• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » De do’s en don’ts van digitaal ondertekenen

De do’s en don’ts van digitaal ondertekenen

Accountancy

18 september 2023 door Pinkweb

Pinkweb

De accountant verwerkt bedrijfsgegevens, verzorgt de belastingaangiften, stelt de jaarrekening op en adviseert de ondernemer. De bijbehorende documenten worden voorzien van de digitale handtekening om de betrouwbaarheid te vergroten en te voldoen aan de wetgeving. Als kantoor pak je de grootste winst als de digitale handtekening naadloos integreert met bestaande bedrijfsprocessen. Maar hoe zorg je ervoor dat je de digitale handtekening efficiënt en veilig inzet? In dit blog lees je de do’s en don’ts.

De do’s

  1. Zorg voor de juiste kennis binnen de organisatie

De digitale handtekening speelt een belangrijke rol in het bedrijfsproces van accountantskantoren. Het is daarom belangrijk dat de betrokkenen begrijpen hoe het werkt. De betrokkenen moeten in ieder geval kennis hebben over:

welke drie ondertekeningsniveaus er zijn;
– voor welke documenten de digitale handtekening ingezet moet worden en met welk ondertekeningsniveau;
– hoe je een ondertekeningsproces gemakkelijk en efficiënt maakt, maar ook veiligheid en vertrouwelijkheid garandeert;
– de wet en regelgeving rondom de digitale handtekening;
hoe je de identiteit van de ondertekenaar verifieert.

  1. Richt het ondertekeningsproces efficiënt in

Kantoren die kiezen voor digitaal ondertekenen, doen er verstandig aan om een weloverwogen keuze te maken. De oplossing moet doen wat je wil, veilig zijn en passen binnen je werkwijze. Maar ook kantoren die al gebruikmaken van een ondertekenoplossing, zouden regelmatig moeten controleren of hun ondertekenproces efficiënter kan worden ingericht. Het efficiënt inrichten van het proces zorgt ervoor dat veel werk geautomatiseerd kan worden, waardoor de kans op fouten afneemt. Als medewerkers onnodig handmatig werk moeten doen, zoeken ze vaak naar manieren die sneller zijn. Helaas zijn deze olifantenpaadjes niet altijd veilig. En je maakt het werk voor je medewerkers zo ook gewoon leuker.

PinkWeb heeft als missie om de efficiency op kantoren zoveel mogelijk te vergroten en alle handmatige stappen te automatiseren. Ook het ondertekeningsproces verloopt naadloos via de bestaande online omgeving en leidt zo tot tijdwinst en gemak. Dit zijn de vijf stappen voor een efficiënt ondertekeningsproces met PinkWeb.

Stap 1.

Vanuit verschillende programma’s – zoals een CRM-, boekhoud- of rapportagepakket – wordt een document ter ondertekening aangeboden aan de klant. Dit is mogelijk omdat PinkWeb koppelt met een groot aantal pakketten.

Stap 2.

PinkWeb wijst de stukken automatisch toe aan de tekeningsbevoegde personen binnen een bedrijf. Dankzij de koppeling met het CRM-pakket herkent Pinkweb welke mensen de verschillende documenten mogen ondertekenen. Dat kunnen medewerkers binnen de eigen organisatie zijn dan wel personen bij de klant of relatie.

Stap 3.

De klanten ontvangen per e-mail, in de app en/of via SMS een pushnotificatie dat er in de beveiligde omgeving van PinkWeb een document klaarstaat om te ondertekenen.

Stap 4.

De klant plaatst moeiteloos een digitale handtekening op het juiste niveau, waarna het document in PinkWeb verschijnt in het overzicht van ondertekende documenten.

Stap 5.

Afhankelijk van het soort document wordt dit doorgestuurd naar de belastingdienst, de Kamer van Koophandel of de bank. Bovendien wordt het stuk automatisch op de juiste locatie gearchiveerd in het gebruikte systeem voor dossiervorming.

  1. Verifieer de identiteit van de ondertekenaar

Zorg ervoor dat je de identiteit van de ondertekenaar(s) goed verifieert. Wanneer een document digitaal ondertekend wordt, is het belangrijk om zeker te stellen dat de digitale handtekening afkomstig is van de beoogde persoon. Ook moet je achteraf in staat te zijn om te verifiëren wie deze ondertekenaar daadwerkelijk was. Gelukkig bestaan er diverse verificatiemethoden die de identiteit van de persoon die het document heeft ondertekend op onweerlegbare wijze kunnen bevestigen. De verificatie is afhankelijk van het niveau van ondertekenen. Hoe hoger het niveau, hoe betrouwbaarder het bewijs dat iemand de ondertekenaar is.

De gewone digitale handtekening
Bij de gewone digitale handtekening ligt de identiteit van de ondertekenaar niet vast. De verificatie kan simpel via (enkel) een link in een e-mail of SMS. Het is moeilijk om recht af te dwingen omdat dit ondertekeningsniveau niet voldoet aan artikel 3:15 BW, lid 2 van het burgerlijk wetboek.

De geavanceerde digitale handtekening
Volgens de eIDAS-verordening moet de handtekening op een unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden zijn. De identiteit wordt geverifieerd met minimaal twee-factor authenticatie, zoals een unieke inlogcode of sms authenticatie. Gegevens zoals afzender, document en tijdstip worden vastgelegd, waardoor traceerbaarheid gewaarborgd is.

De gekwalificeerde digitale handtekening
De identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd met behulp van een gekwalificeerd certificaat. Accountants maken gebruik van deze handtekening als ze zijn ingeschreven bij het NBA en beschikken over een persoonsgebonden beroepscertificaat.

Meer over het verifiëren digitale handtekeningen

  1. Zorg voor geautomatiseerde dossiervorming

Zodra een document is ondertekend, zou deze moeten worden gearchiveerd voor een volledige dossiervorming. Zorg ervoor dat dossiervorming wordt geautomatiseerd in het ondertekeningsproces en het ondertekende document voor lange duur beschikbaar is en niet enkel op het ondertekeningsplatform. Door het te automatiseren binnen één centrale omgeving, voorkom je ongeautoriseerde toegang tot de documenten. Goede dossiervorming zorgt ervoor dat accountants altijd in staat zijn om de authenticiteit, integriteit en vertrouwelijkheid van de ondertekende documenten aan te tonen.

De don’ts

  1. Een ondertekeningsoplossing die niet integreert met bestaande processen

Het komt voor dat een ondertekeningsoplossing niet integreert met bestaande systemen en processen van het accountantskantoor. Medewerkers zullen daardoor veel handmatig werk moeten verrichten, zoals:

het document dat ondertekend moet worden, zelf moeten uploaden in de betreffende applicatie;
er moet worden bepaald welke personen moeten ondertekenen;
als het document is ondertekend, moet het document teruggestuurd worden naar de afzender;
het document moet nog op de juiste plek worden opgeslagen.

Veel handmatig werk vergroot de kans op fouten aanzienlijk. Het is niet ondenkbaar dat een document zomaar bij de verkeerde persoon belandt of het ondertekeningsproces vastloopt. Minimaliseer het handmatige werk om meer winst te halen uit de digitale handtekening.

  1. Voorkom onnodige cyberrisico’s

Als accountantskantoor is het van groot belang dat de gedeelde en ondertekende documenten van klanten veilig zijn. Dit vertrouwen van klanten is essentieel. In een tijd waarin cybercriminaliteit toeneemt, is het van belang om extra aandacht te besteden aan het veilig delen van documenten.

Het versturen van persoonsgevoelige informatie via e-mail is ontoelaatbaar, gezien de inherente risico’s. Bovendien is het zelfs niet aan te raden om een document via een link in een e-mail of SMS te laten ondertekenen. Iedereen met de link heeft dan de mogelijkheid om te ondertekenen. Een veel betere aanpak is om documenten te delen en te laten ondertekenen binnen een beveiligde omgeving. Hier wordt een digitale handtekening tot stand gebracht door middel van verschillende beveiligings- en verificatielagen. Het voldoende identificeren van de klant vereist altijd minstens tweefactorauthenticatie.

Daarnaast komt het voor dat vertrouwelijke documenten na ondertekening als bijlagen in e-mails worden verzonden. Dan stuur je vertrouwelijke informatie die eerst beveiligd toegankelijk was, alsnog via een onbeveiligd en gefragmenteerd medium.

Er zijn diverse manieren om digitaal te ondertekenen. Onthoud: minder handmatige stappen betekent minder kans op fouten. Als je bijvoorbeeld e-mailadressen automatisch uit het CRM-systeem haalt in plaats van ze handmatig in te voeren, wordt het risico dat het document verkeerd terechtkomt aanzienlijk kleiner.

  1. Handmatig documenten beheren

Als accountantskantoor is het van belang om documenten op een zo veilig mogelijke manier met klanten te delen. Voorkom dat medewerkers documenten per e-mail delen waarin klanten worden verzocht om te ondertekenen. Ook is het essentieel om ervoor te zorgen dat medewerkers documenten niet handmatig beheren.

Het gebeurt namelijk nog te vaak dat ondertekende documenten verwarrende bestandsnamen krijgen of op onlogische locaties worden opgeslagen. Soms worden er zelfs verschillende versies van een document in een map bewaard zonder duidelijk versiebeheer. Een effectieve oplossing is om de dossiervorming te automatiseren, zodat de documenten efficiënt worden beheerd.

  1. Altijd voor het hoogste ondertekeningsniveau kiezen

Een accountantskantoor hoeft niet elk document op het allerhoogste niveau te ondertekenen. Het gebruik van het hoogste niveau van zekerheid – de gekwalificeerde handtekening – brengt vaak extra kosten met zich mee. Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen de benodigde zekerheid en de kosten of gedoe. Voor minder belangrijke documenten waarbij een lager zekerheidsniveau volstaat, kan een geavanceerde handtekening gebruikt worden. Deze aanpak stelt het accountantskantoor in staat om efficiënter te werken, zonder onnodige kosten, en met meer gemak voor klanten wanneer dat gepast is.

Belangrijke documenten zoals de jaarrekening, moeten altijd ondertekend worden met een gekwalificeerde handtekening om te voldoen aan de wettelijke eisen. Voor de verklaring bij een pdf-versie van de jaarrekening wordt meestal een geavanceerde handtekening gebruikt. Deze biedt goede betrouwbaarheid en traceerbaarheid.

Categorie: Accountancy Tags: digitaal ondertekenen

Tags: digitaal ondertekenen

Gerelateerde artikelen

3 augustus 2023

De 7 voordelen van digitaal ondertekenen

4 juli 2023

Visma neemt ValidSign over

1 oktober 2021

‘Ondertekenwijzer’ helpt bedrijven op weg met digitaal ondertekenen

3 augustus 2021

De digitale handtekening: wat moet je er als accountant over weten?

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

Toezicht op nieuwe leest moet stresslevel kantoren verlagen

Partnercarrousel

Zo verdrievoudig je in twee jaar tijd
Dit moet je weten over de verwerking van deelnemingen in de commerciële jaarrekening
De voordelen van AI voor accountants op een krappe arbeidsmarkt
Koen Scheepers adviseur bij Credion
ICT en Kengetallen 2023 | “Het unieke inzicht biedt kansen”
Maximaal profiteren van Microsoft 365? Zo doe je dat in 6 stappen met Power BI
Hoe bereid je je als accountant voor op een toezichthouder van de WWFT?
ICT en Kengetallen 2023 | “Meer werkplezier én een hoger rendement”

Contentmarketing voor de financiële sector Zorg voor …  

De Belastingdienst start met invorderen: wat zijn de opties?
Zo beheer je documenten op een veilige manier
Deze vijf innovaties worden de komende jaren het belangrijkst voor bedrijven
Teams Bellen biedt Vermetten een veilige en schaalbare bereikbaarheids-oplossing
Toezicht op nieuwe leest moet stresslevel kantoren verlagen
MKB Brandstof en Exact vereenvoudigen administratie met e-facturen
Cloud documentmanagement: voor veilig en efficiënt documentbeheer
Boekencontrole Belastingdienst? Bekijk je rechten en plichten
De duurzame audit: waar moet je op letten als accountant?
HR as a service als toegevoegde waarde voor een accountantskantoor
“Wetgeving rondom duurzaamheid ligt in het verlengde van ons DNA”
“AFAS is een warm bad en wij zijn de badeendjes”
Vijf redenen waarom ieder accountantskantoor servicemanagement zou moeten omarmen | (1) Structuur
Professionals hebben de ‘war for talent’ gewonnen: werkgevers solliciteren bij werknemers
Biometrische gezichtsherkenning: nieuw binnen AuditCase
Effectieve capaciteitsplanning: waarom je achterblijft als je dit negeert 
KING Connect: de ideale samenwerking tussen accountant en klant
Best of Breed vs. Best of Suite: welke wint de strijd in jouw accountantskantoor?
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
De NIS2-richtlijn: de versterking van cyberveiligheid in een digitale wereld, geldt deze ook voor uw klanten?
Lessons learned: AI naar de accountancysector brengen
Nieuwe generatie accountants steeds vaker vrouw
Taxture Global: een frisse wind in Legal & Tax advies
Zo regel je efficiënt een statutenwijziging
Wet verbetering poortwachter? Bekijk deze checklist!
De zorgplicht van een accountant ten aanzien van een derde bij niet-wettelijke taken
Moore DRV verhoogt efficiency met de digitale handtekening
Financieringsuitdaging als accountant? Er is soms meer mogelijk dan je denkt

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Meest gelezen

  • Netto maandsalaris Nederlander met modaal inkomen stijgt in 2024 met 67,42 euro 7.6k weergaven
  • Belastingplan 2024: de fiscale voorstellen op een rij 7.2k weergaven
  • Berisping voor voormalig Accon-topman Delger 4.2k weergaven
  • Flinke kapitaalinjectie voor accountantsgroep PIA 3.5k weergaven
  • Belastingplan 2024: de belangrijkste wijzigingen in de autobelastingen 3k weergaven

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Zelfstandig Assistent Accountant voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Registeraccountant jaarrekening
Jobs in Finance
Accountant
Flynth
Gevorderd assistent accountant audit Zoetermeer
Flynth
Boekhouder
Gelders Genootschap
Ervaren Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Assistent accountant duaal
Flynth
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Werkstudent accountancy audit
Moore MTH
Gevorderd Assistent Accountant (Assurance)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Supervisor Assurance | Amersfoort, Hoofddorp, Ede, Arnhem en Utrecht
CROP
Junior administratief medewerker  – Nieuwegein, 32-40 uur
van Helder
Controleleider – Rotterdam/ Harderwijk
Lentink De Jonge
Accountant/Bookkeeper (Part-Time)
Jobs in Finance
Senior Belastingadviseur
MKBTR
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Accountant bij van der Lely
Jobs in Finance
Externe Accountant
Coney Minds
Relatie beheerder MKB
Moore MTH
Adviseur internationaal
Flynth
Zelfstandig assistent accountant MKB
Moore MTH
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb
KRC Van Elderen
Gevorderd Assistent Accountant
Jobs in Finance
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Controleleider
Moore MTH
Opdrachtleider / Controleleider
Coney Minds
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Externe accountant -‘s-Hertogenbosch
Flynth
Belastingadviseur
Flynth
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Assistent-Accountant controlepraktijk (beginnend)
KRC Van Elderen
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Accountant AA of RA voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Account AA (teamleider)
Flantüa
Manager accountancy & advies – Harderwijk
Lentink De Jonge
Relatiebeheerder- Goes, Gouda, Rotterdam
Visser & Visser
Assistent-Accountant Samenstelpraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Junior manager audit- Utrecht
Flynth
Relatiebeheerder – 32-40 uur p.w | Brielle
WEA Deltaland
Gevorderd assistent accountant • Dordrecht
WEA Deltaland
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Manager Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Ervaren Audit assistent
Jobs in Finance
Fiscalist bij RSM – Utrecht
Jobs in Finance
Junior assistent accountant
Jobs in Finance
Senior Supervisor Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Controleleider audit – Goes
Flynth
Fiscalist bij RSM Utrecht
Jobs in Finance

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen