In deze aflevering gaan Sybren Christians, algemeen directeur van Fiscount, en Daan Bruins, adviseur softwarecontracten, met elkaar ingesprek over softwarepakketorganisatie.
Hybride softwarestraat
Volgens Christians werken veel kantoren nog vanuit hun geschiedenis: “Ze gebruiken vaak al tien, twintig jaar dezelfde pakketten voor boekhouding of jaarrekeningen. Dat is hun basis.” Toch komen er steeds meer innovatieve tools op de markt die waardevolle aanvullingen kunnen zijn, tenminste als ze goed koppelen met bestaande systemen.
Die openheid is volgens hem een belangrijke ontwikkeling: “Vroeger was alles gesloten. Nu kun je steeds beter mixen en matchen. Dat maakt het mogelijk om stap voor stap te digitaliseren, in plaats van in één keer het hele kantoor om te gooien.”
Bruijns herkent dit beeld: “Het is belangrijk om te kijken wat je al hebt draaien. Nieuwe software is leuk, maar past het binnen je huidige softwarestraat? Verbeter je je proces ermee, of maak je het juist complexer?”
De juiste opstelling
Bruijns vergelijkt het samenstellen van je softwareomgeving met het maken van een voetbalopstelling. “Je kijkt naar de spelers die je hebt – je huidige pakketten – en bepaalt wat daarbij past. Veel pakketten overlappen elkaar in functionaliteit. Denk aan ondertekenfuncties in portalen. Waarom dubbel betalen als één oplossing volstaat?”
Toch waarschuwt Christians voor de verleiding om alles bij één leverancier onder te brengen: “Dat lijkt efficiënt, maar maakt je ook kwetsbaar. Als de leverancier de prijzen verhoogt, heb je weinig onderhandelingsruimte. Houd dus ruimte in je voorwaarden en zorg dat je flexibel blijft.”
Meer grip op ICT-contracten
Veel kantoren tekenen softwarecontracten zonder precies te weten waar ze voor tekenen, ziet Bruijns. “De aandacht gaat naar personeel, niet naar IT. Terwijl ICT-kosten flink stijgen. Kleine kantoren laten dit vaak op het bordje van een partner liggen.”
Christians: “We zien regelmatig meerjarige contracten waarin leveranciers tussentijds prijzen verhogen of voorwaarden wijzigen. Als je dat niet vooraf vastlegt, word je verrast.”
Daarnaast wordt software vaak onvoldoende benut. “Er is veel onderuitputting,” zegt Christians. “Kantoren betalen voor licenties die ze niet gebruiken, of benutten slechts een fractie van de mogelijkheden. Implementatie en training zijn cruciaal.”
Digitalisering hoeft geen soloreis te zijn, benadrukt Bruijns. “Accountants kunnen veel van elkaar leren. Vergelijk eens softwarestraten met een ander kantoor van gelijke grootte. Leveranciers adviseren natuurlijk hun eigen producten – logisch – maar ervaringen van collega’s zijn vaak waardevoller.”
Kritisch blijven en onderhandelen
De kernboodschap: wees als accountant net zo kritisch op je softwareleverancier als op je energieleverancier of zorgverzekeraar. “Loop jaarlijks je pakketten door,” adviseert Bruijns. “Wat gebruiken we echt? Wat kost het? En hoe hard zijn de prijzen gestegen?”
Ook bij bestaande contracten loont het om opnieuw in gesprek te gaan. “Je hebt een klantrelatie, dus praat over de inhoud,” zegt Christians. “Zorg dat de afspraken ook voor jouw kantoor werken. Veel kantoren weten niet eens wanneer hun contracten aflopen – begin met dat overzicht.”
Fiscount helpt kantoren daarbij door orde te scheppen in wat Christians “de softwarechaos” noemt: “Vaak weten ze niet welke contracten lopen, welke voorwaarden gelden of tot wanneer. Soms zijn afspraken ooit per mail gemaakt. Inzicht is stap één.”
Strategische waarde van digitalisering
Digitalisering is volgens beide experts niet alleen operationeel, maar ook strategisch van belang. “Een goed ingericht digitaal ecosysteem vergroot de efficiëntie én de waarde van het kantoor,” aldus Bruijns. “Maar alleen als je grip hebt op je ICT-contracten, behoud je controle over je kosten en je toekomst.”
Wil je de hele podcast luisteren? Klik hieronder.
Wil je na het luisteren van de podcast verder de diepte in? Bezoek dan het Hixtival en kom langs op het Kennisplein! Hier gaat Accountancy Vanmorgen verder in op de onderwerpen uit de podcast en kun je tijdens de interactieve sessie vragen stellen. Het Kennisplein is dé plek voor verdieping en dialoog met branche-experts – een unieke kans om actuele ontwikkelingen te vertalen naar jouw eigen praktijk.
Geef een reactie