Intercompany-verhoudingen: een onderschat risico voor accountants

In de praktijk worden deze verhoudingen vaak wel uitgevoerd, maar niet of onvoldoende vastgelegd. Kosten worden doorbelast zonder overeenkomst, rekening-courantsaldi lopen op zonder duidelijke afspraken en financieringen worden verstrekt zonder vastgelegde voorwaarden. Zolang alles goed gaat, lijkt dat geen probleem. Bij financiële problemen of een faillissement kunnen de gevolgen echter groot zijn.

Juist accountants hebben vaak als eerste zicht op deze risico’s. Daarom is een goede signalering van groot belang.

Personeelsvennootschappen zijn extra kwetsbaar

De risico’s zijn het grootst bij vennootschappen die vooral kosten maken, terwijl de opbrengsten elders binnen de groep terechtkomen.

Een personeelsvennootschap betaalt bijvoorbeeld salarissen, loonheffingen en pensioenpremies, maar ontvangt haar inkomsten uitsluitend via interne verrekeningen. Hetzelfde geldt vaak voor een shared service centre dat ondersteunende diensten verleent aan andere groepsmaatschappijen.

Wanneer niet duidelijk is vastgelegd welke vennootschap welke kosten draagt en hoe deze worden vergoed, ontstaat onzekerheid over de financiële positie van deze vennootschappen. Dat raakt niet alleen de onderneming zelf, maar ook haar crediteuren.

De les uit de Miss Etam-uitspraak

Het Gerechtshof Amsterdam heeft dit recent benadrukt in de zaak rond de doorstart van retailketen Miss Etam (ECLI:NL:GHAMS:2026:1031).

Het hof oordeelde dat de gekozen concernstructuur inherente risico’s schiep voor de crediteuren van de personeelsvennootschappen. Omdat de personeelskosten bij deze vennootschappen waren ondergebracht, terwijl de inkomsten elders in de groep werden gerealiseerd, ontstond een bijzondere zorgplicht jegens de crediteuren.

Een belangrijk element in de uitspraak was het ontbreken van duidelijke afspraken binnen het concern. Daardoor was niet verzekerd dat de holding de verplichtingen van de personeelsvennootschappen zou blijven ondersteunen. Evenmin was zeker dat de holding zou doorgaan met het voorschieten van nettolonen, hetgeen uiteindelijk ook niet gebeurde.

De uitspraak is hier te raadplegen.

Wat moet worden vastgelegd?

Veel risico’s kunnen worden voorkomen door intercompany-verhoudingen tijdig en zakelijk (“at arm’s length”) vast te leggen. Denk daarbij aan:

· financieringsovereenkomsten;

· rekening-courantovereenkomsten;

· service level agreements (SLA’s);

· kostenallocatie- en doorbelastingsovereenkomsten;

· afspraken over rente, aflossing en zekerheden.

Niet alleen de documentatie is belangrijk; ook de feitelijke uitvoering moet aansluiten bij de gemaakte afspraken.

De signaleringsfunctie van de accountant

Hoewel accountants doorgaans niet verantwoordelijk zijn voor het opstellen van de juridische documentatie, bevinden zij zich vaak in de beste positie om risico’s te signaleren.

Waarschuwingssignalen zijn bijvoorbeeld:

· oplopende rekening-courantsaldi;

· doorbelastingen zonder onderliggende overeenkomst;

· personeelsvennootschappen zonder eigen inkomsten;

· grote interne vorderingen zonder aflossingsafspraken;

· afhankelijkheid van informele financiering binnen de groep.

Wanneer dergelijke situaties worden geconstateerd, is het verstandig bestuurders te wijzen op de noodzaak van een goede vastlegging.

Conclusie

Intercompany-verhoudingen worden regelmatig gezien als een interne administratieve aangelegenheid. De Miss Etam-uitspraak laat zien dat het ontbreken van duidelijke afspraken veel verder kan reiken. In bepaalde omstandigheden kan dit zelfs bijdragen aan bestuurders- of concernaansprakelijkheid.

Voor accountants ligt hier een belangrijke signaleringsrol. Door tijdig aandacht te vragen voor de juridische vastlegging van financieringen, rekening-couranten en kostenallocaties kunnen belangrijke risico’s voor zowel ondernemingen als hun crediteuren worden beperkt.

Derk van Geel is advocaat/partner Insolventie & Herstructurering bij act legal.