Het rapporteren op duurzaamheidsdoelen is voor veel ondernemingen nieuw en informatiesystemen zijn er vaak nog niet op ingericht. In deze casestudy vertellen diverse verantwoordelijke functionarissen over hun aanpak. Deel 3: het verhaal van Lefebvre-Sarrut.
Lefebvre Sarrut is Europees leider in kennis over wet- en regelgeving in de fiscale en juridische sector. Diensten die bedrijf aanbiedt, zijn: professionele publicaties, opleidingen en software. Lefebvre Sarrut is in 1999 ontstaan uit een fusie van twee familiebedrijven. Er werken 2.500 medewerkers in acht Europese landen, waarvan meer dan 60% in Frankrijk werkt. De jaaromzet bedraagt circa 535 miljoen euro, 60 procent wordt verdiend in Frankrijk, de rest gelijk verdeeld in Nederland, België, Duitsland, Spanje en een beetje in Italië. Markten waarin het bedrijf werkzaam is, zijn: legal, tax en corporate bedrijven, waarbij de laatste markt hard groeit en veel nieuwe business kansen biedt om op maat gemaakte oplossingen aan te bieden.
Waar het begint
Ons duurzaamheidsverhaal begint bij de oprichters van ons bedrijf die ongeveer 150 jaar geleden al garandeerden dat wetgeving voor iedereen toegankelijk moet zijn. Duurzaam ondernemen zat bij hen in het DNA. We hebben dit in ons missiestatement in 2020 bekrachtigd: activeer kennis voor een eerlijkere, efficiëntere en duurzame samenleving.
We hebben hier vijf verbintenissen bijgevoegd. Deze hebben we vastgesteld samen met onze stakeholders:
1. Toegang tot de wet garanderen
2. Onze klanten voorop houden door innovatie en samenwerking
3. Naleving versterken voor bedrijfsontwikkeling
4. Een inspirerende werkplek zijn voor onze medewerkers
5. Een bijdrage leveren aan een duurzame wereld
Wat nieuw is: duurzaamheid meten
De CSRD is voor ons zeker geen startpunt om opeens duurzaam te gaan ondernemen. We doen dit nu al vele jaren: het garanderen van toegang tot de wet en het helpen van onze klanten om te voldoen is vanaf het begin ons doel geweest. Het meten waar we staan op het gebied van environmental, social & governance (ESG) is wel nieuw. Maar dat is wat de nieuwe wetgeving CSRD ook van ons vraagt. Ergens is het logisch om zaken te gaan meten: als je weet waar je staat, weet je namelijk wat je kunt verbeteren en welke acties prioriteit moeten krijgen om toekomstige doelen te behalen.
Bronzen medaille van EcoVadis
Uit de eerste duurzaamheidsmetingen en een footprint-assessment blijkt officieel dat we al veel doen. Natuurlijk wisten we dat al, maar we konden het niet vergelijken met wat anderen doen en wat er verwacht wordt. Nu is het ook onafhankelijk vastgesteld. Onze inspanningen zijn in februari 2023 beloond met een bronzen medaille door EcoVadis, een erkende en toonaangevende graadmeter voor duurzaamheid binnen bedrijven.
We zitten volgens deze onafhankelijke onderzoekers boven gemiddeld met onze scores qua duurzame inspanningen: groen ondernemen, sociaal ondernemen, oog voor mensenrechten en duurzame aankopen. We hebben zeker nog verbeteringen te doen, maar deze de waardering zien we als belangrijke eerste mijlpaal in onze duurzaamheidsreis.
De invloed van CSRD
CSRD pusht ons om sneller te handelen. We moeten voldoen aan gestandaardiseerde normen. Dit dwingt ons om beter onze data te verbinden. Dat is een enorme opgave. We zullen ons beter moeten organiseren om compliant te zijn. We hebben inmiddels een toegewijd team samengesteld met mensen die graag bijdragen aan deze opgave.
Iedereen in ons bedrijf levert overigens een bijdrage aan de CSRD-opgave. Dit komt vooruit uit ons streven om als marktleider een voorbeeld voor anderen in de markt te zijn. Het is voor ons ook een manier om een nieuwe business te ontdekken. CSRD is voor elke onderneming een hele opgave en wij willen daar als kennisleider onze rol in spelen.
Onze impact
We kijken bij alles wat we doen naar onze impact en reflecteren hierop. Niet alleen vanuit materialistisch oogpunt, maar ook maatschappelijk bezien. Dus wat onze impact is op de omgeving en de samenleving. Zowel in negatieve, als positieve zin. Als legal provider hebben we voornamelijk positieve impact. Onze belangrijkste impact zit hem in de kennis die we delen met onze klanten en met andere organisaties. Hier zit voor ons dan ook de hoogste prioriteit.
We investeren in onze kennis, trainingen en content om te begrijpen waaraan bedrijven moeten voldoen. Vervolgens bedenken we oplossingen waarmee ze direct kunnen voldoen aan de wetgeving. Verder ondersteunen we hen bij de stappen die nog nodig zijn met onze publicaties, trainingen en praktische software die hen helpt data te verzamelen en te rapporteren.
We zijn een kennispartner, maar onze klanten willen vooral praktische oplossingen van ons. En dan niet alleen handleidingen, maar vooral concrete actieplannen en tools die hen helpen bij operationele processen. Onze expertise is het om hen te helpen voldoen aan de wet én te laten groeien.
Kansen en uitdagingen
We zien vooral kansen voor nieuwe business cases. We willen zoals gezegd een wereldwijde CSRD-oplossing in de markt ontwikkelen en zoveel mogelijk bedrijven hiervan voorzien. We hebben dezelfde uitdagingen als onze klanten. We moeten als onderneming onze data gaan verzamelen en aan elkaar gaan koppelen. En we moeten up-to-date blijven voor wat betreft nieuwe richtlijnen. Alles gaat heel snel in de wereld. Er zijn nieuwe standaarden in Amerika en Europa. Aan ons de taak om dit aan onze klanten goed uit te leggen. Dat is wel echt een dagelijkse uitdaging. We moeten het immers sneller doen dan anderen, omdat de wetgeving snel verandert en er ook sancties zijn. Niet alleen van de overheid als je niet compliant bent, maar ook boetes van klanten die met onze informatie werken en hierop moeten kunnen vertrouwen.
Onze CSRD-pijnpunten op een rijtje:
– CSRD pusht ons om sneller te handelen. We moeten voldoen aan gestandaardiseerde normen. Dit dwingt ons om beter onze data te verbinden. Dat is een enorme opgave.
– We moeten als onderneming up-to-date blijven voor wat betreft nieuwe ESG-richtlijnen. Alles gaat heel snel in de wereld. Er zijn nieuwe standaarden in Amerika en Europa. Aan ons de taak om dit aan onze klanten goed uit te leggen. Dat is wel echt een dagelijkse uitdaging. We moeten het immers sneller doen dan anderen, omdat de wetgeving snel verandert en er ook sancties zijn.
– Het kost de organisatie heel veel inspanningen om alle CSRD-verplichtingen het hoofd te kunnen bieden.
– Hoe kun je data met elkaar vergelijken en ermee rekenen als er nog geen Europese standaarden zijn? Als organisatie zijn we maar gestart met meten, data verzamelen, zodat uiteindelijk benchmarken mogelijk wordt.
– Zonder tool is het rapporteren op ESG-doelen uitdagend. We doen dit nu grotendeels handmatig. Wel zijn we bezig zelf een ESG-tool te ontwikkelen, die uiteindelijk onze klanten ook kunnen gebruiken.
– De deadline van 2025 voelt als morgen. Het is fijn dat we al gestart zijn, gisteren was beter geweest. Het is een hele stap voor je organisatie. Je moet je echt goed voorbereiden.
– Gezien onze bedrijfsactiviteiten zijn we bijzonder gevoelig voor problemen door het gebruik van papier.
– We hebben in acht landen vestigingen. Helaas is de data volwassenheid niet gelijk in alle landen. Het gaat hierbij om hóe je data opslaat en welke data binnen de organisatie.
– We moeten werken aan diversiteit, denk aan religie en seksuele voorkeur. Hoe vraag je echter de sociale status van je medewerkers uit om de diversiteit binnen je organisatie in beeld te krijgen? Je kunt niet vragen: ben je gay, transgender, non-binair, moslim of katholiek?
– Hoe meet je diversiteit? EU heeft geen standaard gegeven en dus hebben we in sommige landen een test gehouden om hier data over te verzamelen. Ook hebben we andere bedrijven gevraagd hoe zij dit benchmarken.
– Hoe ontwikkel je constant nieuwe mogelijkheden om je klanten bij te staan met praktische en werkbare oplossingen voor CSRD, als er nog geen standaarden vanuit de EU bekend zijn?
Energie op de werkvloer
Mooi is het om alle energie te zien die het onze organisatie geeft om CSRD-doelen te halen. Iedereen lijkt ook mee te willen werken aan duurzame doelen. Van de CFO en onze president-directeur aan wie ik rechtstreeks rapporteer en die ik wekelijks geld zie investeren in CSRD-gerelateerde zaken tot de vele medewerkers op onze werkvloer. De hele organisatie is betrokken en beweegt mee. We hebben ook al een CSRD-team samengesteld met medewerkers uit alle landen waarin we een vestiging hebben. Een grote uitdaging is het soms voor mij als hoofd CSRD om al deze mensen die een bijdrage leveren direct van een passend antwoord te voorzien. Over de gehele linie is hun enthousiasme een bron van energie.
Iedereen heeft overigens zijn eigen redenen om er energie in te steken. Het zijn zeker niet alleen mensen met persoonlijke interesse voor groen of sociaal ondernemen, het zijn ook business collega’s die kansen zien om kosten voor energie te besparen of collega’s die zien dat nieuw talent super geïnteresseerd is in werken voor een duurzame onderneming. Kortom, op alle fronten zijn mensen in beweging gekomen: van onze directie, partners, topmanagers, stakeholders, medewerkers en zelfs klanten denken al mee. En eerlijk is eerlijk, deze energie hebben we ook nodig om alle CSRD-verplichtingen het hoofd te kunnen bieden.
Wat we al doen
We zijn dagelijks bezig met het ontwikkelen van praktische oplossingen voor bedrijven die met nieuwe wetgeving moeten werken. We zijn begonnen om onze duurzaamheidsinspanningen met experts te bewaken. We ondernemen krachtige en concrete acties die ervoor zorgen dat de ontwikkeling van onze activiteiten niet ten koste gaat van het milieu, de samenleving en governance. We hebben ook zelf een serie indicatoren bepaald die in onze aanvulling op de jaarrekening zijn samengevat. De vijf duurzame zaken die we prioriteit geven en monitoren met key performance indicatoren (KPI’s), zijn:
Stappen die we al hebben gezet op Environmental-vlak:
1. Gezien de aard van onze historische bedrijfsactiviteiten zijn wij bijzonder gevoelig voor problemen door het gebruik van papier. Gezien de milieurisico’s is het de plicht van iedereen binnen ons bedrijf om de gevolgen van ongecontroleerd verbruik te beoordelen. Toch blijft bij de productie van bepaalde boeken of publicaties het gebruik van papier noodzakelijk. We controleren dit verbruik dan ook intensief en proberen het gebruik ervan tot een minimum te beperken.
2. Om onze ecologische voetafdruk te verkleinen, bieden wij diensten aan op digitale platforms en downloadbare boeken en tijdschriften. Ook op het gebied van beroepsopleiding geven wij de voorkeur aan catalogi in digitaal formaat en toegang tot de website en wordt lesmateriaal dubbelzijdig gedrukt en herwerkt om het tot het essentiële te beperken of in gedematerialiseerde vorm aangeboden. Wij hebben ook het duale leeraanbod ontwikkeld om de ecologische impact van onze activiteiten te beperken.
3. Het drukken van onze tijdschriften, boeken en marketingdocumenten vergt jaarlijks 3.760 ton papier, waarvan 78 procent wordt gedrukt op FSC- of PEFC-papier, tegenover 70 procent in 2020 en 51 procent in 2019. (cijfers jaarverslag 2021)
4. Onze groep in Frankrijk lid van Citéo, een door de staat erkende milieuorganisatie. Wij komen de hieraan gekoppelde verplichtingen na en nemen een uitgebreide verantwoordelijkheid als producent. Onze producten zijn hierdoor bruikbaar in de kringloopeconomie van de papierindustrie.
5. Om het milieueffect en de kosten van onverkochte producten te verminderen, maken wij ook gebruik van printing on demand en hebben wij een programma gelanceerd om het gebruik van plastic in onze werken te verminderen.
6. Sinds enkele jaren gebruiken wij elektronische handtekeningen via de oplossing DocuSign, waarmee wij de milieu-impact van onze administratieve activiteiten kunnen beperken.
We proberen onszelf op sociale vlak verder te verbeteren door:
1. Relevante data te verzamelen, rapporteren, een actieplan maken en ons sociaal beleid verbeteren. We hebben binnen onze organisatie een groep bijeengebracht van zogenoemde ‘aanjagers’. Zij gaan zaken meten, registreren en manieren bedenken hoe we van hieruit tot een actieplan kunnen komen, waarbij we de best practices meenemen.
2. Trainingen geven, met name voor managers over bijvoorbeeld: discriminatie, sociale of psychische risico’s, of pesten op de werkvloer. We weten niet hoeveel mensen binnen onze organisatie met al deze zaken te maken hebben of hoe we concreet moeten verbeteren op dit vlak, maar we kunnen wel onze mensen trainen op allerlei fronten om problemen te voorkomen. We hebben uiteraard ook al vertrouwenspersonen en klachtenprocedures als onze medewerkers ergens tegenaanlopen.
3. Content creëren door onze juridische specialisten over alle zaken rondom CSRD. Uiteraard volgen we hiervoor elke stap die de EU op dit vlak zet.
Constant onszelf verbeteren
We proberen onszelf als organisatie constant te verbeteren. We trainen onze mensen over allerlei vraagstukken. Het belangrijkste is dat je in je organisatie uitdraagt wat je beleid is, bijvoorbeeld over ethiek en witwassen en hoe we specifieke zaken in de organisatie hebben geregeld, bijvoorbeeld de diversiteit van het topmanagement.
De grote uitdaging in onze organisatie is om constant nieuwe mogelijkheden te ontwikkelen om onze klanten bij te staan met praktische en werkbare oplossingen, zodat ze zichzelf kunnen blijven ontwikkelen en verder groeien.
Jouw routekaart naar duurzaam ondernemen: de ESG-Impact Bundel. Of je nu een pionier bent in een start-up of de drijvende kracht achter een gevestigde onderneming, duurzaamheid is essentieel. Daarom introduceren wij met trots de ESG Impact Bundel. Download ‘m nu!
Geef een reactie