld, biedt Exact SRXP geen functionaliteit om eigen bedrijfskaarten te beheren of aanvullende controles op uitgaven in te stellen.
3. Declaree
Declaree is een app voor onkostenbeheer die bedrijven helpt om declaraties snel en gemakkelijk in te dienen, te verwerken en goed te keuren. De app biedt functies zoals automatische categorisatie van uitgaven en het scannen van bonnetjes via OCR-technologie, waardoor je geen tijd meer hoeft te besteden aan handmatige invoer. Declaree biedt ook integraties met verschillende boekhoud- en ERP-systemen, waardoor de gegevens automatisch worden overgedragen en je administratie altijd up-to-date is.
Met de mogelijkheid om kilometervergoedingen automatisch te berekenen via Google Maps, maakt Declaree het beheer van je zakelijke uitgaven eenvoudig en efficiënt. De app is bovendien volledig compliant met lokale en internationale regelgeving, wat ervoor zorgt dat je altijd voldoet aan de geldende wetgeving.
Voordelen van Declaree:
- Declaraties worden automatisch gecontroleerd aan de hand van je bedrijfsbeleid en geldende regelgeving, wat helpt om fouten en ongeoorloofde uitgaven te voorkomen.
- Reiskosten worden automatisch berekend op basis van Google Maps, inclusief toegestane tarieven en routes.
- Dagvergoedingen kunnen eenvoudig worden ingesteld volgens lokale wet- en regelgeving of interne richtlijnen.
Nadelen van Declaree:
- Sommige gebruikers merken op dat de koppeling met bepaalde lokale ERP-systemen niet altijd soepel verloopt, wat leidt tot extra handmatige acties.
- Bij het verwerken van btw-bedragen kunnen afrondingsverschillen ontstaan, waardoor aanvullende controle noodzakelijk is.
- Updates van de app veroorzaken volgens gebruikers af en toe tijdelijke bugs of prestatieproblemen, wat de gebruiksvriendelijkheid negatief kan beïnvloeden.
Slimmer declareren begint bij de juiste tool
Zoals je hebt gezien, bieden Klippa SpendControl, Exact SRXP en Declaree elk handige functionaliteiten die passen bij verschillende typen organisaties. Elke oplossing heeft z’n eigen pluspunten en beperkingen, afhankelijk van de specifieke behoeften van je bedrijf. Voor organisaties die streven naar gebruiksgemak, automatisering en meer grip op het declaratieproces, is Klippa SpendControl in veel gevallen een interessante keuze.
Klippa helpt bedrijven niet alleen bij het digitaliseren van declaraties, maar biedt ook inzicht en controle over bredere uitgavenstromen. Denk aan het automatisch verwerken van bonnetjes, het beheren van kilometers en thuiswerkvergoedingen, en het centraliseren van creditcardtransacties, allemaal binnen één overzichtelijk platform. Met aanvullende functies zoals CO₂-rapportage, ingebouwde fraudeherkenning en koppelingen met je boekhoudsoftware, biedt Klippa een toekomstbestendige oplossing voor modern declaratiebeheer.
Benieuwd hoe Klippa SpendControl jouw declaratieproces slimmer kan maken?
Neem gerust contact met ons op of plan een vrijblijvende demo. Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van geautomatiseerde declaratieverwerking, met minder fouten en veel meer controle.
Geef een reactie