Jeffrey Bakker, assistent-accountant bij het kantoor, vertelt over hun transformatie van een systeem dat volledig draaide op een server, naar onze Document Hub in de cloud.
De uitdagingen met Infine
Jarenlang werkte het kantoor met Infine voor hun documentbeheer. Jeffrey vertelt: “Ik vond dat destijds prima werken, het was simpel en makkelijk. Er zaten weinig extra functies bij, dus hoe minder functies je hebt, hoe gebruiksvriendelijker het eigenlijk is.”
Maar het systeem had wel zijn beperkingen. Infine werkte via een desktop-app en had een koppeling met Windows Verkenner. “Dat was foutgevoelig. Want als je in de Verkenner aan het werk was, werd dat niet automatisch verwerkt in Infine. En andersom idem dito. Je moest daar rekening mee houden en zelf die aanpassingen doorvoeren om problemen te voorkomen.”
Tijd voor verandering
Dit jaar besloten de kantoren dat het tijd was om een volgende stap te zetten. Ze hadden namelijk jarenlang gewerkt met systemen op eigen servers, maar dat werd steeds minder praktisch. “Met zes kantoorlocaties en de groeiende behoefte aan flexibel werken was een server-gebaseerde aanpak gewoon niet meer van deze tijd.
Thuiswerken werd steeds belangrijker, maar dat was lastig als je eerst moest inloggen op kantoorservers. Nu willen we zoveel mogelijk dat alles via de cloud bereikbaar is – dat alle programma’s web-based zijn in plaats van apps op de computer.”
Wennen aan de Document Hub
Via hun netwerk kwam het kantoor in contact met Qwoater en ze besloten al snel de overstap te maken op de Document Hub. Maar dat vergde wel enige aanpassing, legt Jeffrey uit. “In het begin ga je natuurlijk vergelijken: dit kon ik wel in Infine, kan ik dat ook in Qwoater? Ik realiseerde me snel dat al die opties er wel zijn, alleen moet ik mijn weg er nog in vinden. Toen dat eenmaal was gelukt, bleek het allemaal enorm makkelijk.”
Centrale documentopslag in de praktijk
“Dankzij de Document Hub hebben we geen gedoe meer met het wachten tot de serververbinding tot stand komt of zorgen of je wel op de juiste locatie bent. Dat scheelt tijd en stappen”, vertelt Jeffrey. Daarnaast is hij fan van de gecentraliseerde aanpak: “Je kunt 6 PDF’s in één keer in de Document Hub slepen. En het handige is dat je daarna ook gelijk toegang hebt via je jaarrekeningensysteem.”
Flexibel en persoonlijk
De functionaliteit die Jeffrey vooral erg fijn vindt? “De flexibiliteit in verschillende weergaves. Je kunt het helemaal naar je eigen stijl aanpassen. Zo heb ik mijn overzicht namelijk heel anders ingedeeld dan een collega, zonder dat we daarmee de structuur volledig overhoophalen of allerlei schaduwprocessen creëren.”
Positieve reacties van collega’s
En de rest van zijn collega’s? Die waren ook snel positief gestemd. “Collega’s die van tevoren aangaven dat ze niet houden van veranderingen, gaven aan dat ze het een fijne werkwijze vonden. Dat was voor mij toch wel een teken dat we de goede weg zijn ingeslagen!”
Gratis uitproberen?
Wil jij ook profiteren van gecentraliseerde documentopslag in de cloud? Test de Document Hub een maand gratis en ervaar zelf hoe een centrale documentopslag in de cloud jouw werkprocessen kan verbeteren.
Geef een reactie