De Coop & Haegen | Van jaarrekening naar proactief advies

Van jaarrekening naar advies

Het kantoor is in 1977 begonnen als Endeco en draagt sinds 11 jaar de naam de Coop & Haegen. In die periode heeft het adviestraject niet altijd centraal gestaan. Voorheen was hun business voornamelijk gericht op de jaarrekening. Zij leverde de jaarrekening van 2018 dan eind 2019 aan de klant aan, terwijl geen van hun klanten – zo bleek – daar eigenlijk op zat te wachten. Klanten willen namelijk realtime weten hoe zij ervoor staan. Zo kunnen zij, met behulp van de Coop & Haegen haar advies, hun bedrijf sturen.

Daarnaast wordt er middels automatisering en digitalisering veel tijd bespaart. Tijd die je moet besteden om de klant te adviseren. Want met advies kan je je onderscheiden, zo vindt De Coop & Haegen.

De transitie naar proactief advies

‘Nu bieden we maandelijks of per kwartaal visueel aantrekkelijke advies rapportages aan. Op basis daarvan gaan we het gesprek aan met de klant. Op die manier maak je het veel interactiever.’ aldus Joris Dekker, relatiebeheerder bij de Coop & Haegen. We spraken met Joris over de transitie naar proactief advies. En we ontdekten drie pijlers die het kantoor en haar medewerkers helpen de transitie te maken.

Faciliteer je medewerkers met technologie

Joris: ‘Onlangs is er een ICT-team opgericht die de medewerkers middels verschillende pakketten faciliteert in het geven van advies. Het is belangrijk dat de backoffice op orde is, zodat de medewerkers kunnen vertrouwen op de informatie. In dat kader is bijvoorbeeld DizzyData aangeschaft. Daarnaast bieden we met dashboarding en een klantportaal handvatten om met de ondernemers in gesprek te gaan’.

Joris geeft een voorbeeld: ‘Door middel van periodes naast elkaar te tonen, worden ontwikkelingen voor zowel onze medewerkers als de klant visueel gemaakt. Op basis van die ontwikkelingen gaan we in gesprek met de klant en fungeren we als ‘bijrijder’. De klant heeft zelf het stuur in handen en weet precies hoe hij er op dat moment voorstaat. Voorwaarde is wel dat facturen en bonnen dagelijks worden aangeleverd en verwerkt, zo kunnen wij real-time inzicht geven in de financiële huishouding van de onderneming.’

Zorg voor de juiste kennis en vaardigheden

Door het automatiseren en digitaliseren van processen bespaart de Coop & Haegen een hoop tijd. Tijd die onder andere wordt vrijgemaakt om kennis en vaardigheden van collega’s te ontwikkelen.

‘Bij De Coop en Haegen hebben we veel vakgerelateerde kennis in huis’, geeft Joris aan. Maar alleen vakgerelateerde kennis lijkt voor de accountant als adviseur niet genoeg. Zo zijn er bij De Coop & Haegen meerdere initiatieven opgezet om de kennis en vaardigheden van hun medewerkers te ontwikkelen.

Hulp van externen

Met oog op de transitie naar proactief advies schakelen de partners van De Coop & Haegen externe kennis in om hun medewerkers te faciliteren. ‘Zo’n externe zorgt voor de bewustwording, analyseert verbeterpunten en biedt handvatten. Zodat de medewerkers met een volle rugzak aan kennis met de klant om tafel gaan en verdere advisering richting de klant verstrekken’, vertelt Joris.

Daarnaast maakt De Coop & Haegen gebruik van haar partners om medewerkers te helpen in het herkennen van signalen en het opdoen van kennis op het gebied van andere facetten zoals financiering en krediet. Samen organiseren zij sessies om de kennis van de medewerkers op deze gebieden bij te spijkeren.

‘Vanuit de directie worden er externen ingeschakeld die kunnen voorzien in kennis waar op dat moment behoefte aan is en die ons een stap verder kunnen helpen’, geeft Joris aan.

Interne kennisdeling

Het personeel helpt elkaar ook onderling in het ontwikkelen van kennis en vaardigheden. Zo stelt het personeel elkaar bijvoorbeeld op de hoogte van trends en ontwikkelingen in de branches waarin de klanten van de Coop & Haegen actief zijn. Joris: ‘Een keer per maand laten we een collegaeen presentatie geven over een specifieke branche, om de interne kennisdeling te stimuleren. Daarnaast heb ik zelf ook al een paar keer een uitgebreide interne presentatie aan onze relatiebeheerders (collega’s) gegeven over het optimaliseren van het gehele factuurverwerkingsproces tot aan het adviseren. Centraal daarbij staat om niet in de waan van de dag te blijven maar met een ‘helikopterview’ naar de administratie durven kijken en van daaruit met de klant in gesprek gaan. Tot slot wordt er tijdens de teammeeting uitgebreid stilgestaan bij de nieuwste tools en software ontwikkelingen’.

Klantbezoeken

Het bedrijfskundige aspect wordt steeds belangrijker, het advies richt zich meer en meer op de bedrijfsprocessen. Daarom is het belangrijk dat je kennis hebt van verschillende organisaties en de processen. Als het aan Joris ligt doe je deze kennis pas echt op door bij de ondernemers op bezoek te gaan. ‘Leer de klant echt kennen, ga eens kijken wat hij/zij op de werkvloer doet’ adviseert Joris. Datzelfde geldt voor de medewerkers van De Coop & Haegen die actief worden gestimuleerd om met hun klanten, op locatie, in gesprek te gaan.

Stimuleer interne communicatie

Tot slot speelt de interne communicatie een belangrijke rol in de transitie van De Coop & Haegen. ‘Zorg ervoor dat je elkaar scherp houdt. Uiteindelijk wil je als kantoor verder komen. Je wilt een open cultuur creëren waarin je elkaar aanspreekt, attendeert op of bewust maakt van bepaald gedrag’, geeft Joris aan.

Ook het vastleggen van gespreksverslagen benoemt hij als een belangrijk onderdeel van de interne communicatie. ‘Het wordt voor jezelf en collega’s gemakkelijker terug te pakken op iets wat eerder besproken is. Daardoor voelt de klant zich veel persoonlijker benaderd. En  als je samen met collega’s naar deze gespreksverslagen kijkt brengt dat wellicht nieuwe inzichten.’

Kantoor van de toekomst

Uiteindelijk verwacht De Coop & Haegen via deze weg en toekomstige initiatieven over een aantal jaar een toonaangevend accountants- en fiscaal advieskantoor voor het MKB te zijn, met een gezonde groei. DizzyData helpt hen daarbij.

Bron: https://www.dizzydata.nl/cases/de-transitie-naar-proactief-advies/