‘Met de informatie uit het systeem ben je iedereen altijd een stap voor’

AFAS Accountancy Direct en SB+ is voor administratiekantoor Cijfer Studio een ideale oplossing. ‘Het is dé manier om efficiënt met mijn klanten samen te kunnen werken.’ Na jarenlange ervaring bij diverse accountants- en belastingadvieskantoren heeft Anne-Corinne van Geest in het najaar 2020 de stap gezet naar het zelfstandig ondernemerschap. Zo is Cijfer Studio ontstaan. Haar visie is om digitaal met de klant samen te werken in een geïntegreerde omgeving. Voor haar administratiekantoor zocht ze daarom naar nieuwe software.

‘Ik had behoefte aan een volledig digitale omgeving met een geïntegreerd klantportal’, aldus Van Geest die al jaren naar volle tevredenheid met AFAS werkte. ‘Eigenlijk was dit een van de eerste bedrijven waar ik toen contact mee zocht’, legt ze uit. ‘Ik kreeg te horen dat er hard werd gewerkt aan nieuwe software.’

Cijfer Studio en AFAS SB+

Uiteindelijk kwam Van Geest uit bij Accountancy Direct in combinatie met SB+. Accountancy Direct is een ERP-oplossing voor de automatisering van interne processen en SB+ is een zelfstandig boekhoudprogramma. De extra functionaliteiten die Accountancy Direct biedt zijn met name de portals voor samenwerking met de klant.

De combinatie met SB+ is volgens Van Geest ideaal. ‘Het is dé manier om efficiënt met mijn klanten samen te werken.’ Dat doet ze in een klantportal waarin alle digitale dossiers, zoals de jaarrekening en fiscale aangiftes, worden bewaard. De klant kan inloggen op de portal en daar documenten inzien en downloaden, of delen met bijvoorbeeld zijn bank. ‘De portal is een geïntegreerd systeem en werkt bovendien kostenbesparend. Dat is een grote plus, want daardoor kan er nooit spraakverwarring ontstaan’, aldus Van Geest. Ook onaangename verrassingen zijn er niet, want Cijfer Studio hanteert een tariefstructuur met abonnementen. ‘Ondernemers willen vooraf weten wat hun maandelijkse kosten zijn en niet achteraf worden verrast.’

‘Ze zeggen niet dat hun product perfect is, maar ze benaderen het vanuit de klant en niet vanuit zichzelf. Dat is wat ik zo prettig vind’

Tijdbesparende oplossing

Accountancy Direct is voor haar een tijdbesparende oplossing, zegt Van Geest. ‘Vooral omdat ik met de portal InSite Accountancy in één oogopslag overzicht heb van mijn klanten en hun fiscale aangiften. InSite werkt gebruiksvriendelijk en met behulp van de workflows kun je snel en efficiënt werken. Denk bijvoorbeeld aan de Wwft-procedure rondom klantacceptatie. Met één druk op de knop kun je een uittreksel van de Kamer van Koophandel en een kopie-ID toevoegen. Het op die manier aanmaken van een klant werkt heel fijn omdat je maar één scherm hoeft te gebruiken.’

‘Er komt meer ruimte voor mijn adviesfunctie naar klanten. Dat maakt mijn werk leuker’

Volgens Van Geest krijgt ze heel enthousiaste reacties van klanten als ze met SB+ gaan werken. ‘Vooral de aanwezige dashboards geven de klant direct inzicht in omzet, resultaat, debiteuren en crediteuren. Voor sommige klanten gaat daarmee een heel nieuwe wereld open. Daarnaast kan de klant met één druk op de knop zijn openstaande facturen direct doorzetten naar de bank.’ Klanten kunnen ook zelf verkoopfacturen opstellen in SB+, maar daar wordt nog niet heel veel gebruik van gemaakt, zegt Van Geest. Dat ze enthousiast is over SB+ steekt ze trouwens niet onder stoelen of banken. Op de website van Cijfer Studio heeft ze er zelfs een speciale pagina aan gewijd.

Ruimte voor adviesfunctie

Van Geest noemde al de tijdwinst die ze met Accountancy Direct en SB+ boekt. Daarnaast verandert haar werk van karakter. ‘Met de scan-en-herken software die SB+ biedt worden de facturen nu door het gehele jaar ingeboekt. Op deze manier wordt het werk verdeeld over het jaar en is de druk na afloop van een kwartaal aanzienlijk afgenomen’, aldus Van Geest.

Bovendien constateert ze tevreden dat er meer ruimte komt voor haar adviesfunctie naar klanten. ‘Dat maakt mijn werk leuker, ook omdat ik me proactief naar mijn klanten kan opstellen. Met behulp van de informatie uit het systeem ben je in feite iedereen altijd een stap voor. Achteraf ben je sowieso te laat. Het gaat om inzicht in wat nu speelt in combinatie met vooruitkijken. Zo denk ik actief mee met mijn klanten.’

Van Geest vindt het belangrijk om regelmatig contact te hebben met haar klanten. ‘Even een belletje om je interesse te tonen, horen hoe het gaat, ook privé. Dat is voor mij de manier om een relatie met de klant op te bouwen.’

‘De komende tien jaar kan ik probleemloos vooruit en de digitale werkomgeving helpt me daarbij’

Blij met support

Volgens Van Geest spreekt de filosofie van AFAS haar bijzonder aan. ‘Ze zeggen niet dat hun product perfect is, maar ze benaderen het vanuit de klant en niet vanuit zichzelf. Dat is wat ik zo prettig vind.’ Graag denkt ze ook mee over verdere verbeterpunten voor SB+ en heeft daarover contact met AFAS. ‘Een goed onderbouwd idee kan zomaar naar de productieomgeving gaan en dan heb je best kans dat het over vier weken aanwezig is in de live-omgeving. Dan kunnen andere klanten er ook mee werken.’

Van Geest is blij met de support van AFAS. ‘Uit ervaring weet ik dat het daar bij andere leveranciers nogal eens aan schort. Dat is bij AFAS echt anders. Ze zijn toegankelijk en goed bereikbaar en proberen je binnen een dag te helpen als dat kan.’

De combinatie Accountancy Direct en SB+ past goed bij haar groeiambitie, zegt Van Geest. ‘De komende tien jaar kan ik probleemloos vooruit en de digitale werkomgeving helpt me daarbij. Daardoor kan ik snel schakelen en mijn klanten meerwaarde bieden. Daar zijn ze onwijs blij mee.’