Tom de Kleijn, verantwoordelijk voor de accountancy software van Exact, ziet digitalisering als dé oplossing. In deze blog licht hij de voordelen toe en deelt hij praktische tips om digitalisering binnen jouw kantoor succesvol te implementeren.
Accountants op zoek naar oplossing voor werkdruk
De werkdruk binnen de accountancysector neemt steeds verder toe, en dat is goed merkbaar. Uit het onafhankelijke MKB Barometer onderzoek van Exact blijkt dat de sector volop in beweging is. De helft van de kantoren ervaart het vinden van gekwalificeerde financiële professionals als een blijvende uitdaging. Daarnaast geeft 40% van de kantoren aan moeite te hebben met het terugdringen van handmatige administratieve taken en het voldoen aan de stijgende eisen van klanten. “Intern samenwerken wordt belangrijker dan ooit doordat medewerkers meerdere petten op hebben. Digitalisering is dan ook geen vervanging van mensen, maar juist een versterker,” aldus Tom. Door processen te digitaliseren en gebruik te maken van technologische innovaties zoals AI, kunnen kantoren flinke efficiëntiewinst en tijdsbesparing realiseren. “De huidige technologie zorgt ervoor dat teams eindelijk kunnen doen waar ze het beste in zijn, namelijk relatiebeheer en persoonlijke dienstverlening.”
Drie keer winst door digitalisering
Wil jij dit jaar meer grip op je werkzaamheden? Dan is het van belang dat je nu actie onderneemt. “Maak van digitalisering je hoogste prioriteit. Het levert je namelijk vele voordelen op. Begin bijvoorbeeld met het digitaliseren van veelvoorkomende processen zoals de aanlevering van documenten, workflow management en klantcommunicatie. Hier valt vaak snel winst te behalen omdat het niet alleen zorgt voor meer efficiëntie en dus tijdsbesparing, maar ook voor een hogere kwaliteit van je dienstverlening én een hogere klanttevredenheid.”
Krijg meer grip en bespaar tijd
Digitalisering van je processen zorgt voor meer grip en tijdsbesparing. “Door gebruik te maken van online boekhoudsoftware werk je eenvoudig (samen) vanuit één platform. Hierdoor heb je een betere toegang tot informatie, aangezien deze centraal is opgeslagen, en worden repetitieve taken tot een minimum beperkt. Op deze manier vind je informatie niet alleen sneller terug maar kan er ook gelijktijdig aan dossiers gewerkt worden. Bovendien zorgen automatische controles ervoor dat jij enkel de uitzonderingen hoeft af te handelen.”
Wil je meer efficiëntie voor je kantoor? Combineer je boekhoudpakket dan met integreerbare softwaremodules om je werkprocessen nog verder te optimaliseren. “Denk bijvoorbeeld aan software die je ondersteunt bij tussentijdse rapportages, aangiftes of jaarrekeningen. Door deze processen met elkaar te integreren wordt het uiteindelijke resultaat nog krachtiger.”
Waarborg kwaliteitseisen
Compliance is een belangrijke factor voor accountantskantoren, maar ook hier zien we een verschuiving plaatsvinden. “Het gaat allang niet meer alleen over het juist toepassen van regels, maar steeds meer over het aantoonbaar volgen van processen. Met slimme werkprogramma’s en templates bouw je aan consistente kwaliteit. Zo zijn wijzigingen in documenten altijd zichtbaar en wordt data eenduidig en foutloos overgenomen. Hierdoor is de kans op fouten kleiner, is er een betere consistentie en heb je dus een betere controle en kwaliteitsbeoordeling”, aldus Tom.
Snellere communicatie en beter inzicht
Digitalisering levert niet alleen voordelen op voor jou en je collega’s, maar ook voor je klanten. Door kantoorprocessen slim te organiseren en de juiste digitale hulpmiddelen te gebruiken, wordt de samenwerking een stuk efficiënter. Hoe worden klantvragen nu afgehandeld? “Met praktische digitale tools kun je makkelijk vragen stellen binnen de context van documenten of boekingen. Klanten sturen eenvoudig (e-)facturen die direct in je boekhouding worden verwerkt, waardoor ze altijd toegang hebben tot actuele informatie.” Bovendien zorgt de gewonnen tijd ervoor dat je als accountant meer ruimte hebt om grondig naar cijfers te kijken, mee te denken, te sparren en deskundig advies te geven. “Dit is precies wat klanten verwachten en nodig hebben om hun doelen te realiseren en hun onderneming succesvol te laten groeien.”
Kortom, als kantoor kan je niet meer om digitalisering heen. Zie het niet als een dreiging die mensen vervangt, maar juist als een hulpmiddel wat ervoor zorgt dat je grip houdt op je interne bedrijfsvoering en meer tijd kan besteden aan het adviseren en begeleiden van je klanten.
Samengevat: digitalisering is onmisbaar geworden voor elk kantoor. Beschouw het niet als een bedreiging die personeel overbodig maakt, maar juist als een waardevol instrument waarmee je de controle over je interne processen behoudt en meer tijd vrijmaakt om klanten te adviseren en te begeleiden.
Lees hier meer over de digitaliseringsmogelijkheden binnen de accountancy software van Exact.
Geef een reactie