• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, ICT en kengetallen
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
    • AV-Padeltoernooi
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, ICT en kengetallen
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
    • AV-Padeltoernooi
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
Home » De do’s en don’ts van digitaal ondertekenen

De do’s en don’ts van digitaal ondertekenen

Accountancy

18 september 2023 door Pinkweb

Pinkweb

De accountant verwerkt bedrijfsgegevens, verzorgt de belastingaangiften, stelt de jaarrekening op en adviseert de ondernemer. De bijbehorende documenten worden voorzien van de digitale handtekening om de betrouwbaarheid te vergroten en te voldoen aan de wetgeving. Als kantoor pak je de grootste winst als de digitale handtekening naadloos integreert met bestaande bedrijfsprocessen. Maar hoe zorg je ervoor dat je de digitale handtekening efficiënt en veilig inzet? In dit blog lees je de do’s en don’ts.

De do’s

  1. Zorg voor de juiste kennis binnen de organisatie

De digitale handtekening speelt een belangrijke rol in het bedrijfsproces van accountantskantoren. Het is daarom belangrijk dat de betrokkenen begrijpen hoe het werkt. De betrokkenen moeten in ieder geval kennis hebben over:

welke drie ondertekeningsniveaus er zijn;
– voor welke documenten de digitale handtekening ingezet moet worden en met welk ondertekeningsniveau;
– hoe je een ondertekeningsproces gemakkelijk en efficiënt maakt, maar ook veiligheid en vertrouwelijkheid garandeert;
– de wet en regelgeving rondom de digitale handtekening;
hoe je de identiteit van de ondertekenaar verifieert.

  1. Richt het ondertekeningsproces efficiënt in

Kantoren die kiezen voor digitaal ondertekenen, doen er verstandig aan om een weloverwogen keuze te maken. De oplossing moet doen wat je wil, veilig zijn en passen binnen je werkwijze. Maar ook kantoren die al gebruikmaken van een ondertekenoplossing, zouden regelmatig moeten controleren of hun ondertekenproces efficiënter kan worden ingericht. Het efficiënt inrichten van het proces zorgt ervoor dat veel werk geautomatiseerd kan worden, waardoor de kans op fouten afneemt. Als medewerkers onnodig handmatig werk moeten doen, zoeken ze vaak naar manieren die sneller zijn. Helaas zijn deze olifantenpaadjes niet altijd veilig. En je maakt het werk voor je medewerkers zo ook gewoon leuker.

PinkWeb heeft als missie om de efficiency op kantoren zoveel mogelijk te vergroten en alle handmatige stappen te automatiseren. Ook het ondertekeningsproces verloopt naadloos via de bestaande online omgeving en leidt zo tot tijdwinst en gemak. Dit zijn de vijf stappen voor een efficiënt ondertekeningsproces met PinkWeb.

Stap 1.

Vanuit verschillende programma’s – zoals een CRM-, boekhoud- of rapportagepakket – wordt een document ter ondertekening aangeboden aan de klant. Dit is mogelijk omdat PinkWeb koppelt met een groot aantal pakketten.

Stap 2.

PinkWeb wijst de stukken automatisch toe aan de tekeningsbevoegde personen binnen een bedrijf. Dankzij de koppeling met het CRM-pakket herkent Pinkweb welke mensen de verschillende documenten mogen ondertekenen. Dat kunnen medewerkers binnen de eigen organisatie zijn dan wel personen bij de klant of relatie.

Stap 3.

De klanten ontvangen per e-mail, in de app en/of via SMS een pushnotificatie dat er in de beveiligde omgeving van PinkWeb een document klaarstaat om te ondertekenen.

Stap 4.

De klant plaatst moeiteloos een digitale handtekening op het juiste niveau, waarna het document in PinkWeb verschijnt in het overzicht van ondertekende documenten.

Stap 5.

Afhankelijk van het soort document wordt dit doorgestuurd naar de belastingdienst, de Kamer van Koophandel of de bank. Bovendien wordt het stuk automatisch op de juiste locatie gearchiveerd in het gebruikte systeem voor dossiervorming.

  1. Verifieer de identiteit van de ondertekenaar

Zorg ervoor dat je de identiteit van de ondertekenaar(s) goed verifieert. Wanneer een document digitaal ondertekend wordt, is het belangrijk om zeker te stellen dat de digitale handtekening afkomstig is van de beoogde persoon. Ook moet je achteraf in staat te zijn om te verifiëren wie deze ondertekenaar daadwerkelijk was. Gelukkig bestaan er diverse verificatiemethoden die de identiteit van de persoon die het document heeft ondertekend op onweerlegbare wijze kunnen bevestigen. De verificatie is afhankelijk van het niveau van ondertekenen. Hoe hoger het niveau, hoe betrouwbaarder het bewijs dat iemand de ondertekenaar is.

De gewone digitale handtekening
Bij de gewone digitale handtekening ligt de identiteit van de ondertekenaar niet vast. De verificatie kan simpel via (enkel) een link in een e-mail of SMS. Het is moeilijk om recht af te dwingen omdat dit ondertekeningsniveau niet voldoet aan artikel 3:15 BW, lid 2 van het burgerlijk wetboek.

De geavanceerde digitale handtekening
Volgens de eIDAS-verordening moet de handtekening op een unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden zijn. De identiteit wordt geverifieerd met minimaal twee-factor authenticatie, zoals een unieke inlogcode of sms authenticatie. Gegevens zoals afzender, document en tijdstip worden vastgelegd, waardoor traceerbaarheid gewaarborgd is.

De gekwalificeerde digitale handtekening
De identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd met behulp van een gekwalificeerd certificaat. Accountants maken gebruik van deze handtekening als ze zijn ingeschreven bij het NBA en beschikken over een persoonsgebonden beroepscertificaat.

Meer over het verifiëren digitale handtekeningen

  1. Zorg voor geautomatiseerde dossiervorming

Zodra een document is ondertekend, zou deze moeten worden gearchiveerd voor een volledige dossiervorming. Zorg ervoor dat dossiervorming wordt geautomatiseerd in het ondertekeningsproces en het ondertekende document voor lange duur beschikbaar is en niet enkel op het ondertekeningsplatform. Door het te automatiseren binnen één centrale omgeving, voorkom je ongeautoriseerde toegang tot de documenten. Goede dossiervorming zorgt ervoor dat accountants altijd in staat zijn om de authenticiteit, integriteit en vertrouwelijkheid van de ondertekende documenten aan te tonen.

De don’ts

  1. Een ondertekeningsoplossing die niet integreert met bestaande processen

Het komt voor dat een ondertekeningsoplossing niet integreert met bestaande systemen en processen van het accountantskantoor. Medewerkers zullen daardoor veel handmatig werk moeten verrichten, zoals:

het document dat ondertekend moet worden, zelf moeten uploaden in de betreffende applicatie;
er moet worden bepaald welke personen moeten ondertekenen;
als het document is ondertekend, moet het document teruggestuurd worden naar de afzender;
het document moet nog op de juiste plek worden opgeslagen.

Veel handmatig werk vergroot de kans op fouten aanzienlijk. Het is niet ondenkbaar dat een document zomaar bij de verkeerde persoon belandt of het ondertekeningsproces vastloopt. Minimaliseer het handmatige werk om meer winst te halen uit de digitale handtekening.

  1. Voorkom onnodige cyberrisico’s

Als accountantskantoor is het van groot belang dat de gedeelde en ondertekende documenten van klanten veilig zijn. Dit vertrouwen van klanten is essentieel. In een tijd waarin cybercriminaliteit toeneemt, is het van belang om extra aandacht te besteden aan het veilig delen van documenten.

Het versturen van persoonsgevoelige informatie via e-mail is ontoelaatbaar, gezien de inherente risico’s. Bovendien is het zelfs niet aan te raden om een document via een link in een e-mail of SMS te laten ondertekenen. Iedereen met de link heeft dan de mogelijkheid om te ondertekenen. Een veel betere aanpak is om documenten te delen en te laten ondertekenen binnen een beveiligde omgeving. Hier wordt een digitale handtekening tot stand gebracht door middel van verschillende beveiligings- en verificatielagen. Het voldoende identificeren van de klant vereist altijd minstens tweefactorauthenticatie.

Daarnaast komt het voor dat vertrouwelijke documenten na ondertekening als bijlagen in e-mails worden verzonden. Dan stuur je vertrouwelijke informatie die eerst beveiligd toegankelijk was, alsnog via een onbeveiligd en gefragmenteerd medium.

Er zijn diverse manieren om digitaal te ondertekenen. Onthoud: minder handmatige stappen betekent minder kans op fouten. Als je bijvoorbeeld e-mailadressen automatisch uit het CRM-systeem haalt in plaats van ze handmatig in te voeren, wordt het risico dat het document verkeerd terechtkomt aanzienlijk kleiner.

  1. Handmatig documenten beheren

Als accountantskantoor is het van belang om documenten op een zo veilig mogelijke manier met klanten te delen. Voorkom dat medewerkers documenten per e-mail delen waarin klanten worden verzocht om te ondertekenen. Ook is het essentieel om ervoor te zorgen dat medewerkers documenten niet handmatig beheren.

Het gebeurt namelijk nog te vaak dat ondertekende documenten verwarrende bestandsnamen krijgen of op onlogische locaties worden opgeslagen. Soms worden er zelfs verschillende versies van een document in een map bewaard zonder duidelijk versiebeheer. Een effectieve oplossing is om de dossiervorming te automatiseren, zodat de documenten efficiënt worden beheerd.

  1. Altijd voor het hoogste ondertekeningsniveau kiezen

Een accountantskantoor hoeft niet elk document op het allerhoogste niveau te ondertekenen. Het gebruik van het hoogste niveau van zekerheid – de gekwalificeerde handtekening – brengt vaak extra kosten met zich mee. Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen de benodigde zekerheid en de kosten of gedoe. Voor minder belangrijke documenten waarbij een lager zekerheidsniveau volstaat, kan een geavanceerde handtekening gebruikt worden. Deze aanpak stelt het accountantskantoor in staat om efficiënter te werken, zonder onnodige kosten, en met meer gemak voor klanten wanneer dat gepast is.

Belangrijke documenten zoals de jaarrekening, moeten altijd ondertekend worden met een gekwalificeerde handtekening om te voldoen aan de wettelijke eisen. Voor de verklaring bij een pdf-versie van de jaarrekening wordt meestal een geavanceerde handtekening gebruikt. Deze biedt goede betrouwbaarheid en traceerbaarheid.

Categorie: Accountancy Tags: digitaal ondertekenen

Tags: digitaal ondertekenen

Gerelateerde artikelen

25 maart 2024

Samenwerking AdminPulse en PKIsigning:  integratie voor efficiënt digitaal ondertekenen

23 januari 2024

PKIsigning introduceert nieuw platform voor digitaal ondertekenen

19 december 2023

Veilig digitaal documenten ondertekenen en beheren

16 november 2023

Acuity, Hix en Like-IT maken samen het werkproces van accountants eenvoudiger 

Geef een reactie Reactie annuleren

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

Hoe welkom is een private equity-partij bij jouw kantoor?

Partnercarrousel

“Zó geven we AI een eerlijke kans”
“We zetten vol in op ‘autonoom’ boekhouden”
AFAS Software maakt in 2025 overstap naar volledig elektrisch wagenpark  
Hebben jouw klanten over vijf jaar nog een boekhouder nodig?
Durf vooruit te denken
Wat betekent e-facturatie voor accountants- en administratiekantoren? 
De accountant ontzorgen: samenwerken aan het totale administratieproces
Proactief optimaliseren komt voor adviseren
Adviessoftware als geheime wapen bij AXP
De drie beste declaratieapps voor je zakelijke uitgaven in 2025
Uiteindelijk belanghebbende Wwft: wat je moet weten over de UBO-verplichtingen
Koppel Zenvoices nu met Microsoft Dynamics 365 Business Central
Toenemende stress bij Amerikaanse Nederlanders – en de accountant als rustpunt
“Het primaire werk van een accountant verandert onomkeerbaar”
Zo geef je goed advies over aangiften van erf-en schenkbelasting
Zo zorg je voor een goede integratie van remoteteams
De evolutie van KYC/KYB: wat accountants in 2025 moeten weten
Sleutelrol accountant bij meldingsplicht transacties 
Hoe kies je de beste urenregistratie-software voor jouw accountantskantoor?
Accountants en bedrijfswaardering: je bent een onmisbare schakel
XLReporting breidt uit naar grootzakelijke markt
Hoeveel overuren zijn eigenlijk normaal in de accountancy?
Debt advisory: De sleutel tot succesvolle groeistrategieën 
“Onderzoek: elke maand €500 extra declarabiliteit per medewerker”
Boekhoudlandschap sterk gefragmenteerd, softwarekampioen ontbreekt (nog) in Europa
Procesoptimalisatie voor schaalbare groei
Fraude met vervalste handtekening, grote gevolgen
Zeven handige tips voor accountants in Microsoft Teams 
Hoe speel je in op de kritische klant van 2025?
Visionplanner breidt software uit met AI, betere consolidatie en zorgfunctionaliteit
Wat betekent het einde van het Logius Portaal voor het deponeren van je jaarrekening? 
Vijf veelgemaakte fouten bij het uitvragen van klantdata (en hoe je ze voorkomt)
De mens is “nooit” de oorzaak van een datalek 
Fusies en overnames in de accountancysector: wat betekent dit voor jou als accountant?
Zo maakt Joanknecht gebruik van SharePoint als DMS
“Handmatig bonnetjes invoeren voelt straks net zo achterhaald als faxen”
Bjorn Lunden lanceert Lundify 
Documentbeheer: het verwaarloosde fundament van accountancykantoren
Technologie combinerenmet businesskennis
We helpen kantoren met AI hun nieuwe rol te pakken
Van loonstrook naar HR-partner: kengetallen die er wél toe doen
Meer tijd voor medewerkers door digitalisering dankzij HR workflows
Klanten soepel bedienen met AFAS SB
Hoe financier je werkkapitaal voor een onderneming?
Meer financiële ruimte? De energiebon als slimme oplossing
Het ‘zo-goed-als-zeker’-criterium van de Hoge Raad
Bouw een sterk accountancyteam en stimuleer teamontwikkeling
Proactief advies begint met actuele data
Loonontwikkelingen in 2024: zowel kansen als bedreigingen voor ondernemers
Werkgeverslasten berekenen: vijf vragen beantwoord     
We werken aan een grote efficiencyslag voor de accountant
Een netwerk vol kennisen ervaring
AV-Top 50 | Gratis opleiding belangrijk wapen in strijd tegen personeelstekort
Deelnemingen in de jaarrekening op fiscale waarderingsgrondslagen
Inhuur van VOF (vennoten) te beschouwen als zzp’ers of werknemers?
Waarom kennis van arbeidsrecht belangrijk is voor adviseurs

Vacatures

Agro Accountant
Schipper Accountants
Gevorderd assistent Accountant – Controlepraktijk
PIA Group
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
Senior Assistent Audit
Confirm Audit & Assurance
Beginnend assistent accountant Audit
BonsenReuling
Assistent Accountant
Schipper Accountants
Teamleider Accountancy  – Dronten
aaff
Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit) Gouda
WEA Gouda
Zelfstandig Assistent Accountant Samenstel
Steens & Partners Accountants en Adviseurs
Adviseur Agro
Schipper Accountants
Beginnend Assistent Accountant Audit & Assurance
PIA Group
Beginnend assistent accountant – Elst
BonsenReuling
Assistent Accountant gevorderd AA Zwijndrecht
PIA
Adviseur accountancy Agri & Food – Zwolle
aaff
Beginnend assistent accountant – Lichtenvoorde
BonsenReuling
Adviseur Accountancy Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Beginnend assistent accountant Audit (met 1 jaar ervaring)
BonsenReuling
Senior Assistent Accountant
Schipper Accountants
Junior Adviseur mkb
KRC van Elderen
Assistent accountant Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Zelfstandig Assistent Accountant
Hendriksen
Vacature Relatiebeheerder Barchem
Westerveld en Vossers
Accountant met partnerambitie
Schipper Accountants
Vacature Assistent accountant Barchem
Westerveld en Vossers
Gevorderd Assistent Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Zelfstandig Assistent Accountant Samenstelpraktijk
PIA Group
Assistent accountant mkb- Zelhem
aaff
Accountant RA
PIA Group
Controleleider
PIA Group
Gevorderd assistent accountant Audit
BonsenReuling
Adviseur Vakspecialist Accountancy
Schipper Accountants
Accountant mkb- Gorinchem
aaff
Relatiebeheerder  
Scab
zelfstandig assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Ervaren Assistent Accountant- Gouda
WEA
Accountant Agri & Food- Gorinchem
aaff
Finance & Business Development Analyst
PIA Group
Teamleider Accountancy – Arnhem
aaff
Financieel administratief medewerker
Scab
Controleleider / Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Accountant AA
Hendriksen Accountants en Adviseurs
Gevorderd Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Kaap Hoorn
Finance Consultant
a.s Works
Adviseur mkb / Accountant
KRC Van Elderen
Adviseur accountancy Agri & Food – Hoogeveen
aaff
Teamleider Accountancy – Culemborg
aaff
Abonneer nieuwsbrief AV

Meest gelezen

  • Waarom goede medewerkers vertrekken (en het bijna nooit aan het salaris ligt) 11.2k weergaven

  • Levert vlucht naar BV door hoger forfait box 3 wel wat op? 6.3k weergaven

  • Wet tegenbewijsregeling box 3 aangenomen door Eerste Kamer 4.5k weergaven

  • LinkedIn-felicitaties schending van relatiebeding door ex-werknemer 3.8k weergaven

  • Werknemer voelt zich onder druk gezet door app van boekhouder 3.6k weergaven

Vraag en aanbod

Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit Twente
Administratiekantoor ter overname gezocht
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in Overijssel met sectorspecialisatie
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in de regio Doetinchem
Administratiekantoor regio Hendrik Ido Ambacht ter overname gezocht
Ter overname gezocht: accountants- of administratiekantoor regio Rotterdam
Samenwerking gezocht/aangeboden door audit-onlykantoor
Ter overname gezocht: administratiekantoren in heel Nederland
Samenwerking aangeboden voor wettelijke controles
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor regio Den Haag gezocht
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Rotterdam gezocht
Ter overname aangeboden: Accountantskantoor in de kop van Noord-Holland
Ter overname/aansluiting gezocht: accountants-, belastingadvies- en administratiekantoor in de regio Kennemerland
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor in medische sector
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit de regio Eindhoven
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Zeewolde gezocht
Mbi-kandidaten en/of accountantskantoor gezocht in Zeeland
Ter overname of fusie gezocht: accountants- of belastingadvieskantoor Noordoost-Brabant

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen