Hoe realiseert u meer adviesomzet? Organiseer de data op uw kantoor (deel 3)

Het zijn vragen die we regelmatig aan kantooreigenaren of op trainingen stellen: Hoe snel kunt u een overzicht maken van alle klanten met een pensioenvoorziening in eigen beheer inclusief het bedrag dat nu op de balans staat? Of, hoe eenvoudig is het om nu een overzicht maken met de klanten die de afgelopen vijf jaar het hardst gegroeid zijn qua omzet of resultaat? Dit zijn vragen die u zichzelf ook kunt stellen. Het antwoord is meestal dat dit geen eenvoudige klus is. In veel gevallen moet men alle dossiers door om dit vast te stellen. Daarbij maakt het niet zoveel uit of men dit nog uit het papieren of het digitale dossier moet halen.

Stevige klus

Tegelijkertijd kunnen we wel met elkaar vaststellen dat alle data die nodig is om tot analyses of informatie te komen waar we acties mee kunnen opstarten, wel aanwezig zijn. Maar het ontsluiten van die data is voor nagenoeg alle accountantskantoren een stevige klus. En omdat nagenoeg alle beschikbare tijd opgaat aan het samenstellen van jaarrekeningen en het doen van aangiften, is er bij veel kantoren ook niet direct de noodzaak om iets met data te gaan doen. Alle onderzoeken die aangeven dat accountants met al hun data op een goudmijn zitten ten spijt. Natuurlijk wordt er bij het controleren of beoordelen van jaarrekeningen wel gewerkt met de data van de klant om tot een oordeel te komen. En er is het benchmarkproject van de SRA ‘Branche in zicht’. Maar er zijn nog weinig kantoren die data voor hun laten werken en inzetten om tot andere of betere dienstverlening te komen.

Relevant

Dezelfde data is tegelijkertijd in de toekomst noodzakelijk om bij een wetswijziging, een calamiteit of een opportunity snel te kunnen schakelen. Alleen dan blijf je relevant als accountant. Gelijktijdig wil de ondernemer meer en meer ‘just in time’ geadviseerd worden op basis van actuele data. Nu kunnen accountantskantoren nog wel wegkomen met het feit dat men een maand of een kwartaal achterloopt, maar in de toekomst kiest de ondernemer voor die partij die hem het snelst attendeert op kostenbesparingen of omzetkansen. Het is dus van belang dat accountantskantoren werk maken van het organiseren van hun eigen data.

Veel databases

Nu hebben accountantskantoren data in vele databases opgeslagen. Een CRM-database, een database waarin de grootboekmutaties zijn opgeslagen, een database waarin de jaarrekeningdata staat, een database waarin de data die betrekking hebben op het doen van aangifte zijn opgeslagen. Wil je kunnen werken met die data uit de verschillende databases, dan moet je een unieke sleutel hebben, zodat duidelijk is dat je in alle gevallen wel de data van dezelfde klant gebruikt. Anders kun je weinig tot niets met die data. Daarom is ons advies om in alle softwarepakketten die u gebruikt bij de klantgegevens in ieder geval het Kamer van Koophandel nummer van de onderneming op te slaan en/of het RSIN nummer. Dit zijn namelijk unieke nummers. Met het vastleggen van dit unieke nummer zet u een eerste stap om ook iets te kunnen doen met de data die in uw organisatie aanwezig is. Met een goede registratie in uw CRM-systeem, wat koppelingen kent naar al uw andere applicaties, kunt u zorgen voor een goede “data infrastructuur” om gegevens uit verschillende deelsystemen te combineren.

Standaardisatie

Een tweede component die belangrijk is voor het eenvoudig kunnen werken met data is standaardisatie. Ook hier geldt dat accountantskantoren zich het voor zichzelf niet gemakkelijk hebben gemaakt door bij diverse klanten een groot scala aan verschillende grootboekrekeningen te gebruiken. Wil je als kantoor snel iets kunnen met bijvoorbeeld een omzetanalyse van alle klanten zodat je objectief kunt vaststellen wat de snelste groeiers zijn dan werkt het niet mee als omzet bij de ene klant op grootboekrekening nummer 8000, bij een andere op 8100 en weer een andere op 7985 is verantwoord.

SBR en RGS

Nu is de verplichtstelling van SBR een eerste stap op weg naar standaardisatie. Na deze stap zou het gebruikmaken van RGS een volgende stap kunnen zijn. Die overstap heeft ook voordelen voor kantooroverstijgende analyses. En het zou de accountancybranche kunnen helpen bij het verder invulling geven aan het thema vernieuwende kracht. Denk hierbij aan wederzijdse data uitwisseling met het CBS, de Belastingdienst en brancheorganisaties. Hierdoor kan de accountant ook veel sneller inspelen op trends om samen met de ondernemer op zoek te gaan naar de beste oplossingen.
Het “verRGS-en” van de data vraagt echter nog wel een inspanning, maar samenwerking van leveranciers kan helpen dit te realiseren.

Verarmen van data

Tot slot willen we nog stilstaan bij het feit dat accountants vooral druk zijn geweest met het verarmen van data dan met het verrijken van data. Dat is overigens goed te verklaren vanuit het perspectief dat opslag van data duur was en dat ieder extra veld dat moest worden ingevoerd in de administratie weer extra tijd vroeg. Maar vandaag de dag gelden de kosten die samenhangen met het opslaan van data niet meer als argument. Ook kunnen steeds meer administratiepakketten prima extra data uit facturen halen. Dat maakt het weer eenvoudiger om ondernemers inzicht te geven in het energieverbruik, de marges die ze halen op individuele producten en diensten. Dat laatste kan dan weer input zijn voor het optimaliseren van het verdienmodel.

Suggesties data CRM-systeem

Maar ook de gegevens die over klanten worden vastgelegd in bijvoorbeeld een CRM-pakket zijn nu vaak nog beperkt. ‘Als we maar een factuur kunnen sturen’ is een veel gehoord argument om niet teveel tijd te besteden aan de inrichting van het CRM-pakket. Daarom een aantal suggesties over zaken die u in uw CRM-systeem zou kunnen vastleggen om als kantoor meer klant- en doelgericht aan de slag te gaan met data.

• De SBI code
• Het persoonlijkheidsprofiel van de ondernemer
• De startdatum van de onderneming
• Of de onderneming actief is in de Business2Business, Business2Consumer, of internationale markt
• Wat de ondernemer wil bereiken
• Het opleidingsniveau
• Is er sprake van een familiebedrijf of niet
• WWFT registratie en signalering van mogelijk verouderde informatie
• Aansluiting op webservices.nl
• Welke opdrachten voor u voor welke klant uit
• Hoe is de relatie tussen bedrijven en DGA’s etc

Natuurlijk zijn er nog veel meer zaken te bedenken, maar ons advies is: Breng eerst eens goed in kaart welke data je als kantoor zou helpen om de klant verder te helpen. Daarbij is het handig dat u die data ook weer kunt spiegelen met andere onderzoeken die er zijn gedaan. Dat helpt u weer om de juiste klantengroep te benaderen wanneer bepaalde zaken in het nieuws zijn of mogelijk relevant zijn voor een bepaalde groep ondernemers.

Werk maken van data

U zult merken dat wanneer u serieus aan de slag met het organiseren van de data op uw kantoor, u ook gaat ontdekken wat data aan waarde toevoegt in het bedieningsconcept aan uw klanten. Daarbij kan het handig zijn om voor inspiratie een training Advieskansen voor het accountantskantoor op basis van data, of de Zelf aan de slag met de toekomst van het MKB-kantoor te volgen. Misschien wilt u eens ervaren wat u nu echt met data van een klant kunt doen. Dan kan de Mini MBA voor accountants* een goede opstap zijn. Maar misschien stelt u voor uzelf vast dat een cursus Excel voor gevorderden of de Basisprincipes van programmeren u veel verder helpen. Het belangrijkste is dat u werk maakt van data. Want de relevantie van het accountantsberoep zal steeds meer afhangen van de mate waarin u vaardig bent om data te organiseren, te interpreteren en om te zetten in concrete acties.

Henk Aardoom (links op foto) en Jan Wietsma AA (rechts op foto)

*De Mini MBA voor accountants start op 4 april 2018 meer informatie zie: www.fullfinance.nl/opleidingen/bedrijfsadviseur