Efficiënter werken blijft nog steeds de belangrijkste uitdaging voor de accountancysector. Ruim vijftig procent van de accountants- en boekhoudkantoren geeft aan minder handmatige administratieve handelingen als grootste uitdaging te zien. Daarbij komt ook dat de rol van accountants verschuift van cijfers controleren naar die van begeleiding en advies. Het ‘no hands’-concept van Exact helpt hierbij. Productmanager Roos Timmermans van Exact geeft uitleg en tips voor een maximaal resultaat.
Op dit moment helpt Exact accountants- en administratiekantoren met no hands accounting, met als doel zoveel mogelijk handmatige handelingen tijdens het boekhouden te voorkomen. Stap voor stap voegt Exact daaraan een automatiseringsslag toe: “Met ‘no hands reporting’ streven we naar zo min mogelijk handmatige handelingen tijdens het rapportageproces.” Het principe zelf is weliswaar niet zo nieuw. “Maar”, signaleert Timmermans steeds vaker, “als de ‘basishygiëne’ en regels binnen je boekhouding niet op orde zijn, dan valt er niet zoveel resultaat te behalen met no hands reporting, oftewel een gesloten data driven rapportageproces.”
Een vereiste is dus je boekhouding strak in te richten en te organiseren: “Ik vergelijk het vaak met in een auto rijden. Met no hands reporting hoef je in principe niet meer je handen aan het stuur te houden. Maar dan moeten de benodigde kaders, zoals de belijning en verkeersborden, wel zijn uit te lezen. Anders werkt het niet veilig en betrouwbaar genoeg.”
Sneeuwbaleffect
Alle inspanningen bij Exact zijn er dus op gericht no hands reporting zo goed mogelijk te faciliteren. De manier waarop is belangrijk: “Hoe eerder je gebruikmaakt van standaarden en Business Rules – aan het begin van het voeren van je boekhouding – hoe meer efficiency en kwaliteit je realiseert tijdens de rest van je rapportageproces.” Een sneeuwbaleffect: “Als je met de juiste Business Rules je boekhouding periodiek laat controleren en monitoren met behulp van Smart Closing, dan hoef je aan het einde van het boekjaar niet veel meer te doen. Je kunt dan op basis van standaard templates en cliëntspecifieke teksten gemakkelijk en snel een rapport uitwerken dat voldoet aan de verwachtingen. No hands reporting dus.”
RGS-labels
Of klanten nu Exact Online Boekhouden, Boekhoud Gemak, Yuki of Moneybird gebruiken, het rapportageproces is voor iedere klant gebaseerd op hetzelfde stappenplan en op dezelfde templates: “Rapportages uitwerken gebeurt dus op een schaalbare manier, waarbij je nog steeds oog houdt voor cliënt specifieke aanpassingen.” Iedere cliënt heeft natuurlijk weer andere eisen en verwachtingen. Dus hoe zorg je ervoor dat iedereen een ander rapport krijgt, maar wel met de juistegegevens, toegesneden op wat de cliënt belangrijk vindt? De 80-20-regel van Exact biedt daarin de nodige context: “De 80-20-regel betekent dat 80 procent standaard kan worden afgehandeld zonder handmatige tussenkomst en dat 20 procent nog cliënt specifiek kan óf moet worden gemaakt. Daarbij streven we trouwens liever naar 90-10 in plaats van 80-20. Het is een kwestie van taal en terminologie afstemmen op je doelgroep om elkaar beter te begrijpen.”
“Geautomatiseerde checks laten ook zien of je geld laat liggen” – Roos Timmermans
Veel hangt met elkaar samen, en is daardoor ook te automatiseren met RGS-labels: “Door de grootboekrekeningen van iedere cliënt, ongeacht de gebruikte rekeningnummers, te koppelen aan een en hetzelfde RGS-schema (de labels) kun je snel en overzichtelijk rapportages gestandaardiseerd realiseren. Door op basis van RGS-labels kritische prestatie-indicatoren (KPI) te berekenen, worden cliënten – ongeacht hun verschillende rekeningschema’s – ook makkelijker te vergelijken. Bovendien heb je daarmee ook specifieke data die je weer kunt toepassen om de cliënt nog meer en specifiekere inzichten te verschaffen.”
RGS-labeling, het wordt steeds vaker ingezet door bedrijven om hun rapportages slimmer en efficiënter te maken. Timmermans: “Zeker als je ernaar streeft een complexe consolidatie te automatiseren, dan is het gebruik van een standaard labeling als RGS en slimme rapportageregels noodzakelijk. Dan ligt ‘realtime’ inzicht in de periodieke resultaten van een groep binnen handbereik.”
Geautomatiseerde checks
“No hands accounting gaat niet alleen over fouten voorkomen en je boekhouding automatiseren met geautomatiseerde checks”, benadrukt Timmermans. “Het geeft je ook nog meer de mogelijkheid in een vroeg stadium kansen te zien en daarop te reageren. Denk bijvoorbeeld aan een alert krijgen als een klant bijna aan zijn maximale investeringsaftrek zit. Dat zijn relevante inzichten die je niet achteraf pas wilt horen.”
“Maar het gaat nog veel dieper”, vertelt Timmermans verder: “Je kunt – mits je dus de juiste regels aan de achterkant instelt – inzien of je in aanmerking komt voor bepaalde subsidies. De geautomatiseerde checks zouden er dus niet enkel op moeten zijn gericht óf je iets moet betalen, ze kunnen je ook laten zien of je ergens geld laat liggen.”
De toekomst
“Cliënten worden mondiger en het principe uurtje-factuurtje is niet echt meer van deze tijd”, zegt Timmermans. “Je moet je toegevoegde waarde als accountant of intermediair steeds beter kunnen uitleggen, want met no hands reporting ligt de focus veel meer op je rapportageproces zo goed mogelijk eenmalig inrichten dan op het daadwerkelijke rapporteren zelf.” Timmermans ziet nog veel kansen liggen, vooral op het gebied van data-analyse: “Boekhoud-administratieve systemen zullen vaker patronen gaan herkennen en daarmee zorgen voor meer inzicht. Je benut daardoor meer kansen en het voorkomt ook nog meer problemen.”
Door gebruik te maken van de no-handsmogelijkheden binnen Exact verminder je het aantal handmatige administratieve handelingen en kun je de focus leggen op juist die dingen die aandacht nodig hebben. Hierdoor kun jij jouw rol van begeleiding en advies optimaal vervullen en daarmee jouw waarde voor je cliënten nog groter maken. Meer informatie over het ‘no hands’-concept van Exact vind je op exact.com.
Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het AV-magazine met het thema ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in juni 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2023-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie