HR- en salarisadministratie: investeer in pakketkennis

Als u kijkt naar de dienst salarisadministratie op uw eigen website, heeft u het daar nog steeds enkel over het ontzorgen van klanten? Daarmee doet u het vak van HR- en salarisadministratie ernstig tekort.De grotere salarissoftwareleveranciers bieden inmiddels allemaal uitgebreide HR-mogelijkheden. Daarbij willen en kunnen klanten in administratief opzicht steeds meer zelf doen. Die trend heeft zich op boekhoudgebied al jaren geleden ingezet. Nagenoeg elk bedrijf heeft een eigen boekhoudpakket en laat facturen automatisch scannen en herkennen.

Profiteren van andere pakketmogelijkheden

Traditionele accountantskantoren zijn terughoudend om klanten zelf gegevens te laten muteren. Dat is echter nergens voor nodig. Door gebruik te maken van modellen, defaults en sjablonen kan er eigenlijk niet veel mis gaan. Vanzelfsprekend moet uw salarisafdeling nog controleren, maar dat kost veel minder tijd dan alles zelf overtypen.

Groot voordeel is bovendien dat de klant ook kan profiteren van andere pakketmogelijkheden. Deze mogelijkheden kunt u in abonnementvorm aanbieden en de implementatiebegeleiding kunt u als adviesuren verkopen. Voorwaarde is dat u investeert in pakketkennis.

Als uw HR- en salarisafdeling weet wat het salarispakket waarmee ze werken allemaal kan, kunnen zij het optimaal inzetten en klanten adviseren over de extra mogelijkheden die er zijn. Denk aan diverse rapportages, (uitgebreide) HR, urenregistratie en werving & selectie.

Alles in één pakket

Ieder salarispakket heeft tegenwoordig wel eigen HR-mogelijkheden, maar gebruiken werkgevers deze ook? Verlof, beoordelingen, documenten bewaren, vernietigingstermijnen voor documenten; het zijn allemaal onderdelen van het personeelsproces waar alle werkgevers mee te maken hebben. Vaak houden ze dit al heel lang op dezelfde manier bij. Hoeveel makkelijker en sneller is het als dit allemaal in één pakket kan?

Informeer uw klanten

Maar hoe weten werkgevers dat die mogelijkheid er is? Daarvoor zijn ze afhankelijk van jullie. Houd ze daarom op de hoogte, bespreek de opties en leg uit hoe ze met een extra module of inrichting kunnen profiteren van veel meer mogelijkheden die het pakket te bieden heeft. De klanten zullen u dankbaar zijn en u haalt de banden met hen nog eens extra aan. Kleine investering, groot gemak.

Extra mogelijkheden HR- en salarispakket

Denk bijvoorbeeld aan:

• Werknemerinlog (via een app): een werknemer kan zelf inloggen en de loonstroken en jaaropgaves raadplegen. Nooit meer vragen over gegevens die zijn kwijtgeraakt en alles AVG-proof bij de werknemer.
• Verlofregistratie: hiermee kunnen werknemers verlofaanvragen indienen en die door hun leidinggevende laten goedkeuren. Zo houden werknemers altijd actueel inzicht in hun uitstaande verlofsaldo.
• Muteren door de werknemer: als het de werkgever en werknemer bevalt om een eigen inlog te hebben, kan de werknemer ook mutaties en aanvragen gaan indienen. Denk aan verlof, overuren, thuiswerkdagen of het doorgeven van een adreswijziging.
• Werknemersdossier: alles binnen één systeem opgeslagen en 24/7 beschikbaar. Daarnaast zijn er steeds meer systemen die bepaalde documenten zoals een arbeidsovereenkomst of een personeelsreglement beschikbaar kunnen maken voor de werknemers. Ook kunnen eventuele vervaltermijnen vanuit de AVG aangestuurd worden voor al deze documenten.
• Sjablonen voor documenten: salarispakketten bieden steeds vaker de mogelijkheid om documenten de genereren aan de hand van een sjabloon. Denk hierbij aan een arbeidsovereenkomst, salarisbrief, enz. De werknemergegevens worden dan uit het salarispakket gehaald. Dubbel invoeren en typefouten behoren zo tot het verleden. Digitaal ondertekenen kan ook. De ondertekende documenten komen direct in het dossier voor nog meer gemak.
• HR Workflows; Personele processen worden volledig geautomatiseerd. Denk hierbij aan het onboarden van werknemers inclusief de digitale ondertekening van de arbeidsovereenkomst.
• Beoordelingen: de meeste salarispakketten met HR-mogelijkheden hebben ook een beknopte beoordelingsmodule. Zeker voor kleine werkgevers zijn ze ideaal. De cyclus van alle gesprekken kan hierin worden vastgelegd en aangestuurd.

Mogelijkheden grotere bedrijven

De grotere bedrijven kunnen kiezen voor een apart beoordelingssysteem. De mogelijkheden hierin zijn uitgebreider en kunnen dus beter op maat worden gemaakt.

• Verstrekkingen: leg in het salarispakket eenvoudig vast wat er allemaal aan een werknemer is verstrekt. Bij uitdiensttreding of vervanging van verstrekkingen geeft dit snel inzicht voor een werkgever.
• Ziekte: een ziekmelding vastleggen in het salarispakket geeft de mogelijkheid om controle te houden op de Wet Verbetering Poortwachter, maakt overzichten en rapportages mogelijk voor eigen gebruik of voor bijv. de verzuimverzekering.

Koppeling arbodienst of verzuimverzekeraar

Er zijn ook mogelijkheden om het salarispakket te koppelen aan een arbodienst of verzuimverzekeraar. Een ziekmelding hoeft dan maar één keer te worden vastgelegd.

• Rapportages: binnen de salarispakketten zijn er veel overzichten en rapportages mogelijk. Hoe meer er in het systeem wordt bijgehouden, des te completer worden de rapportages. Er zijn salarispakketten die ook een dashboard kunnen verstrekken; met een aantal klikken inzicht in verzuim, verlof, loonkosten enz. Dankzij dergelijke rapportagetools kunnen werkgevers de verschillende modules sneller gaan gebruiken.
• Werknemerbenefits: Steeds vaker geven bedrijven hun medewerkers vaak mogelijkheden voor uitruil van brutoloon. Er zijn pakketten op de markt die dit ook voor de kleinere werkgevers binnen handbereik brengen, met inachtneming van de vrije ruimte binnen de WKR. In sommige salarispakketten is de optie al geïntegreerd. Een dergelijk pakket kan ook los gebruikt worden.

Neem contact op voor meer mogelijkheden

U ziet het: er zijn mogelijkheden genoeg. Salarisadviseurs moeten natuurlijk wel weten waar zij het over hebben. Wij bieden hiervoor verschillende trainingsprogramma’s.

Maar wat soms nog beter werkt is dat één van onze consultants uit naam van uw kantoor en samen met een van uw werknemers naar de klant gaat om nieuwe softwaremogelijkheden te implementeren. Een dergelijke training on the job werkt eigenlijk altijd het best. De werknemer hoeft geen diepwatervrees te hebben en kan terugvallen op ons. Bovendien werken we meteen aan een praktijkcasus. Ook voor vragen die later volgen kan uw medewerker altijd weer terecht bij onze consultant.

En worstelt u als accountantskantoor met de marktpropositie? Wij kennen de markt en kunnen u exact vertellen hoe u de HR- en salarisdienstverlening modulair en tegen concurrerende prijzen in de markt kunt zetten.