Microsoft 365 is een van de meest gebruikte softwarepakketten ter wereld. De omvangrijke suite bevat een grote hoeveelheid apps die je effectiever laat samenwerken. Van Excel tot Word en van Outlook tot PowerPoint iedereen kan er in meer of mindere mate mee werken. Toch hebben de programma’s veel functies die we niet gebruiken. Handige functies die het leven net even wat makkelijker maken. Speciaal voor accountants hebben we vijf waardevolle tips op een rijtje gezet.
1. Voorkom dat informatie bewust wordt verwijderd
In de financiële wereld is het soms noodzakelijk om belangrijke en gevoelige (persoonlijke) informatie te bewaren. Bijvoorbeeld vanuit juridische overwegingen. De Litigation Hold functie in Microsoft 365 stelt je in staat om onder andere e-mails, Teams-gesprekken en OneDrive-bestanden te bewaren. Deze functie zorgt dat gebruikers de bestanden ook niet stiekem kunnen verwijderen.
2. De handige helpfuncties van Excel
Excel is een prachtig programma, maar soms zie je door de bomen het bos niet meer. Kom je er niet uit dan kun je natuurlijk internet raadplegen, maar wist je dat Excel meerdere handige hulpfuncties heeft. Zo kun je zoeken en suggesties krijgen terwijl je een spreadsheet hebt geopend. Hiervoor gebruik je de zoekbalk bovenin je scherm. Een andere goede optie is de Excel rondleiding. Deze rondleiding ‘Welkom bij Excel’ vind je tussen de standaard sjablonen in het programma. Met deze functie kun je stap voor stap handigheidjes opzoeken, leren en oefenen. De verschillende functies zijn per thema onderverdeeld op de tabbladen onderin je scherm.
3. Bedien een PowerPoint met je smartphone
Als accountant moet je af en toe presentaties geven. Om te voorkomen dat je rechtstreeks met je laptop moet stoeien, kun je eenvoudig je smartphone gebruiken. Download eerst de PowerPoint–app op je smartphone. Vervolgens breng je een draadloze verbinding tot stand of gebruik je een HDMI-adapter. Is je telefoon verbonden dan kun je simpel door de slides van je presentatie manoeuvreren. Daarnaast kun je zaken aanwijzen met een lazerpointer en tegelijk notities bekijken op het scherm van je telefoon. Groot voordeel is dat je hierdoor met je gezicht (en niet met je rug) naar je publiek staat en de zaal in kan kijken.
4. Snel ideeën op papier met de dicteerfunctie
Geen zin om te typen? Geen probleem, je kunt in Word namelijk ook dicteren. Op je pc ga je via start naar spraak en vervolgens kies je dicteren. Het kan nodig zijn om eerst je eigen taal te selecteren. Houd er rekening mee dat je duidelijk en langzaam praat. Leestekens kun je gewoon uitspreken. Voor uitgebreide verslagen is de dicteerfunctie misschien niet de beste tool, maar het is een mooi middel om ideeën op papier te krijgen of notities te maken, die je later verder uit kan werken.
5. Met de voorleesfunctie maak je het jezelf makkelijk
Microsoft 365 heeft een ingebouwde voorleesfunctie. Dus heb je geen tijd of geen zin om een verslag zelf te lezen dan kun je met Tekst naar Spraak het verhaal tot je nemen. De voorleesfunctie is niet alleen beschikbaar voor Worddocumenten, maar kan ook opgeroepen worden in Outlook, PowerPoint en OneNote. Gebruik je de Nederlandse versie van Office dan is de Nederlandse TTS-engine (Text To Speech) geïnstalleerd. De functie is eenvoudig in te stellen in de verschillende programma’s via de werkbalk Snelle toegang.
Veiliger werken met Microsoft 365
Wil je je accountantskantoor beschermen tegen online bedreigingen en ongeautoriseerde toegang en zorgen dat je gegevens alleen toegankelijk zijn voor jouw medewerkers? Het kan met Microsoft 365. Wij hebben een handig overzicht gemaakt en geven je tegelijk aan hoe Asista jouw kantoor daarbij kan ondersteunen. Klik hier of op onderstaande afbeelding om het overzicht te downloaden.
Geef een reactie