Werkkostenregeling

1       Het systeem

Vanaf 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling voor vergoedingen aan personeelsleden: ‘de werkkostenregeling’. Sinds 1 januari 2015 is deze verplicht. Voor veel werkgevers heeft dit grote gevolgen. Bij de nieuwe werkkostenregeling mag een werkgever voor een gemaximeerd bedrag belastingvrij vergoedingen (dat is in geld) en verstrekkingen (dat is in natura) uitkeren aan werknemers, bijvoorbeeld voor lunches, telefoongebruik of gereedschap. Dit vaste bedrag wordt de vrije ruimte genoemd. Hoe hoog de vrije ruimte is, hangt af van de totale loonkosten van het bedrijf. De vrije ruimte bedraagt vanaf 1 januari 2015 1,2% van de fiscale loonsom. Omdat de vrije ruimte bij een werkgever een vast bedrag is, wordt deze vrije ruimte ook wel ‘forfait’ genoemd. Als het bedrag van de voorzieningen voor werknemers hoger is dan de vrije ruimte, moet de werkgever daarover belasting betalen in de vorm van een eindheffing van 80%. De belasting kan ook bij de werknemers worden belast. Volgens de nieuwe wet mag de werkgever beslissen wie de belasting moet betalen. De vrijheid is echter beperkt door afspraken in CAO’s en arbeidsovereenkomsten.

Dit systeem heeft veel consequenties, niet alleen op arbeidsrechtelijke, maar ook op het administratieve vlak. Fiscaal betekent het nieuwe systeem een volledige ommezwaai in onze denkwijze. Volstrekt onzakelijke vergoedingen en verstrekkingen kunnen nu ook onbelast verstrekt worden. Voor de duidelijkheid het volgende: de beoordeling of er sprake is van een dienstbetrekking of van loon blijft gelijk. In de praktijk blijkt onduidelijkheid te bestaan over de vraag wat onder vergoedingen en verstrekkingen moet worden verstaan. Een korte definitie van wat vergoedingen en verstrekkingen kunnen zijn: vergoedingen en verstrekkingen worden gebruikt voor de bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen.

Een vergoeding in geld waar geen kosten, lasten of afschrijvingen tegenover staan, kan alleen als vergoeding of verstrekking worden aangemerkt als het niet als beloning van een prestatie is bedoeld. In de praktijk blijkt het heel lastig te zijn om een vergoeding in geld niet als loon te bestempelen en is er sprake van loon, dan is de werkkostenregeling niet van toepassing. Deze discussie speelt bijvoorbeeld bij de vraag of bonussen onder de werkkostenregeling kunnen worden gebracht. Zie paragraaf 10.

De werkkostenregeling kent een overgangsregeling; de werkgever mag tot 2015 de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen (blijven) toepassen. Hij kan deze keuze per kalenderjaar maken. Deze keuze moet worden gemaakt op het eerste moment dat kosten worden vergoed of verstrekt. Dit betekent praktisch dat de keuze wordt gemaakt bij de eerste aangifte loonheffing over 2011, 2012, 2013 en 2014. Met ingang van 1 januari 2015 moet iedereen evenwel over naar de werkkostenregeling.

 

2       Korte introductie van de werkkostenregeling

Een korte introductie van de werkkostenregeling:

De basis van de regeling is dat de vergoedingen en verstrekkingen, buiten de intermediaire kosten om en na aftrek van de gericht vrijgestelde vergoedingen/ verstrekkingen en de nihilwaarderingen, tot 1,2% (met ingang van 2015, 2014: 1,5%) van de fiscale loonsom van het bedrijf onbelast kunnen blijven; het meerdere dient in de eindheffing te worden belast tegen 80% eindheffing, die voor rekening van de werkgever komt. Als de werkgever bepaalde vergoedingen of verstrekkingen niet in de eindheffing wenst te doen vallen, dient hij vooraf overeen te komen met het personeel dat de betreffende vergoeding of verstrekking tot het (belaste) loon van de werknemer wordt gerekend.

Nu dient nog per loonperiode te worden afgerekend; hiervoor zijn onder voorwaarden (de administratie in januari op orde hebben) uitzonderingen gemaakt. Met ingang van 1 januari 2015 gaat een verbetering in, die inhoudt dat pas na afloop van het jaar de rekening moet worden opgemaakt en de eventueel verschuldigd geworden eindheffing te worden afgedragen over de vergoedingen en verstrekkingen voor zover die de vrije ruimte te boven gaan.

Alle vergoedingen en verstrekkingen binnen het algemeen forfait hoeven niet meer op werknemersniveau te worden geadministreerd.

Er is sprake van intermediaire kosten bij:

• aanschafkosten voor zaken, die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren
• kosten, die worden gemaakt voor zaken, die tot het vermogen van de werkgever behoren en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld (bijvoorbeeld benzine voor de auto van de zaak)
• kosten, die samenhangen met de bedrijfsvoering van de werkgever.

 

Als een werkgever de intermediaire kosten aan zijn werknemers terugbetaalt, speelt deze vergoeding zich buiten de loonsfeer af.

Een voorbeeld van intermediaire kosten vormt het etentje met cliënten. Wat betreft het gedeelte van de rekening, dat toerekenbaar is aan de cliënten, is er sprake van intermediaire kosten. Wat betreft het gedeelte van de rekening, die toerekenbaar is aan de werknemer, is er sprake van verblijfskosten. Hiervoor is een gerichte vrijstelling opgenomen. Dit etentje heeft dus geen invloed op de forfaitaire ruimte.

 

• Alle vergoedingen en verstrekkingen aan personeel moeten bekend zijn.
• De vergoedingen en verstrekkingen, die als intermediaire kosten zijn aan te merken, kunnen apart geregistreerd worden.
• Er moet bepaald worden of er sprake is van een werkplek en wanneer dat het geval is, vallen diverse voorzieningen onder een nihilwaardering.
• De vergoedingen en verstrekkingen, die als gerichte vrije vergoedingen zijn te bestempelen, worden apart geregistreerd.
• De (aangewezen) gerichte vrijstellingen kunnen in mindering worden gebracht op het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen, dat de basis vormt voor de eindheffing.

 

Eén van de meest onderschatte acties met betrekking tot de werkkostenregeling betreft de vraag wat te doen met de vergoedingen en verstrekkingen die niet intermediair zijn, een werkplekvoorziening of die gericht vrijgesteld zijn. Voor die ‘rest’vergoedingen en ‑verstrekkingen zijn er, op één uitzondering na, steeds zes keuzes. Of die keuzes, praktisch gezien, wel mogelijk zijn, zal van de (arbeidsrechtelijke) omstandigheden afhankelijk zijn.

Om welke kosten gaat het waarvoor een keuze moet worden gemaakt?

Het betreft in feite de kosten, die overblijven als men de volgende stappen doorloopt:

• intermediaire kosten buiten beschouwing gelaten
• vergoedingen en verstrekkingen, niet zijnde het loon buiten beschouwing gelaten (besluit van 25 november 2011)
• resteert: alle overige vergoedingen en verstrekkingen
• minus werkplekvoorzieningen
• minus gericht vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen
• resteert: de restarbeidsvoorwaarden.

 

De werkgever heeft voor de restvergoedingen en ‑verstrekkingen zes fiscale keuzes:

1. verrekenen met het nettosalaris
2. bij het brutoloon tellen
3. bruteren
4. aanwijzen in de forfaitaire ruimte (of 80% eindheffing)
5. een variatie maken van de eerste vier keuzes
6. niet meer vergoeden of verstrekken.

3       Uitwerking

In deze paragraaf zullen we ter illustratie een voorbeeld uitwerken.

 

Voorbeeld:

 

Kerstpakket

We gaan uit van een bedrijf met 35 werknemers, een loonsom van € 1.225.000. Het bedrijf wil zijn werknemers met kerst 2014 een kerstpakket geven van € 100. Een kerstpakket behoort niet tot de intermediaire kosten, het is geen werkplekvoorziening en het is niet gericht vrijgesteld.

 

Keuze 1: Verrekenen met het nettosalaris

Een bedrijf kan besluiten de waarde in het economisch verkeer van de restarbeidsvoorwaarde, of anders genoemd de restvergoeding of ‑verstrekking, op het nettoloon in mindering te brengen. In het voorbeeld zou dat betekenen dat het bedrijf € 100 in mindering brengt op het nettoloon van de werknemers. Dit kan echter niet zomaar, daar zal een afspraak over gemaakt moeten worden met de werknemers. Dit zal echter niet zo gemakkelijk gaan, omdat de werknemers eerst het kerstpakket gratis kregen.

 

Keuze 2: Bij het brutoloon tellen

Een andere keuze is dat de werkgever de restvergoeding als een beloning in natura bij het loon van de werknemer telt.

 

De werknemer betaalt belasting over deze bijtelling. Als het bedrijf in het voorbeeld voor deze optie kiest, dan zou de werknemer € 34,25 voor dit kerstpakket betalen. Het bedrijf is nu ongeveer € 12,13 extra aan premies kwijt naast de € 100. Ook deze optie zal het bedrijf vooraf moeten bespreken met de werknemer.

 

Keuze 3: Bruteren

Een werkgever kan besluiten om de vergoeding of verstrekking die onder de restcategorie valt, te bruteren. De werkgever neemt dat de belasting en premies voor zijn rekening. In het voorbeeld zal het bedrijf het kerstpakket € 182,57 kosten. Voor de werknemer betekent deze keuze dat zijn fiscaalloon verhoogd wordt. Deze verhoging kan dus effect hebben op de hoogte van zijn toeslagen (zorg- en huurtoeslag).

 

Keuze 4: Aanwijzen in de forfaitaire ruimte (of 80% eindheffing)

De vergoeding of verstrekking aanwijzen in de forfaitaire ruimte. Als de ruimte al geheel of gedeeltelijk wordt gebruikt, dan betaalt het bedrijf over het meerdere 80% eindheffing. Het bedrijf kan de kerstpakketten dus aanwijzen in de forfaitaire ruimte. Er is bijvoorbeeld een ruimte van
€ 20.000, de kerstpakketten kosten in totaal € 3.500. Zolang het bedrijf het bedrag kan verrekenen met de forfaitaire ruimte, dan kost dit het bedrijf niets extra. Mocht de ruimte minder bedragen dan € 3.500, dan zal het bedrijf over het meerdere 80% eindheffing moeten betalen.

 

Keuze 5: Een variatie maken van de eerste vier keuzes

Bij keuze 5 kan een bedrijf variaties bedenken, fiscaal gezien, per werknemer. Je kunt bij de ene werknemer keuze 3 en bij de andere werknemer keuze 2 toepassen. Alle varianten zijn fiscaal gezien mogelijk. Het bedrijf kiest ervoor om alle vier de keuzes toe te passen op het verstrekte kerstpakket. Dat kan dus betekenen dat € 25 op het nettosalaris wordt ingehouden, € 25 wordt bij het brutoloon van de werknemer geteld, € 25 wordt gebruteerd en € 25 wordt aangewezen in de forfaitaire ruimte.

 

Keuze 6: Niet meer vergoeden of verstrekken

Ook hier geldt dat het afschaffen van een vergoeding of verstrekking, die bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst is opgenomen, niet zonder meer kan. Ook zullen werknemers, los van de verplichtingen van de werkgever, een dergelijke keuze niet accepteren of zal er onrust gaan ontstaan.

In de wet is bepaald dat vaste (gericht vrijgestelde) vergoedingen, waarvoor geen kostenonderzoek is gedaan, bij de administratie zijn bewaard, altijd in de forfaitaire ruimte moeten worden verrekend. Dus voor de werknemer blijft een niet-onderbouwde vaste kostenvergoeding altijd onbelast. Voor de werkgever kan het betekenen dat hij 80% eindheffing over de niet‑onderbouwde kostenvergoeding moet betalen.

4.4       Loondefinitie

Met de invoering van de werkkostenregeling is de loondefinitie van artikel 10 Wet op de Loonbelasting 1968 aangepast. Met ingang van 1 januari 2011 is loon, alles dat uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.

Uitdrukkelijk is dus vermeld dat ook vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling tot het loon behoren. Hoe zakelijk deze vergoeding of verstrekking ook mag zijn, alles wordt tot het loon gerekend en belast.

Het loonbegrip kent drie uitgangspunten:

1. Het loon moet voortkomen uit de dienstbetrekking. De bron van inkomen is dus de dienstbetrekking zelf, niet het feit dat de werknemer arbeid verricht of dat de werkgever een beloning wil geven voor die arbeid.
2. Er moet een relatie bestaan tussen de dienstbetrekking en het loon.
3. Het loon moet de werknemer een voordeel opleveren. Hij moet er beter van worden, meer bestedingsmogelijkheden krijgen of een besparing op uitgaven. Als iets niet uit een dienstbetrekking wordt genoten, is het dus geen loon.

 

Er zijn wel uitzonderingen op het loonbegrip, als een werkgever een zieke werknemer een fruitmand geeft, is dat geen loon: het komt niet voort uit de dienstbetrekking, maar uit persoonlijk medeleven. Echter, de praktijk leert dat het niet eenvoudig is om aannemelijk te maken dat de bron niet de dienstbetrekking is. Als de werkgever aan de werknemer een presentje geeft dat duidelijk gerelateerd is aan de dienstbetrekking, dan is er namelijk sprake van loon, dus belast. Kleine geschenken kunnen onbelast blijven onder de volgende richtlijnen:

• Ook anderen dan de werkgever geven een dergelijke attentie bij de desbetreffende gelegenheid.
• Het betreft geen geld of waardebonnen.
• De factuurwaarde (inclusief BTW) is niet hoger dan € 25.

 

In de tussenevaluatie werkkostenregeling van 24 oktober 2011 wordt opnieuw aandacht besteed aan het nieuwe loonbegrip. Wil een voorziening als loon kunnen worden aangemerkt, dan moet de voorziening een privévoordeel voor de werknemer met zich meebrengen. Voorzieningen, die geen privévoordeel met zich meebrengen, vormen geen loon en blijven daarom onbelast, onafhankelijk van de vraag of ze op de werkplek worden gebruikt.

Het voordeelcriterium houdt in dat als de werkgever en werknemer aannemelijk kunnen maken dat de werknemer geen privévoordeel heeft van de ontvangen voorziening, bijvoorbeeld omdat het niet privé gebruikt wordt, is het geen loon.

Alle vergoedingen en verstrekkingen, hoe zakelijk of hoe weinig voor de hand liggend, vallen nu onder het loonbegrip van de wet. Een uitzondering hierop geldt echter voor ‘intermediaire kosten’. Dit zijn kosten, die op initiatief van de werkgever ten behoeve van anderen worden gemaakt, maar die zijn voorgeschoten door de werknemer.

Als uitzondering op de hoofdregel dat alle vergoedingen en verstrekkingen tot het loon behoren, mag een inhoudingsplichtige vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers als eindheffingsbestanddelen aanwijzen.

Eindheffingsbestanddelen behoren niet tot het belastbaar loon van de werknemer. Vergoedingen en verstrekkingen, die niet als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen, behoren wel tot het loon van de werknemer.

In de wet zijn diverse uitzonderingen opgenomen, omdat de wetgever het, vanwege de aard van deze verstrekkingen, niet gewenst vindt om deze in de eindheffing te betrekken. Voorbeelden hiervan zijn de auto van de zaak en de dienstwoning.

De door de werkgever verschuldigde loonheffing moet worden berekend door ‑ na aftrek van de intermediaire kosten ‑ de vergoedingen en verstrekkingen te verminderen met 1,2% (2015, 2014: 1,5%) van het fiscaal loon en met het bedrag van de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen of werkplekvoorzieningen. De werkgever is over de resterende eindheffingsgrondslag een tarief van 80% verschuldigd. De werkgever mag deze heffing niet verhalen op de werknemers. De verschuldigde eindheffing mag uiteraard wel als loonkosten ten laste van de winst worden gebracht. Bij de opzet van de werkkostenregeling wil men zo veel mogelijk aansluiten bij vastleggingen in de financiële boekhouding, die de werkgever nodig heeft voor de eigen bedrijfsvoering. Tot een maximum van 1,2% van de totale fiscale loonsom is de werkgever vrij om zonder eindheffing vergoedingen en verstrekkingen aan zijn werknemers te geven. Anders gezegd: het forfait staat open voor kostensoorten, waarvoor geen gerichte vrijstelling en nihilwaardering geldt. Een forfait op het totale loonsomniveau van de werkgever biedt de werkgever de mogelijkheid om naar eigen inzichten aan bepaalde groepen van zijn werknemers meer of minder vergoeding te geven. Het forfait geldt dus niet per werknemer.

De wet kent voor de meeste kostensoorten alleen nog een gebruikelijkheidstoets. Deze toets is bedoeld om oneigenlijk gebruik van het eindheffingsregime te beperken. De gebruikelijkheids-toets houdt in dat vergoedingen en verstrekkingen, die een werkgever in de administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%‑grens uitkomt, vormt belast loon voor de werknemer dat via het reguliere tabeltarief in de eindheffing moet worden betrokken.

Als voorbeeld kan gedacht worden aan een werkgever, die aan één van zijn werknemers in plaats van regulier loon een zeer hoge kostenvergoeding toekent, omdat de desbetreffende werkgever nog voldoende forfaitaire ruimte heeft om deze vergoeding belastingvrij toe te kennen (zie hierna ook onder ‘4.10 Mogelijkheden en kansen onder de werkkostenregeling: bonussen’).

Naast de forfaitaire vrijstellingen is in de wet een aantal gerichte vrijstellingen opgenomen. De gerichte vrijstellingen zijn bedoeld om kosten, waarbij het zakelijk karakter overheerst, buiten het bereik van het forfait te houden. Het betreft bijvoorbeeld abonnementen voor reizen met openbaar vervoer, verhuiskosten of een verblijfskostenvergoeding voor tijdelijke werkzaamheden elders.

Alle verstrekkingen moeten worden gewaardeerd tegen de waarde in het economisch verkeer.

Voor producten uit eigen bedrijf van de werkgever wordt aangesloten bij de prijs die aan een consument in rekening zou worden gebracht. Het saldo van deze consumentenprijs min de eigen bijdrage van de werknemer kan in het algemeen forfait vallen.

 

4.5       Administratie

Uiteraard moet in de loonadministratie vastliggen welke categorieën vergoedingen en verstrekkingen door de werkgever worden aangewezen.

Binnen de door de werkgever aangewezen posten moet onderscheid gemaakt worden tussen de gerichte vrijstellingen en de overige posten.

Onder die overige posten vallen ook overschrijdingen van de gerichte vrijstellingen (hoge reiskostenvergoedingen en verhuiskostenvergoedingen).

Het systeem moet bij al het hiervoor genoemde bovendien gebruikmaken van reeds aanwezige gegevens over tegenwoordige en vroegere arbeid. Immers, voor sommige vergoedingen en verstrekkingen geldt de eindheffingsregeling ook voor loon uit vroegere arbeid.

Kortom: Voor elk type vergoeding of verstrekking zal uit de stamgegevens moeten blijken in welke van deze categorieën de post voor de werkkostenregeling valt. Dit zal uitbreiding van het aantal grootboekrekeningen tot gevolg hebben. Daarnaast is het van belang dat het betreffende onderscheid ook binnen elk boekstuk moet kunnen worden gemaakt.

Er moet ook nog onderscheid gemaakt worden tussen werknemers in actieve dienst en de post actieve werknemers. Denk bijvoorbeeld aan een factuur voor kerstpakketten, waarbij voor postactieven een extra aardigheidje is ingekocht.

Van belang is verder of er inzicht bestaat in alle mogelijke vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, ongeacht de zakelijkheid. Anders dan voorheen, vallen in beginsel alle mogelijke vergoedingen en vooral verstrekkingen onder het nieuwe loonbegrip. De grootboekrekening zal met alle genoemde verbijzonderingen rekening moeten houden.

Het voorgaande heeft tot gevolg dat in voorkomende gevallen facturen gesplitst moeten worden geboekt. Maar ook bij cafetariasystemen, vaste gerichte vrijgestelde vergoedingen en bij de keuze om in het oude systeem te blijven, gelden extra handelingen.

Bedenk ook dat managementinformatie (hoeveel ruimte is er nog binnen de 1,2% (2015, 2014: 1,5%) ook vereist dat de administratie daarop wordt ingericht. De werkkostenregeling geldt nu nog per inhoudingsplichtige. Met ingang van 1 januari 2015 wordt de concernregeling geïntroduceerd. Vanaf 1 januari 2015 zal het mogelijk zijn om voor de werkkostenregeling uit te gaan van de loonsom van het concern als geheel. Dit heeft onder andere tot gevolg dat binnen concernverhoudingen niet langer een splitsing hoeft te worden gemaakt tussen vergoedingen en verstrekkingen, die deels ten behoeve van werknemers van het ene concernonderdeel komen en deels ten behoeve van een ander. Aan de concerntoepassing wordt als voorwaarde verbonden dat er sprake is van vrijwel volledige eigendom (95%‑eis) van de moedermaatschappij in de (klein)dochtermaatschappij(en). Dit criterium sluit aan bij de voorwaarden, die worden verbonden aan het kunnen aangaan van een fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting.

 

4.6       Gerichte vrijstellingen uitgewerkt

In het systeem van de werkkostenregeling spelen gerichte vrijgestelde vergoedingen een belangrijke rol. Deze vergoedingen gaan niet ten laste van de forfaitaire ruimte en zijn vrijgesteld.

De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen:

1. Vervoer en reiskosten

• abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
• kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer
• losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer.

2. Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking. Als er sprake is van tijdelijke huisvesting buiten de woonplaats van de werknemer, dan kunnen bij de werkkostenregeling de kosten daarvan onbelast vergoed worden, zolang ten aanzien van de arbeidsplaats niet wordt voldaan aan de criteria van de 20‑dagenregeling. Als er langer dan twintig dagen huisvesting plaatsvindt, gaat het bedrag van € 5,25 per dag voor huisvesting gelden (exclusief maaltijden), naar keuze bij de werknemer te belasten of aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel werkkostenforfait. Als er echter sprake is van verstrekking van huisvesting op de werkplek (op het terrein waar de werkplek is, in de ruimste zin), dan geldt de waardering van huisvesting en inwoning van € 5,25.
3. De maaltijd, wanneer deze een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft. Met andere woorden: Als het zakelijk belang van de maaltijd meer dan 10% bedraagt, blijven de kosten van deze maaltijd onbelast. In de navolgende situaties is er sprake van kosten van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter:

• al dan niet verwacht overwerk of werk en op koopavonden
• dienstreizen
• reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants
• zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
• werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een film crew
• werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens.

4. Bijscholing, cursussen, congressen, training en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer.
5. Studie- en opleidingskosten, waaronder vakliteratuur en inschrijving beroepsregister. Met de kosten van inschrijving in een beroepsregister worden niet alleen de wettelijk verplichte inschrijvingen bedoeld, maar ook de door een branche verplichte inschrijving om de kwaliteitseisen van een beroepsgroep te kunnen bewaken.
6. Procedures tot erkenning van verworven competenties.
7. Extraterritoriale kosten: Voor werknemers, die buiten Nederland wonen en die in Nederland (tijdelijk) werken, worden de kosten van de tijdelijke huisvesting in Nederland als extraterritoriale kosten aangemerkt en blijven dus onbelast. In het oude systeem kenden we een regel, waarbij de kosten van dubbele huisvesting gedurende twee jaren onbelast konden blijven. In het nieuwe systeem is die regel verdwenen en daarmee ook de beperking van twee jaren.

 

De bovengenoemde vergoedingen mogen ook in de vorm van een vaste gerichte vrijgestelde vergoeding worden verstrekt. Sommige zijn daar echter niet zo geschikt voor, denk aan verhuiskosten en outplacementkosten. Aan een vaste gerichte vrijgestelde vergoeding is een strenge voorwaarde gesteld. De vaste gerichte vrijgestelde vergoeding blijft alleen onbelast als deze is gebaseerd op een kostenonderzoek van drie maanden vooraf. Het resultaat van het kostenonderzoek moet in de administratie worden bewaard. Als er geen dergelijk kostenonderzoek aan de vaste gerichte vrijgestelde vergoeding ten grondslag ligt, valt de gehele vergoeding in het werkkostenforfait. Voor de werknemer blijft de vergoeding dan onbelast, voor de werkgever betekent dit mogelijk een extra kostenpost van 80% over het deel dat het werkkostenforfait van het jaar waarin de vergoeding is verstrekt, overschrijdt.

Aan het 20-dagencriterium wordt voldaan als een werknemer doorgaans op tenminste één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat in totaal meer dan twintig dagen doet binnen een bepaalde periode. Deze periode begint zodra de werknemer de eerste keer naar die plaats reist en eindigt wanneer hij voor het laatst ernaartoe reist.

De periode, waarover de twintig dagen worden geteld, eindigt bij een langdurige onderbreking. Dat is het geval als een werknemer twee weken lang niet op de ambulante werkplek komt en het totale bezoek aan de werkplek niet meer dan 26 weken beslaat.

Wanneer het totale bezoek meer dan 26 weken duurt, dan is er sprake van een langdurige onderbreking, zodra de werknemer drie weken achter elkaar niet op de ambulante werkplek komt. Met onderbrekingen van twee respectievelijk drie weken wordt geen rekening gehouden als zij worden veroorzaakt door ziekte of vakantie. Bij verlof of ziekte eindigt de periode, waarover twintig dagen wordt berekend, pas bij een onderbreking van zes weken.

Het rentevoordeel in verband met een geldlening, die een werkgever of een met de werkgever verbonden vennootschap aan de werknemer verstrekt, is belast tegen de waarde van het economisch verkeer. Alleen in de volgende gevallen is het rentevoordeel onbelast:

1. De werknemer gebruikt de lening voor het kopen, onderhouden of verbeteren van een eigen woning. De werkgever moet dan aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De werknemer meldt schriftelijk aan de werkgever waarvoor hij de lening wil gebruiken en voegt kopieën bij van aankoopbewijzen en rekeningen. Hij verklaart daarbij welk deel van de lening voor de inkomstenbelasting een lening is, waarvan hij de rente en de kosten kan aftrekken. Alleen voor dat gedeelte van de lening is het rentevoordeel onbelast.
• De werkgever bewaart de verklaring van de werknemer bij de loonadministratie.
• De werkgever geeft in zijn aangifte loonheffingen aan dat hij van deze regeling gebruik heeft gemaakt.

2. De werknemer gebruikt de lening voor het kopen van een fiets, een elektrische fiets of een elektrische scooter.

 

4.7       Werkplekvoorzieningen uitgewerkt

De werkplekvoorzieningen spelen een belangrijke rol binnen de werkkostenregeling. Ook deze voorzieningen komen niet ten laste van de forfaitaire ruimte. Wel zal eerst moeten zijn bepaald of er sprake is van een werkplek. Is er geen sprake van een werkplek, dan geldt geen nihilwaardering voor deze voorzieningen en kunnen deze alsnog in de forfaitaire ruimte vallen. Wanneer is er sprake van een werkplek? Voor de toepassing binnen de werkkostenregeling wordt onder werkplek verstaan: de plaats waar de werknemer werkt en waarvoor de werkgever ingevolge de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. Op deze definitie geldt een uitzondering: De werkplek mag niet de woning van de werknemer zijn.

Het begrip ‘werkplek’ wordt omschreven als ‘iedere plaats, die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor de inhoudingsplichtige de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is, met dien verstande dat niet als werkplek wordt aangemerkt een werkruimte, gelegen in een woning, een duurzaam aan een plaats gebonden schip of woonwagen.

 

8       Forfaitaire ruimte

Nadat van alle vergoedingen en verstrekkingen de intermediaire kosten, de gerichte vrijgestelde vergoedingen en werkplekvoorzieningen zijn afgezonderd, blijft de forfaitaire ruimte over. Hierin kunnen dus alle overige vergoedingen en verstrekkingen worden ondergebracht. Overigens mogen dit ook delen van vergoedingen zijn, bijvoorbeeld omdat er nog slechts € 1.000 ruimte over is. De werkgever wijst van de verstrekte fiets (stel waarde € 1.400) aan de werknemer slechts € 1.000 aan, die in de forfaitaire ruimte wordt meegenomen, de overige € 400 betaalt de werknemer vanuit zijn nettosalaris.

De werkgever is volkomen vrij in de keuze (op één uitzondering na, de vaste kostenvergoeding) welke vergoedingen en verstrekkingen onder de forfaitaire ruimte worden gebracht. Wél zullen er met werknemers afspraken over arbeidsvoorwaarden moeten worden gemaakt, maar fiscaal gezien is de werkgever volkomen vrij. Zo zou een werkgever fiscaal gezien vergoedingen en verstrekkingen aan slechts enkele werknemers onder de forfaitaire ruimte kunnen brengen. Wil hij dat niet, dan zal de werkgever dat vooraf moeten hebben vastgelegd. Voor de duidelijkheid: Als een werkgever niets doet, dan vallen alle (overige) vergoedingen en verstrekkingen onder de forfaitaire ruimte.

Er is nog een beperking die geldt en dat is dat de vergoedingen en verstrekkingen niet ongebruikelijk hoog mogen zijn. De vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Deze toets mag zijn op de hoogte van de verstrekking, niet op de verstrekking zelf. De bewijslast ligt bij de Belastingdienst. Die moet aannemelijk maken dat binnen de branche of de regio aan vergelijkbare personen het bedrag van een dergelijke vergoeding of verstrekking lager dan 70% is geweest dan het bedrag dat de werkgever heeft verstrekt of vergoed. Als de Belastingdienst die afwijking van 30% aannemelijk kan maken, dan is die ongebruikelijk hoog.

 

4.9       Nieuwe mogelijkheden

Voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen uit het oude systeem bestaat geen regels meer, denk aan producten uit eigen bedrijf, contributie voor vakvereniging, fiets en dergelijke. Deze vergoedingen kunnen onder de forfaitaire ruimte alsnog onbelast worden vergoed of verstrekt. De voorwaarden gelden dan niet meer. Zo kan een fiets ter waarde van € 2.500 aan de werknemer worden verstrekt met als voorwaarde dat de werknemer één keer per maand met de fiets naar zijn werk komt. Dat is volkomen vrij. Behalve dat de hoogte van de vergoeding of verstrekking niet ongebruikelijk hoog mag zijn.

Als er forfaitaire ruimte is, dan kan het voor de werkgever interessant zijn om het cafetariasysteem toe te passen. Met andere woorden: De werkgever komt met de werknemer overeen dat zijn brutoloon wordt verlaagd en de werkgever biedt aan een bepaalde vergoeding of verstrekking te doen. De werkgever bespaart zo de eventuele premies werknemersverzekeringen, pensioenpremie en inkomensafhankelijke bijdrage en de werknemer bespaart de belastingheffing over de vergoeding of verstrekking.

In de loop van de jaren zijn verschillende vergoedingen en verstrekkingen afgeschaft. Denk aan de vergoeding van bijzondere ziektekosten (bril, lenzen, gehoorapparaat) of de vergoeding van de huurkosten van de garage aan huis voor de auto van de zaak. Dergelijke zaken zijn onder de werkkostenregeling weer mogelijk, evenals zaken als het vergoeden of verstrekken van maatpakken, golfabonnementen, kinderoppas (in verband met overwerk) en dergelijke.

Hoewel de mogelijkheden zeer ruim zijn, zijn er twee beperkingen:

Hoeveel forfaitaire ruimte is er en de gebruikelijkheidstoets. Los daarvan is er veel mogelijk.

 

10      Mogelijkheden en kansen onder de werkkostenregeling: Bonussen

De werkkostenregeling biedt ook kansen en mogelijkheden. Zoals hiervoor onder paragraaf 4 is toegelicht, is de ‘vrije ruimte’ een forfaitaire ruimte, waarin vergoedingen onbelast kunnen worden toegekend. Als de forfaitaire ruimte wordt overschreden, is het meerdere belast tegen 80% eindheffing. Deze heffing komt voor rekening van de werkgever. Op het eerste gezicht lijkt 80% een hoog percentage, maar als men bedenkt dat dit 80% van het nettobedrag is, valt het één en ander wel weer mee, want 80% van netto is 44,44% van bruto.

 

Voorbeeld:

 

Stel, u wilt een medewerker, die in de hoogste belastingschijf zit, € 48 nettokostenvergoeding geven. Dan kunt u € 100 bruto geven en moet u € 52 loonheffing inhouden, maar u kunt ook € 48 netto binnen de kostenregeling geven. Ervan uitgaande dat de forfaitaire ruimte al geheel wordt benut, betaalt u als werkgever 80% eindheffing, maar 80% van € 48 is € 38,40 en daarmee minder dan de brutovergoeding, want 80% van netto, is rekenkundig gelijk aan 44,44% van bruto (38,4/86,4).

 

Kunnen we hier wat mee? Bijvoorbeeld:

 

Bonus onder de werkkostenregeling

Er kan ‘gespeeld’ worden met kostencomponenten om te bepalen hoeveel vrije ruimte men heeft en als deze is opgebruikt kan ook de eindheffing nog interessant zijn. Kunnen bijvoorbeeld bonussen en eindejaarsuitkeringen onder de werkkostenregeling worden gebracht?

De Belastingdienst hanteert als hoofdbeginsel dat de werkkostenregeling is bedoeld voor de onbelaste vergoeding of verstrekking van werkkosten en niet van loon. Is een bonus of een eindejaarsuitkering nu ‘gewoon belastbaar loon’ of kan het ook een vergoeding in het kader van de werkkostenregeling zijn? Men kan daar verschillend over denken, de Belastingdienst denkt over het algemeen van niet. Desalniettemin geeft de Belastingdienst op haar eigen website aan dat bonussen in sommige gevallen wél onder de werkkostenregeling kunnen vallen[1]. Voorwaarde is dat het voor de onderneming gebruikelijk is de bonus onder de eindheffing te laten vallen en dat de bonus niet ongebruikelijk hoog is; er moet zijn voldaan aan de zogenaamde gebruikelijkheidstoets. De Belastingdienst spreekt over het ‘restant van de vrije ruimte’. Tot nu toe lijkt ze afwijzend te staan tegenover het overschrijden van de vrije ruimte en het meerdere te laten vallen onder de eindheffing.

Op de website geeft de Belastingdienst verder aan dat zij vergoedingen of verstrekkingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval als gebruikelijk beschouwt. Daarnaast geeft ze aan dat, naast een algemene kostenvergoeding van € 2.400 per jaar, de werkgever specifieke gebruikelijke vergoedingen of verstrekkingen mag geven, zoals een vergoeding voor de telewerkplek of een kerstpakket.

Verder is van belang dat, afgezien van een paar uitzonderingen, de werkgever zelf kiest welke vergoedingen en verstrekkingen hij als eindheffingsloon onderbrengt in de vrije ruimte. Voor het onderbrengen van deze vergoedingen en verstrekkingen hoeft de werknemer niet eerst zelf kosten te maken. De Belastingdienst geeft nog eens een keer aan dat, als de werkgever gebruikmaakt van de werkkostenregeling, zij niet toetsen of er een relatie is tussen de vergoeding en de kosten die de werknemer maakt.

Gezien de bepalingen rond de werkkostenregeling geeft de Belastingdienst op haar website aan dat bonussen niet met terugwerkende kracht (in vorige aangiftetijdvakken) in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht. Binnen de werkkostenregeling bepaalt de werkgever uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken of hij de vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte onderbrengt door deze als eindheffingsloon in zijn administratie op te nemen. Is er eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief, ook ten aanzien van de bonus.

Het hiervoor genoemde lijkt de Belastingdienst als richtsnoer aan te houden bij de goedkeuring om bonussen onder de werkkostenregeling te brengen. Deze grens is naar onze mening discutabel. De tijd zal moeten leren of het geaccepteerd is dat, wat in de praktijk ook gebeurt, hogere bonusbedragen in de vrije ruimte brengen of ook bonusbedragen belasten met de soms goedkopere eindheffing (door de rechter) gehonoreerd gaan worden.

Al met al is het wel goed zich te realiseren dat de werkkostenregeling zeker ook voordelen kan brengen.

 

11      Verdere wijzigingen per 1 januari 2015

Hiervoor hebben we al gerefereerd aan enige wijzigingen per 1 januari 2015, zoals:

• de verlaging van de vrije ruimte van 1,5% dit jaar (2014) naar 1,2% in 2015
• de introductie van een concernregeling
• maandelijkse afrekening wordt jaarlijkse afrekening.

 

Daarnaast worden met ingang van 1 januari 2015 nog de volgende wijzigingen doorgevoerd:

1. de introductiemogelijkheid van belastingvrije verstrekking van tablets, laptops, smartphones en handgereedschappen als de werkgever dit noodzakelijk acht voor de uitoefening van de dienstbetrekking
2. de introductie van een vrijstelling voor personeelskortingen op branche-eigen producten
3. het wegnemen van het onderscheid tussen ‘verstrekken’ en ‘vergoeden’.

 

We lichten deze laatste drie wijzigingen hierna kort toe:

 

Ad 1.  De introductiemogelijkheid van belastingvrije verstrekking van tablets, laptops, smartphones en handgereedschappen als de werkgever dit noodzakelijk acht voor de uitoefening van de dienstbetrekking

In de huidige werkkostenregeling is opgenomen dat bepaalde hulpmiddelen alleen belastingvrij kunnen worden verstrekt als deze voor tenminste 90% zakelijk worden gebruikt. Dat blijkt bij bijvoorbeeld een tablet, een laptop of handgereedschap bezwaarlijk. Daarom wordt nu voorgesteld om op beperkte schaal een ‘noodzakelijkheidscriterium’ te introduceren.
Het noodzakelijkheidscriterium is een open norm. De hulpmiddelen, die de werkgever voor de bedrijfsvoering noodzakelijk acht, kan de werkgever voortaan aan de werknemer verstrekken, zonder fiscaal rekening te moeten houden met het privévoordeel van de werknemer. De staatssecretaris stelt voor om voorlopig het noodzakelijkheidscriterium alléén te introduceren voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Op deze manier kan binnen een overzichtelijk terrein in de praktijk en in de uitvoering ervaring worden opgedaan met dit nieuwe criterium. Bovendien kunnen zo de veelvuldig in de brede consultatie genoemde problemen worden opgelost, die spelen bij het onderscheid in de zakelijke gebruikseis tussen de portable computer, de tablet met een diameter groter dan 7 inch (> 90% zakelijk gebruik) en de kleinere tablet, de smartphone en de mobiele telefoon (> 10% zakelijk gebruik).

 

Ad 2.    De introductie van een vrijstelling voor personeelskortingen op branche-eigen producten

De huidige werkkostenregeling kent géén vrijstelling voor personeelskortingen op branche-eigen producten, daar waar de oude regeling (de huidige overgangsregeling) deze tegemoetkoming wél kent. De afwezigheid van een dergelijke vrijstelling treft met name werkgevers met relatief veel deeltijders en daardoor een relatief lage loonsom, zoals dat in de detailhandel veel voorkomt. Door deze lage loonsom hebben deze werkgevers een relatief kleine vrije ruimte, terwijl de kosten van vergoedingen en verstrekkingen niet automatisch lager zijn. Om deze reden zal binnen de werkkostenregeling een aparte gerichte vrijstelling worden opgenomen. Nog niet bekend is hoe groot die zal zijn, maar verwacht mag worden dat de omvang van de vrijstelling in lijn zal liggen met de huidige vrijstelling onder de oude regeling.

 

Ad 3.    Het wegnemen van het onderscheid tussen ‘verstrekken’ en ‘vergoeden’

Een uitgangspunt van de werkkostenregeling is om alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onder te brengen in de vrije ruimte. Naast een uitzondering voor de gerichte vrijstellingen is – uit oogpunt van uitvoerbaarheid – een uitzondering gemaakt voor voorzieningen, die mede op de werkplek gebruikt of verbruikt worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan apparatuur of gereedschappen op de werkplek, die ook buiten werktijd te gebruiken zijn (bijvoorbeeld laptop, mobiele telefoon, handgereedschappen), werkkleding, arbovoorzieningen op de werkplek, bedrijfsfitness of consumpties op de werkplek.
In de praktijk blijkt het buitengewoon lastig om voor deze voorzieningen een waardering te bepalen en het gebruik of verbruik vast te stellen. Om te vermijden dat bijvoorbeeld de waarde van consumpties op de werkplek of van de fitness in het bedrijfspand moet worden bepaald en het gebruik vastgesteld moet worden, is de nihilwaardering ingevoerd.

Zo is onderscheid ontstaan tussen ‘voorzieningen die ter beschikking worden gesteld om op de werkplek te gebruiken’ en ‘voorzieningen die op een andere manier worden verstrekt of vergoed’. De vereenvoudigingsgedachte achter de werkkostenregeling brengt met zich mee dat, ongeacht of er sprake is van een ter beschikking gestelde voorziening of een vergoeding of verstrekking, geen vastleggingen op werknemersniveau in de loonadministratie meer vereist zijn. Uit reacties vanuit de praktijk blijkt echter dat sommige werkgevers dergelijke voorzieningen soms liever vergoeden dan ter beschikking stellen. De bijkomende administratieve lasten van vergoedingen nemen zij voor lief.

Om deze werkgevers tegemoet te komen en de duidelijkheid te verbeteren, zal in de werkkostenregeling een nieuwe gerichte vrijstelling worden ingevoerd ten aanzien van een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Daarmee keren echter ook de administratieve vereisten weer terug.

 

[1] http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/themaoverstijgend/veelgestelde_vragen/veelgestelde_vragen_werkgever