PinkWeb biedt een veilige manier om documenten te delen, te accorderen en te beheren en zorgt voor een snelle informatie-uitwisseling met klanten en externe partijen. Novèns Accountants gebruikt het platform een jaar of tien. Joost Riksen, relatiebeheerder: “Je kunt met PinkWeb heel veel. Op onze kantoren gebruikten we het platform onvoldoende; het ontbrak ons aan tijd en kennis om het goed uit te rollen. Vanuit een zestal kantoren in de Duin- en Bollenstreek ondersteunt Novèns klanten met een breed pakket aan diensten. “We merkten dat we veel tijd verloren met het handmatig ondertekenen van stukken en zagen doorlooptijden uit de pas lopen.”
Het customersuccesteam van PinkWeb constateerde eveneens dat de accordering van stukken niet efficiënt verliep en dat de app weinig werd gebruikt. De softwareontwikkelaar bracht Novèns daarom in contact met Tamek. Het kantoor, met vestigingen in Drenthe en Overijssel, gebruikt PinkWeb sinds vijf jaar. Franc Meijer, accountant- administratieconsulent: “Wil je profiteren van het gemak van documenten snel uitvragen, delen en accorderen dan moet je eerst je CRM op orde hebben. Wij hebben er een half jaar voor uitgetrokken om onze database te verrijken met de gegevens die nodig zijn om PinkWeb goed te laten werken. Riksen: “De online meeting met de collega’s van Tamek heeft ons enorm op weg geholpen. Ze hebben namelijk dezelfde softwarestraat en kennen het CRM-pakket Alure. Hun ervaringen met het platform en de koppeling met het CRM- pakket hebben de doorslag gegeven om PinkWeb goed te implementeren.”
Processen in kaart brengen
Op basis van de gesprekken tussen beide kantoren is er allereerst een plan van aanpak opgesteld. Sharon Roest, officemanager bij Novèns: “Een projectgroep met verschillende medewerkers van onze vestigingen is aan de slag gegaan met het plan. Eerst hebben we gekeken naar het CRM en onderzocht welke gegevens misten of niet correct waren. Die informatie is per vestiging aangevuld of verbeterd.” Tijdens zogenoemde brown-papersessies zijn samen met PinkWeb de processen in kaart gebracht. Riksen: “Met z’n allen hebben we nagedacht hoe bijvoorbeeld het acceptatie-, onboardings-, jaarwerk- en aangifteproces eruitzien. We hebben kritisch gekeken naar waar elk proces begint en eindigt en welke stappen we moeten doorlopen. Daarnaast zijn ook de momenten in kaart gebracht wanneer we wat van klanten verwachten.”
Gelijktijdig met het bijwerken van het CRM en het in kaart brengen van de workflows is er aandacht besteed aan de interne communicatie. Roest: “We hebben alle medewerkers getraind in het gebruik van het softwarepakket en instructies gegeven.” Een belangrijk punt vindt Joost. “Medewerkers zijn gehecht aan vertrouwde werkwijzen, verandering kan daarom lastig zijn. Zeker als ze eraan gewend zijn klanten een A4’tje te geven waar een handtekening onder moet. We moesten ze echt stimuleren om het platform te gebruiken en ze laten oefenen, zodat ze konden ervaren dat digitaal accorderen veel sneller gaat.” Niet alleen medewerkers moesten wennen, ook voor klanten veranderde het nodige. PinkWeb heeft daarom handleidingen opgesteld hoe gebruikers via de app hun dossier kunnen inzien en hoe ze documenten kunnen accorderen. “Je moet klanten meenemen in een andere manier van werken. We hebben mailings verzonden en daarnaast hebben onze relatiebeheerders hierin een belangrijke rol gespeeld. Zij hebben de klanten wegwijs gemaakt in praktische zaken zoals de app downloaden en online inloggen”, legt Roest uit.
Profiteren van voordelen
Sinds begin 2025 functioneren PinkWeb en de koppelingen met het boekhoud- en CRM-pakket goed, vinden ze bij Novèns. “We optimaliseren PinkWeb steeds verder, maar krijgen nu al veel minder vragen. Bovendien zien we de voordelen. De klant ontvangt nu bijvoorbeeld notificaties via de app, daarmee kunnen we processen versnellen en bewaken. We hebben altijd een overzicht van openstaande taken. Een ander voorbeeld is dat de klant via een iDeal-linkje makkelijker de omzetbelasting kan betalen.” Naast efficiëntie en gebruiksgemak vindt Riksen ook de veiligheid van de tool een voordeel: “Gevoelige en vertrouwelijke stukken worden nu niet meer via e-mail gedeeld. Klanten kunnen ook niet zeggen dat ze iets niet hebben ontvangen. De audit trail ligt gewoon vast.”
Zowel binnen Novèns als Tamek zijn ze tevreden over de begeleiding van PinkWeb tijdens de implementatie. Meijer: “Je wordt niet in het diepe gegooid en als ik een vraag stel aan de supportdesk, dan heb ik binnen een dag antwoord. Je hoeft geen ticket in te sturen en hopen dat je binnen een paar maanden een reactie hebt.” Roest vult aan: “We hebben om de maand overleg in het focusteam en dan kijken we met PinkWeb niet alleen naar de cijfers en het gebruik van de app, maar ook naar de processen. Ze stimuleren ons gewoon het programma goed te gebruiken.”
Tekst: Axel Kolthof
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in juli 2025. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2025-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie