Het op een verkeerde wijze digitaal ondertekenen van de jaarrekening of andere stukken kan een behoorlijk risico vormen voor de accountant en andere professionals, blijkt uit een recente uitspraak van de rechtbank Zeeland-West-Brabant. Specialist Reindert Doorn, IT-adviseur bij DOCCO, waarschuwt dat veel soorten digitale ondertekeningen die door accountants en belastingadviseurs worden gebruikt bij de rechter niet overeind blijven.
Uitspraak: ECLI:NL:RBZWB:2020:4817
Reindert Doorn‘Accountantskantoren te lichtzinnig’
Doorn publiceerde eerder dit jaar de Gids digitaal ondertekenen in de accountantspraktijk. “De meeste accountantskantoren denken hier veel te lichtzinnig over is mijn ervaring, terwijl hun handtekening wel juridische rechtsgevolgen heeft”, reageert Doorn op de uitspraak. “Alleen de allergrootste accountantskantoren lijken voldoende aandacht te besteden aan de juridische implicaties, maar verreweg de meesten niet. Er wordt te vaak gedacht: ‘het zal toch wel goed zijn’, omdat het dan bijvoorbeeld om een grote speler als Adobe gaat. Maar deze uitspraak illustreert dat de meeste gebruikte methoden onvoldoende zijn om juridisch te kwalificeren als geavanceerd.”
Ondernemer leent geld bij kredietverstrekker Swishfund
De zaak bij de rechtbank Zeeland-West-Brabant was aangespannen door een failliete ondernemer uit Burgh-Haamstede die met zijn onderneming geld had geleend bij kredietverstrekker Swishfund. Omdat het bedrijf de verplichtingen uit de overeenkomst van geldlening niet volledig nakwam werd de overeenkomst door Swishfund beëindigd. Kort voor het faillissement van de onderneming in juni 2019 spande Swishfund een zaak aan waarin het een kleine €15.000,- vorderde van de ondernemer persoonlijk. Die werd bij verstek veroordeeld tot betaling, maar kwam bij de rechtbank Zeeland-West-Brabant in verzet tegen dat vonnis.
Geen gekwalificeerde elektronische handtekening
Daar draaide het om de overeenkomst van borgstelling waar Swishfund haar vordering op had gegrond. De ondernemer betwistte dat hij de digitaal ondertekende overeenkomst had gesloten. De kantonrechter oordeelt dat de gebruikte handtekening (via Adobe Sign, met SMS-verificatie) geen gekwalificeerde elektronische handtekening betreft in de zin van artikel 3, onderdeel 12, van de eidas-verordening. Daarom werd door de rechter vervolgens op grond van artikel 3:15a BW gekeken of de methode voor ondertekening, gelet op het doel en de overige omstandigheden van het geval, voldoende betrouwbaar is. De kantonrechter acht hierbij mede van belang hoe de overeenkomst van borgtocht en hoe de digitale handtekening tot stand zijn gekomen. Ook de aard van de overeenkomst is van belang.
Ook geen geavanceerde elektronische handtekening
De kantonrechter oordeelt dat de gebruikte handtekening ook niet is aan te merken als een geavanceerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3 sub 11 eidas-verordening. Artikel 26 eidas-verordening eist dat de geavanceerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3 sub 11 (a) op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden, (b) het mogelijk maakt de ondertekenaar te identificeren, (c) tot stand komt met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken en (d) op zodanige wijze met de daarmee ondertekende gegevens is verbonden dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.
Weliswaar is de in deze zaak gebruikte elektronische handtekening in die zin aan de ondertekenaar verbonden dat deze alleen kan zijn geplaatst door diegene die de SMS-code heeft ontvangen en ingevoerd, en is de ondertekenaar in die zin te identificeren dat de handtekening bestaat uit een naam. Echter een per SMS ontvangen code op een door de aanvrager opgegeven telefoonnummer is naar het oordeel van de kantonrechter geen gegeven dat de ondertekenaar ‘met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken’. Voor zover een SMS-code al van een voldoende hoog vertrouwensniveau zou zijn, is niet gesteld of gebleken dat het telefoonnummer waarop betreffende code is ontvangen ter uitsluitende beschikking van de ondernemer staat.
Rechter: methode onvoldoende betrouwbaar
De gebruikte elektronische handtekening moet daarom naar het oordeel van de kantonrechter worden aangemerkt als een ‘gewone’ elektronische handtekening in de zin van artikel 3 sub 10 eidas-verordening. In het licht van de omstandigheden in de zaak tussen de ondernemer en Swishfund en gelet op het doel waarvoor de elektronische handtekening in dit geval werd gebruikt, kan deze ‘gewone’ elektronische handtekening naar het oordeel van de kantonrechter niet als voldoende betrouwbaar worden aangemerkt. Aan de digitale handtekening onder de overeenkomst van borgtocht kunnen daarom niet dezelfde rechtsgevolgen worden verbonden als aan een handgeschreven handtekening. De rechter oordeelt dat niet is komen vast te staan dat er een overeenkomst van borgtocht was tussen Swishfund en de ondernemer.
Gevolgen voor accountants en belastingadviseurs
Specialist Reindert Doorn van adviesbureau DOCCO waarschuwt er al langer voor dat veel toegepaste vormen van digitale ondertekening niet standhouden bij een rechter. De recente uitspraak van de rechtbank Zeeland-West-Brabant bevestigt dat. “We zien dagelijks dat secretaresses afbeeldingen inplakken van een gescande handgeschreven handtekening, uit hoofde van bijvoorbeeld de tekenend accountant. Of alleen maar een vinkje zetten. Het is ondoenlijk om vervolgens aan te tonen dat je als accountant een wilsbesluit hebt genomen om zo’n document of verklaring te ondertekenen.”
Verschillende methoden en richtlijnen, onduidelijkheid over rechtsgevolgen
Wat het volgens Doorn lastig maakt is dat er zoveel verschillende implementatiemethoden van digitale ondertekening zijn en dat er bovendien verschillende richtlijnen binnen en buiten Europa gelden. Ook is er vaak onbekendheid over de rechtsgevolgen van de verschillende methoden. “Bij het kiezen van de juiste ondertekenmethode moet worden gekeken naar de omstandigheden en ook dat maakt dat het om vaak ongrijpbare materie gaat. Maar Europees zie je juist een beweging naar meer waarborgen als het om digitale ondertekening gaat, dus je zult er als accountant of belastingadviseur toch voor moeten zorgen dat je dit goed op orde krijgt.”
De Gids digitaal ondertekenen in de accountantspraktijk is gratis te downloaden via www.ondertekenenvooraccountants.nl
Alleen een eIDAS gekwalificeerde digitale handtekening, uitgegeven door een door eIDAS gekwalificeerde Trust Service Provider geeft voldoende zekerheid. Al het andere is gerommel in de marge, met een onduidelijke uitleg.
Nou nou.. feiten en omstandigheden tellen ook mee. Het gaat hier om een borgstelling. Logisch dat daar de toets hoger ligt dan zegge een akkoordverklaring IB. Ook de andere kant op: als een accountantskantoor jaarrekeningen uitbrengt welke een digitale copy paste handtekening bevat, dan zal de ontvanger kunnen vertrouwen op de getekende samenstellingsverklaring. Als achteraf bljkt dat dingen niet kloppen zal je er niet mee wegkomen door te stellen dat de handtekening niet rechtsgeldig was…