Coderen is rapporteren: hoe zet je de digitale stap van administrateur naar dataregisseur? (longread)

Ook accountants- en administratiekantoren hebben te maken met de digitale transitie. Technologische ontwikkelingen als robotisering en data-analyse zijn een kans voor de branche, maar tot nu toe blijft de toepassing ervan nog steken in ‘Veel agenda en weinig actie’, constateert NOAB. 

Dat was voor de organisatie reden om een denktank-sessie te organiseren over zes actuele ontwikkelingen die op administratie- en accountantskantoren afkomen.

Reindert Doorn, die namens Docco de sessie leidde, wilde van die ontwikkelingen weten wat hun potentie is en wat je er in de praktijk mee kunt als administratie- of accountantskantoor. ‘Wij merken bij onze ruim duizend aangesloten kantoren dat er behoefte is aan een vertaling van de ontwikkelingen naar de praktijk. Wij hebben daarop ingesprongen met NOAB Next, dat kantoren vooruithelpt met ontwikkelingen die aan de vooravond staan van hun introductie. Op de agenda staan vaak de dingen die hier en nu spelen. Met name bij kleinere kantoren is de horizon niet langer dan twee jaar. Dan is het goed om de ontwikkelingen onder de loep te nemen die binnenkort realiteit worden.’

NOAB heeft onder de leden gepeild welke ontwikkelingen als belangrijk worden gezien en er daaruit zes geselecteerd: low code, RPA, RGS-based reporting, data analytics, continuous monitoring & assurance en predictive analytics. In de denktank-sessie gingen zeven branchegenoten met elkaar in gesprek over wat deze ontwikkelingen nu betekenen en wat hun praktijkervaringen zijn.

1. Low code: niet voor iedereen, maar grote stappen zijn mogelijk

Low code-applicaties maken het mogelijk te innoveren zonder programmeren, legt Doorn uit. ‘Op een visuele wijze, zonder kennis van programmeren, automatiseer je dagelijkse processen, wissel je slim gegevens uit en bouw je handige invoerschermen op. Zo kun je makkelijk koppelingen leggen tussen pakketten of invoerschermen maken.’

ICT-kennis niet overbodig

De potentie van low code is groot, denkt product manager Adrian Egas van Alfa. ‘Maar de uitdaging bij platforms als Powerapps en Mendix is dat ze toch best wat ICT-kennis vragen als je gegevens wilt koppelen. Los daarvan is het een uitkomst omdat er een schreeuwend tekort is aan programmeurs en als gebruiker kun je met low code zelf bepalen hoe je iets ontwikkelt. Daarvoor ben je dan niet afhankelijk van softwareleveranciers.’

Goede koppelingen essentieel

Martin de Bie, adviseur Innovatie bij 216, is er in de praktijk al mee bezig. ‘Je moet jezelf vooraf wel de vraag stellen of je een bestaand proces wilt verbeteren of dat je een nieuwe weg wilt inslaan. Hoe ga je het implementeren? De mogelijkheden zijn enorm, maar bijvoorbeeld de API-koppeling blijft een uitdaging.’ Daar is Egas het mee eens: ‘Er is bijvoorbeeld data die in twee systemen moet worden geregistreerd. Dat kun je mooi in een app combineren waardoor je eenmalige invoer hebt, maar dat betekent dat je in beide achterliggende pakketten voor goede koppelingen moet zorgen.’

Met low code kun je het beste van beide werelden combineren

Consultant Marijke Stokvis van Full Finance geeft aan dat die koppelingen niet zozeer een ICT-probleem hoeven te zijn: ‘Er zijn partijen die zulke API-koppelingen feilloos kunnen maken. Maar voor de gebruiker zelf blijft het werken met low code een grote uitdaging. Powerapps vereist bijvoorbeeld echt nog wel ICT-kennis.’

Low code maakt enorme stappen mogelijk op het gebied van standaarden.

Nog steeds ver-van-mijn-bedshow

Mitchel Klaassen van Docco beaamt dat: ‘Het blijft nog steeds een feestje van de IT’er bij een accountantskantoor. Maar er zijn wel praktijkvoorbeelden van toepassingen die een accountant zelf kan doen.’ Stokvis: ‘Ik geef les op onze post-hbo-opleiding en daar geven mensen vaak aan dat ze niet veel met ICT hebben. Zij zijn nog bezig met scan & herken en een standaarddashboard. Low code is dan een ver-van-mijn-bedshow. Het is dus wel nodig om uit te leggen dat het praktische voordelen heeft, zoals beter met de klant communiceren.’

Afhankelijkheid leverancier wordt minder

Een ander voordeel is volgens Klaassen dat het vendor-lock-in-effect minder wordt: ‘Je hoeft niet meer te kiezen tussen twee leveranciers, maar je kunt het beste van beide werelden combineren. Geen enkele leverancier levert 100% wat je wilt hebben. Een low code-applicatie kan dat fungeren als smeerolie, of als purschuim om de gaatjes te vullen.’ De Bie geeft aan dat de een goede low code de accountant direct tijdwinst oplevert: ‘Je kunt veel processen optimaliseren. Daardoor is er veel meer tijd om met de klant om de tafel te gaan zitten.’

Winst voor samenstelpraktijk

Arjan Schipperus, managing partner van RS Finance, ziet mogelijkheden in de samenstelpraktijk: ‘Het opmaken van een specificatie is vaak handwerk. Een aantal specificaties zou je best kunnen automatiseren. Een activa-staat zou je bijvoorbeeld automatisch moeten kunnen doorsturen naar je samensteldossier. Veel repeterende handelingen zonder risico kun je automatiseren. Dat zijn vaak momenten van data-uitwisseling tussen twee applicaties. Daar zouden wij het eerste naar kijken met low code.’

Low code leidt tot vervolgvragen

Tim Hoogveld van Hartog Hoogveld heeft ervaring met het automatisch ophalen van de debiteurenlijst. Hij ziet nog wel hobbels bij de toepassing: ‘Wat er nog openstaat, toetsen we aan de materialiteit. Zit het eronder, dan schieten we het door met een opmerking. Daar zijn we een half jaar mee bezig geweest: denk aan twee betalingen voor een factuur, of betalingen die deels in euro en deels in dollars gaan. Werken met low code leidt tot vervolgvragen. Ik denk dat die door een gebruiker moeilijk op te lossen zijn.’

Arjan Schipperus: ‘Veel repeterende handelingen zonder risico kun je automatiseren.’

Schipperus verwacht dan ook niet dat binnen kantoren iedereen zelf gaat programmeren. ‘Ik kan me voorstellen dat er een paar mensen zijn die met low code gaan werken en dat collega’s vervolgens de functionaliteiten gaan gebruiken. Het is te technisch om iedereen ermee te laten ontwikkelen.’

Standaardiseren

Klaassen vindt wel dat low code enorme stappen mogelijk maakt op het gebied van standaarden: ‘Iedereen maakt specificaties en toelichtingen op zijn eigen manier. Met low code kun je dat standaardiseren.’ Ook aan de organisatiekant kan low code iets betekenen, zegt Doorn. ‘Low code maakt dat we makkelijker iets kunnen bereiken. Innovatie kun je nu ook zelf doen. Bijvoorbeeld een oplossing maken voor de kantoorplanning. Dat gebeurt nu nog vaak in Excel.’

Tijdwinst in klantproces

Hoogveld geeft aan dat ook in het klantproces met low code veel tijd gewonnen kan worden. ‘Wij zijn veel tijd kwijt aan het onboarden van klanten. Via low code hebben we nu een schil gemaakt met vragen voor klanten, waarin ze ook documenten kwijt kunnen. Daardoor besparen we veel tijd. En voor de klant wordt het traject overzichtelijk.’

2. Robotic Process Automation: het is er al

Robotisering is de tweede belangrijke ontwikkeling die NOAB-kantoren zien. Maar wat is het eigenlijk? Doorn: ‘Het is een verzamelbegrip. Grofweg gaat het om standaardprocessen automatiseren.’ Stokvis ziet in RPA in feite een praktische invulling van low code. ‘Het ligt in het verlengde ervan. Wij doen er bijvoorbeeld dataverwerking mee. Terwijl jij koffie haalt, verwerkt ‘de robot’ de data. Het personeelstekort zul je er niet mee oplossen, maar je kunt wel een collega maken die werk doet waar niemand zin in heeft en die 24/7 aan de slag kan.’

Egas: ‘RPA heeft al impact, want het wordt al veel gebruikt. Je kunt er een deel van het klantcontact mee automatiseren en nog veel meer.’ Omdat RPA al op veel fronten ingang heeft gevonden, vindt De Bie dat het onderdeel moet zijn van de opleiding. ‘Ook hier heb je namelijk wat ICT-kennis voor nodig. Maar het gaat ook om de kennis van de medewerker van wie de handelingen worden geautomatiseerd.’

Binnen vijf jaar kun je bij een compliance-bot terecht

Niet alleen voor repeterende handelingen

Behalve op repeterende handelingen kan RPA ook op meer complexe onderdelen worden ingezet: ‘Er zit steeds meer intelligentie achter en dat heeft veel potentie. Binnen vijf jaar kan er bijvoorbeeld een compliance-bot actief zijn waar je met vragen terechtkan.’

Uitzonderingen aandachtspunt

Hoogveld is met zijn bedrijf bezig om het op grotere schaal uit te rollen. ‘Maar dan komt de beperkte beheersbaarheid aan het licht. Rol je RPA uit voor 70 mensen, dan komen er veel uitzonderingen naar voren en die moet je kwijt kunnen in de automatisering. Daar moet je veel tijd voor uittrekken.’ Aan de andere kant is schaalgrootte soms nodig om procesautomatisering goed te laten werken, voegt Doorn toe. ‘Maar niet alle uitzonderingen kun je opvangen.’

Laaghangend fruit: data-uitwisseling

Aan de andere kant kun je robotisering ook als hulpje zien in plaats van een manier om complete processen te automatiseren, zegt Stokvis. ‘Ik denk dat het laaghangende fruit vooral zit in de informatieuitwisseling. Vooral als data van A naar B moet, zien wij er veel potentie in. Bijvoorbeeld door een conversierobot in te zetten.’

3. RGS Data reporting

De vertaling van data naar verantwoordingsinformatie is een andere ontwikkeling die op accountants afkomt. Volgens Doorn is de belangstelling bij kantoren groot. ‘Al is een rapportagetool onder de huidige regels nog steeds nodig. Dat neemt niet weg dat gestandaardiseerde dataverwerking zeker mogelijk is.’ Knelpunt daarin is onder meer de vastlegging wat precies onder welke posten valt. Coderen is rapporteren. Je moet dat in een keer goed inregelen.’

In 40 seconden een rapportage

General manager Tom Koning van Cygnus Atratus geeft het voorbeeld van kantinekosten. ‘Aan de voorkant moet je bij het coderen rekening houden met het doel dat de informatie dient. Als dat lukt, dan is het maken van rapportages en aangiften veel sneller te doen. En dan hebben we het nog niet eens over de controle. De potentie van RGS data reporting is enorm.’ Koning noemt een pilot die is uitgevoerd voor een bank. ‘De auditfiles werden door de ondernemers in een programma geladen en vervolgens kwam er in 40 seconden een rapportage uit. Dat is een enorme verandering.’

Tom Koning: ‘De potentie van RGS data reporting is enorm.’

4. Data analytics

Doordat alle data van de klant door software verwerkt wordt en daarom digitaal is opgeslagen, liggen er kansen om daar slimme analyses op los te laten, geeft Doorn aan. ‘Die data kun je zelfs combineren en verrijken met data uit andere bronnen om correlaties te vinden die voorheen op basis van een ‘gut feeling’ werden gelegd. De inzet van tools die slim gebruik maken van data kunnen jou helpen om je dienstenpakket uit te breiden.’

Koning ziet het vak van accountant onder invloed van deze ontwikkelingen zeker verschuiven: ‘We maken geen boekje meer, maar houden bronnen van financiële data bij.’ Dat sluit aan op de beweging die de accountancy maakt naar de rol van dataregisseur, voegt Doorn toe. Die slag moet nu echt worden gemaakt, vindt Stokvis. ‘Veel kantoren hikken er nog tegenaan. Voor de markt heeft RGS enorme voordelen, maar voor we zover zijn… Ik denk dat we moeten proberen met praktische voorbeelden mensen wakker te schudden. Er is nog veel te doen op dit gebied.’

5. Continuous monitoring

De beweging naar dataregisseur heeft alles te maken met het continu in beeld hebben van de financiële situatie van de klant. ‘We moeten weg van één rapportagemoment per jaar’, zegt Koning. ‘Wij zijn daar nu bijna 4,5 jaar mee bezig, maar het is moeilijk om dat geadopteerd te krijgen. Het is belangrijk dat de leiding van kantoren veel aandacht besteedt aan het overtuigen van de organisatie van de waarde ervan. In sommige gevallen werkt het zo goed dat de btw-aangiften enkele dagen na afloop van het kwartaal klaar zijn. Maar dat is lang niet overal zo.’ Een probleem is nog het invullen van de randvoorwaarden, zoals goede RGS-codering en bankkoppelingen. ‘Bovendien moet je mensen hebben weten wat ze moeten doen als de computer gaat piepen.’

Ook bij klanten moet vaak ook een slag worden gemaakt in digitalisering

Advieskansen

Schipperus heeft met RS Finance een werkprogramma gemaakt voor de administratieve afsluiting. ‘Daar zit nog veel handwerk in. We zorgen wel dat de datakwaliteit door het jaar heen goed is. Zo kunnen we de klant tussentijds informeren over wat er in zijn bedrijf gebeurt. Wij kunnen bij opdrachtgevers de maandrapportage garanderen. Ongeacht wisselingen in het team. Dat is echt toegevoegde waarde.’ Een ander voordeel is dat het programma signalen geeft als er uit de data een advieskans naar voren komt. ‘Wordt er een auto aangeschaft, dan gaat er een signaal af: denk aan subsidiemogelijkheden als het om een elektrische auto gaat.’

Koning had een automatische melding ontwikkeld die accountants erop wees tijdig TVL aan te vragen voor hun klantenbestand. ‘Wij zagen dat voor sommige kantoren het algoritme maar voor 15% betrouwbaar bleek. Maar wie er bovenop zat, had binnen 5 minuten een lijstje van wie hij moest bellen.’

Ook de klant moet automatiseren

Deze toepassingen worden in de toekomst essentieel, zegt Hoogveld. ‘Je houdt meer tijd over om advies te geven en voorsprong te nemen op collega’s. Het zorgt voor relevantie.’ Maar dat staat of valt wel met de mate van automatisering bij de klant zelf, reageert Egas. ‘Heeft die een papieren proces, dan wordt het lastig monitoren. Tegelijk is het een kans om je klant erin mee te nemen. Daar moet vaak ook een slag worden gemaakt in digitalisering.’

Adrian Egas: ‘Continuous monitoring is een kans om je klant mee te nemen in digitalisering.’

6. Predictive analytics

De meeste data-analyseoplossingen gaan over inzicht in het verleden. Bij voldoende data kun je ook een voorspellende analyse maken: van een eenvoudige ‘weerpluim’ tot het voorspellen van een faillissementsdatum. De deelnemers zien er veel potentie in, maar het blijft tot nu toe vooral een leerproces. ‘Wij hebben een datawarehouse-oplossing gebouwd’, zegt Schipperus. ‘De uitdaging is je databronnen goed zien te krijgen en te spelen met de data. De resultaten zijn bij vlagen fantastisch, maar in de uitvoering moet je wel veel stappen zetten voor je tot een resultaat komt.’

Volgens Stokvis leert het experimenteren met voorspellende analyses kantoren op een andere manier kijken: ‘Je krijgt inzicht in de grootste klanten van je klant en de ontwikkelingen in zijn branche. Het triggert om op een andere manier het gesprek aan te gaan met je klant.’

Kantoren kijken al voorwaarts

Doorn geeft aan dat accountantskantoren hier en daar al wel serieuzere stappen zetten dan alleen experimenteren. ‘Zeker bij de top 30 zitten kantoren die voorwaarts kijken en met data aan de slag gaan. Die zien de kansen.’ Stokvis geeft aan dat het voor kleinere kantoren ingewikkelder is. ‘Het is een reis die je aangaat, maar je moet wel de datastructuur op orde hebben. Ook dan kost het tijd en het is minder ‘plug & play ‘voor de kleinere kantoren. Het vraagt wat van de mensen.’ Egas stelt dan ook: ‘Het verandermanagement hierover is veel belangrijker dan de techniek.’

De dataregie is de grote toegevoegde waarde van de accountant in de toekomst

Operationele data als basis

Schipperus geeft een voorbeeld van een toepassing: ‘We hebben voor een kinderopvangbedrijf een analyse gemaakt van de uitstroom. Daarmee kun je beter bepalen wanneer je nieuwe klanten moet gaan werven. Dat doen we in een eigen datawarehouse. We laden alles uit Exact en daar doen we analyses op. Daarmee kunnen we aan de hand van operationele data praktische vragen van de klant beantwoorden.’

‘De dataregie is de grote toegevoegde waarde van de accountant in de toekomst’, zegt Koning. ‘Softwareleveranciers kunnen een ruggengraat bieden. Daarnaast worden ERP en tooling gebruikersvriendelijker; die geven accountants de mogelijkheid om bouwstenen te verzamelen en zo de dataregisseur te worden voor de klant.’

‘Het maken van een cashflowprognose is ook bij going concern, dus zonder bijzondere omstandigheden, al best lastig te programmeren’, zegt Schipperus. Maar: ‘We zien nu wel de eerste partijen die op basis van drie of vier jaar data een prognose automatisch kunnen genereren. Dat kan al tot op een paar procent nauwkeurig. Dat willen wij gaan integreren in onze dashboarding.’

Hobbels

Koning besluit met een actueel voorbeeld: ‘Wij hebben vanwege de coronacrisis geprobeerd of we van de afnemers van een klant die met name in de horeca actief is, konden achterhalen in welke sector die actief zijn. Vervolgens hebben we op basis van de sectorverwachtingen van de bank proberen door te rekenen wat dat betekent voor de afnemers. Wij kwamen er toen achter dat de mate waarin de data gekwalificeerd moet zijn nog wel een hobbel vormt voor het betrouwbaar kunnen doen van voorspellingen. Een transportbedrijf was bijvoorbeeld onderdeel van een financiële holding en dat is dan ook de SBI-code. Dus dan haal je niet geautomatiseerd naar boven dat het om een transportonderneming gaat. Aan de andere kant: als we die hobbels weten te nemen, dan zijn we als accountants klaar voor elke vraag die er maar op ons afkomt.’