Factureren gebeurde bij TOP! al via een boekhoudpakket, uren schrijven ook. Maar de planning, welke jaarrekeningen wanneer af moesten, welke klant in welke fase zat, hield het team bij in een gedeeld Excel-bestand. “Dat planningsbestand was wel eens corrupt, of een nieuwe klant werd niet toegevoegd, en dan was je informatie kwijt”, zegt financieel adviseur Berry. Om iedereen up-to-date te houden, was er elke 2 weken een planningsoverleg. Even bij elkaar zitten om te controleren of het Excel-bestand nog klopte, of er niets vergeten was, en of iedereen wist wat er van hem verwacht werd.
Abonnementen zonder inzicht
Naast de planning was er een tweede ding dat niet helemaal soepel liep: de abonnementen. TOP! werkt veel met vaste maandtarieven, maar had geen sluitend beeld van wat een klant het kantoor werkelijk kostte. Uren werden geschreven zonder onderscheid tussen wat binnen of buiten het abonnement viel. Bovendien werden vaste bedragen voor de boekhoudpakketten van klanten niet meegenomen. “Je kunt je tijd maar één keer besteden. Het inzicht in of een klant wat oplevert, is voor ons het belangrijkste. Maar dan moest je achteraf gaan uitzoeken hoe het precies zat. Je dacht dat je binnen het budget zat en dan merkte je: oh ja, daar komen nog softwarekosten bij”, aldus Berry.
Alle kennis zat in de hoofden van collega’s
Op het kantoor van TOP! werkte 2 jaar geleden nog 6 mensen. Nu zijn dat er 12, mede dankzij een kantoorovername. Er kwam een office manager die het onboardingproces van nieuwe klanten overnam. En toen bleek pas dat er weinig structuur was. De stappen stonden nergens beschreven en de Wwft-dossiervorming was versnipperd.
Berry: “Hoe maak je het onboarden makkelijk overdraagbaar, zodat iemand zonder onze achtergrondkennis toch efficiënt zo’n proces kan doorlopen? Daar moest een pakket ons bij kunnen helpen. Na een vergelijking van meerdere opties kozen we voor AdminPulse. Het voelde goed en we hadden al ervaring met de Visma-groep.” De overstap verliep soepel. Klantdata werd in bulk ingeladen en medewerkers kregen uitlegsessies die ook als naslagwerk beschikbaar bleven.
Een collega ziek? De klant merkt er niets van
Vroeger was een afwezige collega een probleem. Mailverkeer met klanten stond in persoonlijke inboxen, klantkennis zat in iemands hoofd, en als je iets nodig had moest je wachten. En nu? “We beginnen en eindigen onze werkdag met AdminPulse. De persoonlijke klantmapjes zijn verdwenen. De planning is duidelijk. En de uren worden goed en snel geregistreerd.”
TOP! is een klein kantoor en iedereen zit bij elkaar op één verdieping. De communicatie is altijd goed geweest. “Wat anders is, vandaag is een collega er bijvoorbeeld niet maar ik had informatie nodig over zijn klant. Dat stond netjes op één plek. Als ik naar AdminPulse ga, vind ik het eigenlijk altijd.”
Van tweewekelijks bijsturen naar gewoon je werk doen
Het planningsoverleg bestaat nog steeds, maar Berry houdt het nu bij één keer per maand, om uitzonderingen te bespreken. De rest regelt het systeem. Berry: “Mijn taken staan erin, dus ik hoef niet op mijn A4’tjes of post-its te kijken van wat moet ik nog allemaal? Alle collega’s weten wat hun te doen staat. Die rust vinden ze fijn en ik zelf ook. Alleen al het minder overleggen scheelt ons per medewerker zo’n 2 uur per maand.”
Er sijpelt geen omzet meer weg
De overstap naar het nieuwe systeem heeft ook een financieel effect. Berry wist al langer dat ze door de abonnementen omzet misliepen. Nu zijn er uurcodes gekoppeld aan welke taken wel en niet binnen een abonnement vallen. Het resultaat: minder fouten, meer correcte facturatie. “We kunnen ook iets meer factureren, omdat op de goede codes geschreven wordt. Ik schat dat dat op jaarbasis 1 tot 2 procent omzetverbetering oplevert.” Daarnaast is het kantoor zo’n 4 uur per maand minder kwijt aan factureren.
Groeien zonder grip te verliezen
Wat het verhaal van TOP! laat zien, speelt bij veel fiscaal en financieel advieskantoren. Alles werkt prima zolang dezelfde mensen aanwezig zijn. Maar kantoren groeien, nemen nieuwe collega’s aan of nemen andere kantoren over, en ontdekken dan hoe kwetsbaar hun processen zijn. Het verhaal van TOP! liep gelukkig goed af. De office manager die de aanleiding was voor de hele implementatie vertrok wel naar het buitenland. “Maar dankzij AdminPulse konden we nu alles heel goed overdragen aan een nieuwe collega”, vertelt Berry.
Dat is naast de bespaarde uren en extra omzet de stille winst voor het kantoor: dat de kennis van het kantoor niet langer verdwijnt zodra collega’s de deur uitlopen. “Ik kan altijd makkelijk zien hoe het ervoor staat”, zegt Berry. “Alle facturen zijn de deur uit, we hebben inzicht en weten waar we staan. Dat geeft rust.”
Geef een reactie