Neem bijvoorbeeld de documenthuishouding: met een “versie 1”, “versie 2.a” en “versie 3_def_DEF” – vaak is het een systeem van wanorde waar bar weinig logica in te vinden is. Gelukkig kan dit stukken makkelijker! Hoe? En waarom de sleutel hiervoor niet (alleen) ligt in het automatiseren van processen, maar in het digitaliseren ervan? We leggen het je uit in dit blog!
Digitalisering ≠ processen versnellen
In een aflevering van BusySeasonTalks ging Ernesto Lopez-Vega in gesprek met Martin van den Berg van Countus en Aram Falticeanu van KPMG. Samen bespraken ze hun visie op het onderwerp digitalisering in de accountancy. Een van de opvallendste inzichten? Veel accountants onderschatten de mogelijkheden die digitalisering biedt. Ze kijken voornamelijk naar het versnellen van bestaande processen, terwijl ze vergeten dat het een kans is om je werkwijzen fundamenteel anders (beter!) in te richten.
Ernesto legt uit: “Eigenlijk is het helemaal niet meer nodig om bijvoorbeeld een digitale ‘krabbel’ te zetten. Je kunt namelijk ook een digitaal kenmerk aan een bestand hangen, in plaats van die (hand)tekening. Zo’n nieuw proces is nóg sneller, maar het vergt een grote verandering van de branche – en daar zijn veel accountants nog niet aan toe. Daarom blijft digitalisering op dit moment nog vaak hangen in het nabootsen van oude processen, in plaats van het omarmen van nieuwe werkwijzen.”
Het verschil tussen automatisering en echte digitalisering
In de podcast werd daarom uitgebreid stilgestaan bij het verschil tussen automatisering en digitalisering, een onderscheid dat cruciaal is voor accountantskantoren die willen innoveren. “Automatisering gaat over het efficiënter maken van bestaande processen. Je doet hetzelfde, maar dan sneller en met minder handmatige stappen. Digitalisering daarentegen, omvat een fundamentele heroverweging van je processen en dienstverlening”, verduidelijkt Ernesto.
Hoe dat verschil eruitziet in je documenthuishouding? “Automatiseren betekent in dat geval dat je al je documenten digitaal upload in mapjes, opslaat, kopieert en iedere keer meeneemt als je overstapt op ‘n nieuw systeem. Digitaliseren gaat nog een stap verder: in dat geval vormt je documenthuishouding de kern van je bedrijfsvoering en stel je alle andere systemen daarop af, bijvoorbeeld met behulp van de Document Hub.”
Nieuwe generatie eist verandering
En dat opnieuw uitvinden van bestaande processen is hard nodig, concludeerden Ernesto, Martin en Aram tijdens de podcast. Want… als je nieuw talent wil aantrekken in jouw kantoor, is het nabootsen van oude werkwijzen niet meer genoeg. “Deze nieuwe generatie komt binnen met andere verwachtingen over hoe werk zou moeten verlopen.
Jonge accountants willen niet uren spenderen aan het zoeken naar documenten in verouderde systemen. Ze zijn opgegroeid met intuïtieve apps en verwachten diezelfde gebruiksvriendelijkheid in hun professionele omgeving,” vertelt Ernesto. Kantoren die jonge professionals willen aantrekken én behouden, zullen moeten investeren in werkwijzen die daadwerkelijk aansluiten bij hun verwachtingen.
Een datagedreven praktijk
Wat digitalisering je op lange termijn brengt? “Je kunt het inzetten om een datagedreven werkwijze op te starten”, legt Ernesto uit. “Dat wil zeggen: niet alleen de historische cijfers verwerken, maar ook proactief sturen en adviseren op basis van real-time inzichten.” Maar om dat mogelijk te maken, moet de basis in een kantoor natuurlijk wel op orde zijn. Een van je belangrijkste manieren om dat te regelen voor jouw kantoor? Je raadt ‘t al: door je documenthuishouding op orde te brengen.
Een gefragmenteerde documenthuishouding staat datagedreven werken namelijk in de weg, legt Ernesto uit. “Als informatie verspreid staat over verschillende systemen, is het vrijwel onmogelijk om betekenisvolle inzichten te verwerven. Het centraliseren van documenten en data is de eerste stap naar een praktijk waar inzichten automatisch naar boven komen, in plaats van handmatig verzameld te moeten worden.”
Begin bij je documenten
Alle deelnemers aan de podcast waren het eens: een solide documenthuishouding is de basis voor verdere innovatie in accountancy. Dat is namelijk het centrale punt waarin al je processen samenkomen: heb je dát goed op orde, dan is de rest appeltje-eitje. Nou ja, in ieder geval een stuk eenvoudiger….
Het is geen toeval dat veel digitaliseringsprojecten vastlopen wanneer de documentstructuur niet op orde is. “Het documentbeheer moet geen obstakel zijn, maar een enabler voor verdere digitalisering,” volgens Ernesto. “Als accountant zou je niet bezig moeten zijn met waar een document staat, maar met wat het document je vertelt.”
Een goed opgezette documentstructuur zorgt ervoor dat:
- Informatie direct vindbaar is, zonder zoektochten door verschillende systemen
- Teams effectiever kunnen samenwerken doordat iedereen bij dezelfde informatie kan
- De overstap naar nieuwe software eenvoudiger wordt
- Compliance en beveiliging centraal geregeld zijn
Get started met de Document Hub
Ben jij klaar om de eerste stap richting échte digitalisering te zetten en ben je benieuwd hoe onze Document Hub je hierbij kan helpen? Bekijk dan deze video op onze website. Benieuwd naar het hele gesprek tussen Ernesto, Martin en Aram? Luister dan gratis de hele podcast terug via deze link.
Geef een reactie