Nut en noodzaak van de partnerbeoordeling

Het was op een zondagavond om 23:24 uur dat ik een mail kreeg met als onderwerp: ‘contact voor rammelend partnerteam’. Dit was het begin van een nieuwe opdracht. Veel accountantsorganisaties hebben een paritair beloningssysteem (= de opbrengsten/kosten van het kantoor worden onder de partners in gelijke mate gedeeld). Zolang het crescendo gaat met het kantoor, werkt dit systeem over het algemeen goed. Overvloed deelt gemakkelijker dan armoede.

De laatste jaren, toen het werk niet meer automatisch door de kieren naar binnen kwam, ontstonden er barsten in het paritaire systeem. Als er minder te verdelen valt, gaat iedereen beter opletten en ligt het toch vaak aan de ander. En die moet dan maar opdraaien voor de gevolgen van het slechtere resultaat. Zo ontstaat ‘Rumoer in de Maatschap’. Daarin spelen grote ego’s, wantrouwen en hebzucht een ontwrichtende rol.

Waarom een partnerbeoordeling?

De belangrijkste aanleidingen voor conflicten tussen eigenaren van accountantskantoren zijn disfunctionerende en onderpresterende partners. Zolang er geen partnerbeoordelingssysteem is, valt het niet mee om op een professionele manier elkaar de maat te nemen. Heel lang worden zaken niet benoemd. Of als dit wel gebeurt, vaak niet professioneel. Op enig moment barst de bom dan zo heftig dat alleen nog maar met externe hulp een actie ondernomen kan worden om de schade te beperken. Wat ik ook wel bijzonder vind, is dat in de meeste kantoren de medewerkers wel worden beoordeeld. Waarom de partners dan niet? En in de maatschappij om ons heen wordt zowel in het bedrijfsleven als ook in non-profitorganisaties beoordeeld, vanaf de werkvloer tot en met de raad van commissarissen. Het wordt tijd dat elk zichzelf respecterend accountantskantoor een systeem van partnerbeoordeling gaat invoeren. Dit systeem kan ook helpen bij het ontwikkelen van een maatschappelijk gewenste cultuur die bij een accountantskantoor ‘van nu’ hoort.

Een positieve start partnerbeoordeling

Voordat een kantoor succesvol kan beginnen met een partnerbeoordeling is het belangrijk dat partners eerst twee zaken met elkaar oppakken.

Inzicht in elkaars houding, gedrag en gebruiksaanwijzing

Ga met elkaar aan de slag om inzicht te krijgen in elkaars gedrag, zodat je elkaar beter leert begrijpen en oog krijgt voor de kwaliteiten en zwaktes van jezelf en de ander in het team. Daar zijn vele methodes voor, ik benoem er drie. Een relatief eenvoudige methode is om de drie kernkwaliteiten van een partner in kaart te brengen in relatie tot het team:

• professionaliteit: goed zijn in het vak, wat ook moet blijken uit toetsingen van in- en externe toezichthouders;
• ondernemerschap: bezig zijn met de toekomst, de markt en de ontwikkeling van het kantoor;
• leiderschap: aansturing van de organisatie en de ontwikkeling van mensen (people manager).

De methode waarover de laatste tijd veel is gepubliceerd, is de ‘kleurenanalyse’ (ofwel de DISC-methode), die ook regelmatig in accountantskantoren wordt toegepast. Daarbij wordt uitgegaan van vier mogelijke gedragsstijlen die je houding richting anderen en je dagelijkse gedrag voorspellen. De vier gedragsstijlen zijn: Dominant, Invloed, Stabiel en Consciëntieus. Je scores op deze gedragsstijlen bepalen in hoeverre je extravert/introvert en mensgericht/taakgericht bent. In een ideale situatie is er een mix van de gewenste gedragsstijlen in een partnerteam aanwezig.

De laatste methode die ik benoem, is de Birkman-methode. Dit zelfbeoordelingsinstrument bestaat uit een vragenlijst. Na invulling resulteert dit in een rapport van zo’n 75 pagina’s. Hiermee wordt een helder inzicht gegeven in de sterktes en zwaktes, behoeften, belangstelling en stressgedrag van de invuller. Wanneer de partners de uitkomsten met elkaar delen en bespreken, wordt er helder inzicht verkregen in een ieders gebruiksaanwijzing.

Het maken van een strategisch plan

Ontwikkel een gezamenlijke strategische toekomstambitie (de noodzakelijke verandering). De vragen die daarbij horen zijn: de filosofie van het kantoor; waarom zijn we er? De toekomstambitie; waar willen we over een paar jaar staan? Voor wie doen we het allemaal; wie zijn onze klanten en stakeholders? Wat wordt onze focus voor de korte termijn? Noem drie tot vijf actiepunten. Dan komt ten slotte de vraag hoe een kantoor dit aanpakt qua bemensing, financiën en organisatie, concepten in de markt, producten/ diensten en interne en externe communicatie? Pas wanneer dit allemaal in kaart is gebracht, kan een kantoor aan de slag met de invoering van een partnerbeoordelingssysteem.

Invoering partnerbeoordelingssysteem

Het meest voorkomende systeem kent een jaarlijkse beoordeling die gekoppeld is aan de eindresultaten van een jaar. Een aantal zaken komt jaarlijks voor iedereen terug. Het kan ook gebeuren dat partners worden beoordeeld op het resultaat van specifieke acties en verantwoordelijkheden die een bijdrage moeten leveren aan de ontwikkeling van het kantoor. Dit zijn individuele doelen, gekoppeld aan de individuele talenten van de partners. Uitgangspunten bij een beoordelingssysteem zijn:

• stel niet te veel individuele doelen (max. tussen 3 en 5);
• maak de doelen zo SMART mogelijk;
• vermijd overdetaillering (veel voorkomende valkuil);
• invoering beoordelingssysteem kost tijd; begin niet gelijk met bonussen en gele kaarten, dat werkt vaak verlammend;
• laat de implementatie van het systeem en het voeren van de beoordelingsgesprekken begeleiden door een gezaghebbende externe deskundige.

Wat zijn nu de ingrediënten voor een partnerbeoordeling? In het kader hierboven staat een voorstel, overigens zonder de pretentie dat dit compleet is. Daarbij gelden de criteria 1 t/m 4 als ‘de basis voor beginners’, die kunnen worden uitgebreid met criteria 5 en 6. Deze algemene criteria kunnen worden aangevuld met individuele doelen voor partners. Het is wel weer van belang dat de beoordeling niet alleen in cijfers wordt gegeven, maar wordt aangevuld met kwalitatieve waarnemingen.

En nu aan de slag!

Er is toekomst voor kantoren die tijdig de noodzakelijke aanpassingen doorvoeren. Dat vraagt om een topfit partnerteam waarbij alle talenten optimaal worden benut. Een partnerbeoordelingssysteem houdt iedereen scherp en zo wordt het duidelijk wanneer er een wissel moet worden toegepast.

Drs. S.J. (Hans) Koning, directeur Koning Business Solutions Veranderkracht! en bestuursadviseur, verandercoach, transitiemanager, interim-manager bij accountantsorganisaties.