Wanneer je je als kantoor voorbereidt op een toetsing, ontstaat er meestal onrust. Zijn onze dossiers wel geheel juist, zien we niets over het hoofd bij ons kwaliteitssysteem? Hebben we de Wwft-actualiteiten wel correct geïmplementeerd in onze organisatie? Om dit stresslevel bij kantoren te verlagen, heeft de NBA ‘Toezicht op nieuwe leest’ geïntroduceerd.
Vlak voor een toetsing voert een kantoor vaak nog de nodige aanpassingen door. Twijfel en onzekerheid slaan toe, en er wordt niet zelden nog vaak even snel een beroep gedaan op een externe deskundige. Kortom, de periode vlak voor de toetsing is doorgaans druk en veelal stressvol. De voorbereiding op de toetsing moet namelijk ook nog eens naast de normale werkzaamheden gebeuren, terwijl de meeste kantoren het al zo druk hebben na alle NOW- en TVL-perikelen.
En dan hebben we het over de personeelstekorten en het grote verloop nog niet eens gehad. Mede door bovenstaande punten heeft de NBA gekozen voor ‘Toezicht op nieuwe leest’. Dit is opgenomen in de Verordening op de kwaliteitsbeoordelingen en ingegaan per 1 juli 2023. De grootste aanpassing is het ontwikkelingsgesprek dat aan het einde van het 3e jaar van de cyclus gaat plaatsvinden. Voor de Raad van Toezicht/toetser is het doel van dit gesprek:
- een meer adviserende rol van de teamleider, die ook toetser is in het 6e jaar van de cyclus, waardoor de betrokkenheid van de teamleider/toetser bij de accountantspraktijk vergroot wordt;
- bespreken van actuele ontwikkelingen bij de praktijk en deze terugkoppelen naar de Raad van Toezicht;
- bespreken van het huidige kwaliteitsniveau van de accountantspraktijk;
- inzichtelijk krijgen of de kwaliteit van de accountantspraktijk op voldoende niveau is.
Voor- en nadelen voor de accountantspraktijk
Voordelen voor de accountantspraktijk
Deze relatief beperkte aanpassing heeft voor de accountantspraktijk een aantal voordelen:
- De communicatie en contactmomenten tussen de accountantspraktijk en de (vaste) toetser/Raad van Toezicht worden doeltreffender.
- Al na 3 jaar kan de accountantspraktijk zich een oordeel vormen over de stand van zaken omtrent het kwaliteitsniveau. Er blijft zo nog voldoende tijd over om eventueel noodzakelijke aanpassingen door te voeren.
- De kwaliteitsbepaler voelt meer de verplichting om de kwaliteit van de accountantspraktijk op niveau te houden – en hier niet mee te wachten tot de laatste maanden/weken voor de toetsing. Hiermee wordt een te stressvolle periode voorafgaand aan de toetsing voorkomen.
- De toetser maakt een schriftelijk verslag op, zodat de accountantspraktijk ook weet waar ze zich met name de komende 3 jaar op dient te focussen.
Nadelen voor de accountantspraktijk
Naast het kostenaspect – de kosten van het ontwikkelingsgesprek zijn afhankelijk van de categorie waarin je als kantoor bent ingedeeld en bedragen al gauw tussen de (afgerond) € 700 en € 1.400 – vergt een ontwikkelingsgesprek ook de nodige tijd en energie van de accountantspraktijk.
Inhoud ontwikkelingsgesprek
De duur van het ontwikkelingsgesprek is afhankelijk van het type accountantspraktijk. De NBA geeft aan dat dit gesprek tussen de 2 en 5 uur gaat duren. Tijdens dit gesprek komen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde:
- het huidige kwaliteitsniveau;
- hoe de accountantspraktijk aan haar kwaliteitsniveau werkt;
- welke cultuur wordt nagestreefd (gericht op het bevorderen en verankeren van de kwaliteit);
- wat de ambities van de accountantspraktijk zijn (nastreven van de kwaliteit door te voldoen aan de wet- en regelgeving en te voldoen aan de verwachtingen van anderen, zoals opdrachtgevers, financiers en overheid);
- hoe de structuur van de accountantspraktijk eruitziet.
Voor een kleine accountantspraktijk zal het gesprek dus niet langer gaan duren dan ongeveer 2 uur. In deze tijd zal de toetser zich moeten beperken tot de informatie die de kwaliteitsbepaler aanlevert. Hierbij zal de tijd te kort zijn om het gehele stelsel waarin het kwaliteitssysteem (NVKS) is ingebed door te nemen en dossierreviews uit te voeren. Het gesprek zal beperkt blijven tot de informatie die de kwaliteitsbepaler behoort aan te leveren, zoals de meest recente jaarlijkse evaluatie van het kwaliteitssysteem. Ook de monitoringsvragenlijst zal onderdeel gaan uitmaken van dit gesprek.
Dubbelrol teamleider
Het ontwikkelingsgesprek heeft dus meer de functie van een coachingsgesprek en minder de functie van een toetsingsgesprek. Nu zowel het ontwikkelingsgesprek als de toetsing zelf bij één teamleider (toetser) liggen, kan dit een spanningsveld opleveren. De teamleider is immers coach én toetser. De teamleider zal zich zó moeten opstellen, dat hij geen adviseur wordt van de accountantspraktijk. Wel kan hij verwijzen naar andere mogelijkheden om eventuele tekortkomingen op te heffen, zoals bijvoorbeeld het inschakelen van een externe specialist. De teamleider dient immers te voorkomen dat hij inhoudelijk zal gaan adviseren, om vervolgens in jaar 6 zijn eigen advies te gaan toetsen. Hierdoor kan onbewust de objectiviteit van de toetser in gevaar komen. Een toetser zal namelijk nooit zijn eigen inhoudelijke adviezen in jaar 3 mogen toetsen in jaar 6. Hierdoor kan een vervelende situatie ontstaan, zowel bij de toetser als bij het te toetsen kantoor.
Op tijd beginnen
Een vroegtijdige voorbereiding is belangrijk om een betere invulling te geven aan het ontwikkelingsgesprek. Enerzijds om te voorkomen dat er in jaar 6 van de cyclus opnieuw de nodige stress gaat ontstaan, anderzijds om de voorbereiding op de toetsing over een langere tijd uit te smeren.
- Het is belangrijk om de na te streven de cultuur en kwaliteitsambitie te delen met andere functionarissen en personeelsleden binnen de organisatie. Het uitdragen hiervan hoort namelijk niet alleen thuis bij de kwaliteitsbepaler (en -manager). Ook de andere functionarissen en personeelsleden dienen hier in ieder geval over geïnformeerd te worden. Dit is ook een van de voorwaarden die in de NVKS zijn opgenomen.
- Betrek de personeelsleden ook bij het gehele kwaliteitssysteem. Een uitstekend kwaliteitssysteem dat één keer per jaar gedeeld wordt met de personeelsleden tijdens een vaktechnisch overleg, garandeert niet dat iedereen zich betrokken voelt bij de kwaliteitsambitie en de na te streven cultuur binnen de accountantspraktijk.
Medewerkers betrekken
Participatie van medewerkers gedurende het proces is belangrijk. Medewerkers voelen zich daardoor meer verbonden met hun kantoor. Een betrokken medewerker zal waarschijnlijk ook met eigen inbreng komen op het gebied van het kwaliteitssysteem, inclusief de inhoud van de uit te voeren NVKS-opdrachten. Zeker in tijden van personeelstekorten is het belangrijk dat medewerkers het gevoel hebben en houden dat ze betrokken zijn bij – en verbonden met – hun organisatie en daarmee dus ook bij het kwaliteitssysteem van de accountantspraktijk. Een betrokken medewerker is bovendien een ambassadeur van jouw accountantspraktijk en dat kan nieuwe medewerkers aantrekken.
Aandacht voor kwaliteitssysteem
De vraag is: hoe bereik je die verbondenheid en betrokkenheid van de medewerkers met betrekking tot het kwaliteitssysteem van je accountantspraktijk? Heeft dit geen raakvlakken met het ontwikkelingsgesprek dat de toetser in jaar 3 van de cyclus gaat voeren? Het doel van het ontwikkelingsgesprek is tenslotte ook coaching en begeleiding. Probeer daarom ook periodiek een individueel ontwikkelingsgesprek (lees: een-op-een-coachingsgesprek) te voeren met je medewerkers, waarbij je de volgende vier punten bespreekt:
- Dossierreview
Laat hierbij eens een dossier van een medewerker door een coach doornemen. Dit is dan bij voorkeur een externe coach, die geheel op de hoogte is van de regelgeving NVKS. Laat deze review vooral een coachend en open karakter hebben en voorkom hierbij een formele inspectie van afgeronde opdrachten. - Advies- en verbeterpunten NVKS-kwaliteitssysteem
Probeer de werking van het kwaliteitssysteem beter te integreren binnen de organisatie, waardoor ook het personeel eerder met eventuele advies- en verbeterpunten zal komen ten aanzien van het kwaliteitssysteem. - Verbeterpunten op individueel NVKS-opdrachtniveau
Je medewerkers zullen tijdens een (informeel) coaching gesprek eerder met mogelijke verbeterpunten komen naar aanleiding van de bespreking van een dossierreview. Deze mogelijke verbeterpunten zijn voor de accountantspraktijk een prima uitgangspunt voor een in te plannen intern overleg. - Eigen inbreng
In het algemeen zal een medewerker tijdens een coachingsgesprek eerder geneigd zijn om eigen (verbeter- en advies)punten naar voren te brengen. Met name in de transitie naar risicogericht samenstellen is het belangrijk om medewerkers hierin mee te nemen en hierdoor de individuele ontwikkeling naar een hoger kwaliteitsniveau van werken te bespoedigen. Dit werkt ook positief uit op de doorgroeimogelijkheden van het personeelslid.
Verzamel vervolgens alle verbeter- en adviespunten en rangschik deze in twee categorieën: punten die doorgevoerd moeten worden en punten die intern moeten worden besproken met de medewerkers. Een periodiek (vaktechnisch) overleg waarbij deze punten aan de orde komen is hier een prima mogelijkheid voor.
Meerdere voordelen
Medewerkers zullen zich door deze participatie meer en beter gehoord voelen, wat de verbondenheid en betrokkenheid alleen maar ten goede komt. Het is hierdoor ook mogelijk om onderdelen van het kwaliteitssysteem te verdelen over de medewerkers, zoals onder andere de ontwikkelingen binnen de automatisering, het signaleren van mogelijkheden om efficiënter werken, de ontwikkeling en werking van de kantoorprocedures en -processen, het verbeteren en actualiseren van de gebruikte modellen en werkprogramma’s en het up-to-date houden van het risicobeleid Wwft.
Het ontwikkelingsgesprek dat de NBA nu geïntroduceerd heeft, biedt niet alleen een prima aanvulling op de kwaliteitsbeoordeling vanuit de NBA. Dit gesprek kan ook uitstekend binnen de eigen organisatie worden geïntroduceerd. Binnen het ‘Toezicht op nieuwe leest’ dient een toetser altijd objectief te zijn in zijn beide rollen. Dit in tegenstelling tot een interne coach. Deze kan zowel coach zijn alsmede ook inhoudelijk adviseren, en dit biedt derhalve meer mogelijkheden. Op deze wijze haal je uiteindelijk veel meer uit het gehele toetsingsproces.
Jan Mooren is accountant en verbonden aan Fiscount Assurance B.V. Hij houdt zich met name bezig met compliance, (de voorbereidingen op) toetsingen en evaluaties.
Wil je in staat zijn om mogelijke valkuilen van de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) binnen het kantoor te onderkennen en hierop in te spelen? Volg dan de cursus NVKS: de valkuilen.
Geef een reactie