Feuilleton Professional in de knel (18): Functiescheiding en vertrouwen

‘Zullen we de belangrijkste bevindingen van onze werkzaamheden doornemen?’ zei Susan tegen Dimitri. Ze was blij dat ze van Els het vertrouwen kreeg om dit soort gesprekken te voeren met de klanten. Dat dit niet een normale gang van zaken was, begreep ze wel van haar mede trainees. Veel trainees werden toch ingezet om vooral zo veel mogelijk jaarrekeningen samen te stellen. De gesprekken en de adviezen werden vooral door de vennoten gedaan. Van sommige trainees hoorde ze dat die nog nooit zelfstandig met een klant hadden gecommuniceerd.

Alles moest via de teamleider of de vennoot. Ze moest er niet aan denken om op een dergelijk kantoor te werken. In die zin werd ze door Els ook als een echte trainee behandeld. Ze mocht meelopen in de controlepraktijk, kleine adviezen uitwerken, zelfstandig naar klanten voor het afsluiten van de administratie en bij een aantal klanten was ze ook al in de lead als het ging om het voeren van het eindgesprek.

‘Een belangrijk aandachtspunt is dat bij OutdoorLimits waar je dit jaar een belang in hebt genomen, de functiescheiding niet optimaal is. Daardoor loop je het risico dat er een winkel in de winkel ontstaat. Want Tim is zowel verantwoordelijk voor het magazijn als voor de aansturing van een tweetal verkopers. Dus loop je het risico dat Tim het op een akkoordje gooit met de verkopers en zo een deel van de inkoop en de omzet buiten ShoeLimits om organiseert en het geld daarvan deels in zijn eigen zakken laat lopen.’ Susan was er trots op dat ze dat toch maar mooi had ontdekt en ze zag dat Dimitri even de tijd nam op haar opmerking op zich in te laten werken.

‘Ik heb alle vertrouwen in Tim. Hij heeft goede ideeën en ik steek mijn handen voor hem in het vuur. Trouwens de marges staan ook niet toe om een extra persoon in dienst te nemen.’

‘Nou, Susan zegt niet dat je een extra persoon in dienst moet nemen ze wijst je op een risico dat er omzet verdwijnt zonder dat je het in de gaten hebt. En het is mooi dat je Tim vertrouwt, maar je zou moeten voorkomen dat Tim in de verleiding komt om er anders mee om te gaan.’ Interrumpeerde Els terwijl ze Dimitri aankeek. ‘Je wilt niet weten hoe vaak mensen die je vertrouwt uiteindelijk toch de mist in gaan op het moment dat ze daarvoor de gelegenheid krijgen.’

Dimitri zuchtte diep. ‘Wat kan ik dan doen?’

‘Je zou eens moeten onderzoeken of je wellicht mogelijkheden hebt in je software om die functiescheiding wel te realiseren. Tegenwoordig is er heel veel mogelijk in de kassa- en verkoopsystemen. Zo houd je toch grip op de zaak zonder dat je een extra personeelslid aan hoeft te nemen.’ Susan had het gesprek weer overgenomen.

‘En natuurlijk willen jullie daar wel bij helpen?’ zie Dimitri lachend. Els fronste haar gezicht. ‘Dat hebben we niet gezegd. Het is denk ik goed dat je eerst zelf nadenkt wat je wilt en kijkt wat er mogelijk is. Wij merken geen dingen op om onze omzet te verhogen. We doen dat vooral omdat we het als onze plicht zien om jou voor mogelijk vervelende zaken met een grote financiële consequentie te behoeden.’

Dimitri vroeg zich af of dat nu echt het geval was. Het viel hem toch op dat Els ieder jaar wel met een aantal zaken op de proppen kwam, die om aandacht vroegen en waar vervolgens het kantoor heel goed in staat was om hem daarbij te helpen. Zeker als het om automatisering ging. Het viel hem nog mee dat ze dit jaar niet waren begonnen over cybersecurity of de AVG. Onderwerpen waar zijn bedrijven mocht hij Els geloven absoluut aandacht aan moest besteden en natuurlijk konden ze hem daarbij dan wel helpen. Maar goed de zorg van Susan klonk wel oprecht, dus misschien moest hij daar dan toch maar eens een keer met Tim over doorspreken.

‘Iets anders, waar ik het nog graag met je over wil hebben is een mogelijke samenwerking met Jan Janssens. Hij is hier verleden week geweest en ik weet eerlijk gezegd niet zo goed wat hij nu wil.’ Els dacht bij zichzelf ik snap werkelijk niet wat die Dimitri in die Jan Janssens ziet. Ze had anderhalf uur met die Jan gesproken maar ze was werkelijk niets wijzer geworden. Bij iedere opmerking die ze had gemaakt, had hij vervolgens het woord genomen en had hij aangegeven dat hij daar ook wel ervaring mee had. Het leek daarnaast wel of hij iedereen kende en als ze hem moest geloven belde zelfs de Minister President hem af en toe op om naar zijn wijze woorden te luisteren.

‘Ja, Jan wil iets met mij beginnen in Kenia. Hij heeft een aantal bloemenwinkels in Nederland en hij wil nu de aanvoerlijn voor rozen verkorten door ze daar direct in te kopen. Een unieke propositie volgens hem. Maar ik heb nog niets concreets op papier gezien. Dus ik kan er ook nog niet zoveel over zeggen. Maar op zichzelf is het verkorten van een logistieke lijn altijd wel een interessante propositie. Cut te middle man. Maar ik heb hem nog niets toegezegd.’

‘Zijn er trouwens nog andere zaken waar we het over moeten hebben? Want ik heb over een half uur een andere afspraak en daar wil ik graag op tijd zijn.’

Els keek naar Susan. ‘Ja, nog een ding. Onze aangiftemedewerker viel het op dat je mee had gedaan aan een crowdfundingproject van ZeroTrust. Hij vroeg zich af waarom je dit vanuit prive had gedaan en niet vanuit de zaak. Als het namelijk misgaat en je krijgt je geld niet terug dan kun je er in je privé aangifte helemaal niets mee.’

Jan Wietsma