Hilgers Accountants combineert online werken en persoonlijk contact

Een goede mix tussen online samenwerken en persoonlijk contact, dat is de ‘geheime’ kracht van Hilgers Accountants.

Dit accountantskantoor uit Purmerend wordt geleid door Coby van Scheppingen en Sandra de Boer. Ze werken al bijna tien jaar online en zien de groeiende mogelijkheden van digitalisering, maar vinden ook dat het een hulpmiddel moet zijn. Geen doel.

De Boer en Van Scheppingen hebben Hilgers Accountants in 2018 overgenomen, nadat de vorige eigenaren met pensioen gingen. Daarvoor werkten ze al 30 jaar bij het bedrijf. Na de overname kozen ze ervoor om de organisatie te vernieuwen. Een volledig nieuwe huisstijl én voortaan online werken, via het portaal van PinkWeb.

‘We proberen alle processen via het portaal te laten verlopen. Denk aan het accorderen en deponeren van aangiftes en het versturen van documenten via het portaal. Dat is veel veiliger, erg belangrijk tegenwoordig’, legt Van Scheppingen uit. De Boer voegt toe: ‘Het digitale dossier is ook ideaal. Klanten kunnen overal alles inzien en intern kun je bij het werk van je collega’s. Je bent niet afhankelijk van aanwezigheid. Tijdens de coronasituatie was thuiswerken voor ons dan ook geen probleem.’

Mooie sprong voorwaarts

Mensen meekrijgen op het portaal was minder moeite dan De Boer en Van Scheppingen hadden verwacht. Van Scheppingen: ‘Online werken wordt steeds normaler voor mensen, dus die ontwikkeling voelt natuurlijk. Ik denk dat ze eerder raar opkijken als je niet met je tijd meegaat. Mensen zagen ook de voordelen van alles snel online kunnen regelen. En het viel voor ons mooi samen met de nieuwe stijl. We konden het introduceren als het nieuwe Hilgers Accountants. Een mooie sprong voorwaarts.’

Voor Van Scheppingen en De Boer zelf was online werken niet nieuw. ‘We zijn sinds 2011 bekend met Client Online. Een fijn, makkelijk portaal, speciaal voor accountants. We gebruikten het actief in ons zusterbedrijf. Dat was een soort speeltuin qua digitaliseren’, vertelt De Boer. ‘Het idee daar was dat we álles digitaal deden, zonder klantcontact. Enerzijds werkte dat supersnel en efficiënt, maar het was ook wel heel klinisch.’

Persoonlijk contact blijft

Daarom kozen de twee bij de hervorming van Hilgers Accountants heel bewust voor digitaal werken met Client Online én waardevol contact met klanten. Dat kan juist goed naast elkaar, vindt Van Scheppingen. ‘Kleine, administratieve taken zijn tijdrovend, maar die gaan nu online. Zo houden we tijd over en die kunnen we aan onze klanten besteden.’ Dat moet ook zo blijven, zegt De Boer: ‘Het gevaar van zo’n portaal is dat je echt alles online kunt doen. Mooi dat het kan, maar mensen zijn bij ons om wie wij zijn. Omdat we luisteren en helpen.’

Vanuit die gedachte hebben ze ervoor gekozen om contactmomenten ‘in te bouwen’. De Boer: ‘Een aangifte kan bijvoorbeeld volledig digitaal worden goedgekeurd en meteen worden doorgezet. Super efficiënt en je hoeft elkaar niet per se te spreken. Maar wij zoeken wél contact met die klant, checken of alles goed is gegaan en of er nog vragen zijn.’

Van Scheppingen merkte recent nog hoeveel dit toevoegt. ‘Ik zou kort iets afstemmen bij een klant, maar was daar uiteindelijk de hele dag. Er was hulp nodig. Dat had ik niet gezien als ik had gezegd: we regelen dit volledig online. Misschien was die klant dan ontevreden geweest. Anderzijds had ik deze tijd niet gehad als we onze processen niet zo efficiënt hadden ingericht. Het werkt twee kanten op. Kort samengevat zijn we heel blij met Client Online en de efficiency van digitalisering, maar zien we het als een hulpmiddel en niet als doel. Het persoonlijke contact is voor ons een must. We waken ervoor dat dit bij Hilgers Accountants nooit verdwijnt.’