Er wordt onjuist of geen gebruik gemaakt van metadata en de mappenstructuur is niet goed ingericht. Het resultaat? Het is voor medewerkers ontzettend lastig om documenten te vinden en de klantdossiers zijn niet gestructureerd. In dit blog lees jij 5 praktische tips die je kan doorvoeren om meer uit SharePoint te halen.
Tip 1. Metadata toevoegen om documenten te verrijken
Als je een document in SharePoint opslaat zie je al standaard de metadata voor ‘naam’ en ‘bewerkdatum’. Maar je kan ook zelf kolommen met eigen metadata toevoegen. Met metadata kunnen accountantskantoren documenten verrijken en meer structuur aanbrengen in SharePoint. Zo kunnen kantoren bijvoorbeeld de volgende metadata inzetten:
- Documenttype: dit geeft aan of het om een belastingaangifte, een jaarrekening, een factuur of een auditrapport gaat.
- Jaar of boekjaar: hiermee worden documenten ingedeeld in categorieën op basis van het financiële (boek)jaar.
- Klantnaam: bij meerdere klanten is het handig om metadata aan specifieke klanten toe te wijzen.
- Project / Dossiers naam: kan accountants helpen om eenvoudig documenten te koppelen aan het juiste project.
- Ondertekeningstatus: laat zien of een document is ondertekend, in behandeling is of nog moet worden ondertekend.
Tip 2. Organiseer je mappenstructuur met categorieën en metadata
Hoe sla je je documenten op? Van de btw-aangifte, de loonadministratie of het samenstellen, beoordelen en controleren van de jaarrekening; een accountant verwerkt heel veel informatie uit verschillende systemen. De financieel specialist is gewend om documenten in mappen op te slaan. Dat gebeurt al jaren. Werk je in je eentje dan is dat ook geen probleem. Ben je met een paar collega’s dan moeten er al vaak afspraken gemaakt worden over waar we wat opslaan. Hoe meer documenten je op moet slaan, hoe meer je tegen de beperkingen van mappen aanloopt en je niet het maximale uit SharePoint haalt.
Hoe kan je dit oplossen zodat je niet te veel tijd kwijt bent aan het archiveren van documenten? Door gebruik te maken van categorieën én metadata voor je mappen. Je kunt als kantoor bijvoorbeeld per onderwerp een map aanmaken. Om die map vindbaar te maken, geef je de categorie dezelfde naam. Alle documenten die in die map worden opgeslagen krijgen automatisch dezelfde categorie. Dat geldt ook voor submappen. Om het zoeken in mappen en submappen nog makkelijker te maken, kun je documenten metadata mee te geven. Metadata stellen je in staat om je zoekopdracht nog specifieker, en beter vindbaar te maken.
Wil jij weten hoe dit eruit komt te zien in SharePoint? Bekijk de onderstaande video:
Tip 3. Koppel SharePoint met jouw softwarelandschap
Koppel SharePoint met jouw softwarelandschap. Denk goed na over welke koppelingen daadwerkelijk bijdragen aan goed document management. Koppel bijvoorbeeld je CRM-systeem zoals Simplicate of Tess en sla gemakkelijk data op. Of koppel met Hix of Exact. Dan worden al jouw facturen, getekende jaarrekeningen en automatisch opgeslagen in SharePoint. Maak je gebruik van metadata? Dan kan je alle documenten verrijken met extra informatie zodat de btw-aangifte in de juiste map wordt opgeslagen.
Tip 4. Templates voor Excel of Word
Komt het vaak voor dat je steeds maar weer dezelfde documenten moet opmaken en voorzien van de juiste opmaak? Maak dan templates voor Excel of Word bestanden. Met behulp van deze templates kan je documenten eenvoudig opmaken in jouw huisstijl. Zo ben je geen onnodige tijd kwijt aan het opmaken van documenten.
Tip 5. Zorg dat je één SharePoint Site per klant hebt
Vanuit jouw applicaties zoals Exact, AFAS, Hix of Tess halen medewerkers informatie of documenten op. Deze documenten moeten vervolgens ergens worden opgeslagen. Maar de opslag in SharePoint kan al snel onoverzichtelijk worden als je het niet goed inricht. Iedereen kan namelijk verschillende namen aan mappen en bestanden geven en de mappen zijn niet voor elke klant hetzelfde ingericht. Ga je de SharePoint Sites per klant zelf regelen? Dan kost het je ontzettend veel tijd.
Met het SharePoint DMS van Like-IT lossen wij dit probleem voor accountantskantoren op. Wij hebben een oplossing waarmee jij voor elke klant eenvoudig een SharePoint Site kan genereren (ook in bulk). De mappenstructuur wordt automatisch voor elke klant hetzelfde. Dit komt door onze krachtige koppelingen. Maak jij in AFAS, Tess of Simplicate (of ander CRM-systeem) een nieuwe klant aan? Dan komt deze automatisch in SharePoint. Efficiënter kan niet!
Waarom is dit nou écht een oplossing voor de toekomst?
- Documenten, communicatie en werkstromen per klant zijn overzichtelijk. Hierdoor kunnen medewerkers sneller en efficiënter werken.
- Door elke klant een eigen SharePoint-Site te geven, houd je gevoelige financiële gegevens en documenten gescheiden.
- Je verzameld complete klantdossiers in SharePoint, veiliger en efficiënter kan niet.
Wil jij ook alle documenten van je klanten op een gestructureerde manier beheren in SharePoint? Kijk dan naar onze oplossing ‘SharePoint DMS voor accountants’.
Geef een reactie