Digitaliseren vormt vaak de start voor vooruitstrevende kantoren om de bedrijfsvoering compleet opnieuw vorm te geven. ‘Het gaat er niet om hoe je het de afgelopen twintig jaar deed, maar hoe je het de komende tien jaar wilt doen.’
Met een paar muisklikken presenteert Tess welke diensten er de komende drie maanden staan gepland voor elke klant van het kantoor, welke collega’s daaraan werken en hoeveel uur: van de IB-aangifte van de MKB-winkelier tot de bedrijfsovername van die snelgroeiende jonge ondernemers. ‘Hiermee is heel precies in te schatten hoeveel capaciteit je nodig hebt voor de verschillende werkzaamheden’, schetst business consultant Arnold Boersma van IT-leverancier Acuity. Algemeen directeur Aart Nijkamp vult aan: ‘En ze maakt direct een nieuwe berekening als er een collega vertrekt of er nieuwe klanten bijkomen. Met Tess gaat je effectiviteit dus met sprongen vooruit, hoe groot de omvang van je kantoor ook is.’
Aart Nijkamp: ‘Je hebt elk moment inzicht in de prestaties van je kantoor en medewerkers’
Gestroomlijnd
Tess is geen secretaresse, assistent of planner. Ze is alle drie tegelijk en misschien nog wel meer, want dit platform voor relatiebeheer en practice management stroomlijnt alle niet-vaktechnische processen: ‘Je nieuwe favoriete collega’, lacht Nijkamp. ‘Want er ligt veel werk en het is lastig om nieuwe medewerkers te krijgen. Daarom is het juist nu belangrijk het werk efficiënter in te richten. Door alle klantgegevens vast te leggen en klantgerichte processen te automatiseren, heb je meer tijd beschikbaar voor klantcontact en advies. En dat wil je het liefst in real time, door samen te kijken waar de ondernemer nu staat en wat nu zinvol is om te doen.’
Uit je hoofd
Meer tijd besteden aan de klant vraagt echter meer dan alleen processen automatiseren. ‘Je kunt pas echt van toegevoegde waarde zijn als je jouw klant goed kent’, vindt Nijkamp. ‘Daarmee bedoel ik: de ene ondernemer stuurt op maximale winst, terwijl de andere ook duurzaamheidsdoelen nastreeft. En een familiebedrijf werkt anders dan een Amerikaans concern.’ Boersma: ‘Veel accountants kennen hun klant wel, maar al die kennis zit in hun hoofd en is niet vastgelegd. Dat gaat goed zolang je het werk zelf doet. Maar steeds vaker werk je in een team of draag je een klantportfolio over.’
Seintje
Dan komt Tess om de hoek kijken. ‘Dit softwareplatform, specifiek ontwikkeld voor de accountancy, is gebouwd op basis van het relatiebeheersysteem Salesforce’, vertelt Boersma. ‘Iedere klant voer je hierin één keer in, dus ook als iemand meerdere bedrijven heeft. Dat geeft in één keer overzicht, ook voor toetsing op de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Bovendien kun je privégegevens invoeren, zoals een partner of eventuele kinderen. Tess geeft vervolgens een seintje op belangrijke momenten om je te ondersteunen bij je adviesrol. Bijvoorbeeld als een kind achttien jaar wordt en de ondernemer belastingvrij een bedrag mag schenken, of als iemand zestig wordt en het tijd wordt na te denken over bedrijfsopvolging.’
Druk op de knop
De volgende stap is in kaart te brengen welke diensten het kantoor precies levert aan de klant. Boersma: ‘Denk aan de jaarrekening samenstellen, fiscale aangiftes of advisering bij overnames. Met één druk op de knop zie je daarna precies hoeveel klanten je hebt voor het opstellen van de jaarrekening of het verzorgen van de BTW-aangiftes. Vervolgens maak je voor elke dienst een project aan. Hier kunnen de juiste teamleden – bij een IB-aangifte bijvoorbeeld de boekhouder en de fiscalist – allemaal zien wat er gebeurt. Ook kun je de klant uitnodigen voor toegang tot het project, bijvoorbeeld om documenten te uploaden. Dat maakt het systeem voor zowel het team als de klant heel gebruiksvriendelijk.’
Arnold Boersma: ‘Veel accountants kennen hun klanten goed, maar leggen die informatie niet vast’
Urenregistratie
Een laatste slag in het optimaal ondersteunen van de organisatie is dat het systeem per project ook meteen de uren registreert. ‘Behalve het al genoemde voordeel dat je inzichtelijk hebt wat er aan werk valt te verwachten en je de capaciteit goed kunt plannen, houdt Tess bij wat elke medewerker aan uren registreert’, vertelt Nijkamp. ‘Aan het eind van het project heb je dus precies in beeld wat er moet worden gefactureerd. Dat scheelt veel gedoe en rompslomp: in plaats van dat een aantal mensen een paar dagen bezig is met de maandelijkse facturatie, ben je nu met een paar klikken klaar.’ Althans: als het systeem goed is ingeregeld. ‘Als je vooruit wilt, moet je niet nadenken over hoe je het de afgelopen twintig jaar hebt gedaan, maar over hoe je de toekomst ziet voor de komende tien jaar’, legt business consultant Arnold Boersma uit. ‘Welke diensten lever je nu? En in welke adviesgebieden wil je groeien? Daarover gaan we vooraf in gesprek zodat het systeem daarbij optimaal kan ondersteunen.’ Algemeen directeur Aart Nijkamp: ‘Tess is als een robuuste fundering: er kan al veel en er is ruimte om later nog uit te breiden. Onze technologie is dan ook bovenal een middel om je organisatie toekomstbestendig in te richten en daarop te sturen.’
| Acuity is een ICT-dienstverlener gespecialiseerd in het creëren van werkomgevingen waarin accountants efficiënter, effectiever en innovatiever kunnen samenwerken met zowel collega’s als klanten. Deze oplossingen zijn op basis van best of breed softwareproducten ontwikkeld. Hierbij staat niet de techniek, maar de mens centraal. De door Acuity aangeboden software is gebruiksvriendelijk, veilig en duurzaam/toekomstbestendig. |
Tekst: Naomi van Esschoten
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie