Een accountantskantoor heeft behoefte aan een gebruiksvriendelijk boekhoudpakket om een goed financieel fundament neer te zetten. Daarom ging Vechtdal Accountants op zoek naar een boekhoudoplossing waarmee zowel een hoge automatisering als realtime inzicht in de administraties mogelijk is. Tijdens die zoektocht kwam het kantoor uit bij Visma | yuki.
Frank Welleweerd, mede-eigenaar van Vechtdal Accountants, was op zoek naar een volledige boekhoudoplossing met realtime inzicht en een hoge mate van automatisering. ‘We willen continu inzicht hebben in de administratie. En dat inzicht wil je de ondernemer ook geven.’ Tevens wil hij zijn klanten gemak bieden bij het aanleveren van de gegevens. ‘Dus digitaal’, zegt hij, ‘door bonnen te uploaden, te mailen of er foto’s van te maken vanuit de mobiele app.’ Zijn medevennoot bij Vechtdal Accountants, belastingadviseur Rob van Lenthe, valt hem bij: ‘Wij willen dat de administratie dagelijks bij is. Dat was in het verleden niet mogelijk en nu met Yuki wel.’
Nieuwe manier van werken
Vechtdal Accountants is opgericht in 2013. Sindsdien hebben ze een mooie groei doorgemaakt en bestaat het team uit 12 enthousiaste medewerkers. Vanaf eind 2014 werkt de organisatie met Yuki. Van Lenthe: ‘We waren op zoek naar een onlineboekhoudoplossing die ons de mogelijkheid gaf goed te bedenken hoe we de stap wilden zetten naar automatisering en realtime inzicht. Wij willen sneller, slimmer en efficiënter werken met een administratie die dagelijks bij is. Yuki sluit perfect aan op die wensen. Met het platform werk je binnen één onlinesysteem; alles is gestroomlijnd en goed geïntegreerd. Dat maakt dat je meer kunt doen in dezelfde tijd doordat je altijd inzicht hebt in je interne processen, wat ook weer resulteert in een hogere winstgevendheid van het kantoor.’
Groei ondanks personeelskrapte
Dat er krapte is op de arbeidsmarkt merken ze ook bij Vechtdal Accountants. Maar dat zorgt niet gelijk voor problemen. ‘Dat komt onder andere door onze hoge mate van automatisering’, legt Welleweerd uit. ‘Met Yuki automatiseren wij onderdelen van ons werk in de samenstelpraktijk. Hierdoor kun je met je huidige personeel zelfs meer werk oppakken. Een extra assistent-accountant vinden is in deze tijd namelijk niet zo gemakkelijk.’ Het accountantskantoor heeft momenteel een automatiseringsgraad van zo‘n 70 procent. ‘Als wij dat percentage niet hadden gehad, dan hadden we veel meer personeel moeten hebben. Dat is in deze krappe arbeidsmarkt niet haalbaar, waardoor we klanten hadden moeten weigeren’, vertelt Van Lenthe. ‘Het hoge aantal transacties dat wij verwerken en het aantal klanten dat wij hebben, is mogelijk door onze investering in goede software. Hierdoor kunnen wij nog steeds groeien.’
Meer werkplezier
De voordelen van automatisering die gepaard gaat met Yuki, sneller en efficiënter werken en beter inzicht in de administratie, hebben ook gunstige gevolgen voor de piekdrukte in de loop van het jaar. ‘Door de doorlopende aanlevering van administraties zie je qua werkspreiding dat je dagelijks kleine stukjes van de boekhouding verwerkt voor een hele groep ondernemers. In feite heb je op 30 juni de boekhouding compleet en kun je de BTW-aangifte op 1 juli al verzenden .‘ Automatiseren draagt ook bij aan het werkplezier binnen het team, merkt Welleweerd. ‘Er zijn heel wat kantoren die veel tijd besteden aan de boekhouding, maar de vraag is of je er een leukere werkweek van krijgt. Naar onze mening is dat niet het geval.’ Welleweerd legt uit: ‘Een klant wordt er niet vrolijk van als er nog vragen zijn over bonnetjes uit 2021. Door het automatiseren van de boekhouding ziet ons team direct als er iets mist en nemen we gelijk contact op met de klant.
Frank Welleweerd: ‘Automatiseren draagt ook bij aan het werkplezier binnen het team’
We geven advies op basis van cijfers en denken mee over de keuzes voor de toekomst. Onze actieve rol maakt het werk afwisselender en persoonlijker en we zijn daarmee een echte sparringpartner van de klant. Dit levert uiteindelijk ook meer werkplezier op.’
Automatiseren omarmen
Vechtdal Accountants ziet en hoort regelmatig dat collega-kantoren automatisering voor zich uitschuiven. Zij raden deze kantoren aan niet te lang meer te wachten. ‘In zijn algemeenheid is automatiseren gewoon de trend. Als je zelf het automatiseren niet omarmt, gaat een ondernemer je dwingen het te omarmen. Dan zit je niet meer zelf achter het stuur en loop je de kans klanten, maar ook personeel, te verliezen. Dat risico wil je niet lopen, lijkt mij’, aldus Welleweerd. Hij is zelf erg enthousiast over Yuki. ‘Yuki laat zien dat je met vergaande automatisering veel tijdwinst kunt behalen. De functionaliteiten die het platform biedt, zoals een factureringsmodule, de mogelijkheid van een betaallijst en een scan-en herkenfunctie voor de facturen, bieden ondernemers veel gemak en realtime inzicht. Als ondernemer weet je hoe belangrijk de boekhouding is, maar je wilt ook graag tijd overhouden voor andere zaken. Met Yuki krijg je een super efficiënte administratie waardoor de ondernemer alleen nog maar bezig hoeft te zijn met de onderneming.’
| Visma | yuki is een softwarebedrijf met vestigingen in Rotterdam, Antwerpen en Barcelona. Met ruim 200 medewerkers is het voorloper op het gebied van het automatiseren van de boekhouding. Yuki is onderdeel van de Visma Connected Experience voor accountants. Met de Connected Experience werken innovatieve Visma-bedrijven samen aan een compleet toekomstbestendig ecosysteem voor de accountancysector. |
Tekst: Richard Jansen
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie