In een tijd waarin geopolitieke spanningen toenemen en sanctielijsten continu veranderen, is dat belangrijker dan ooit. Een cliënt die vandaag nog door je checks komt, kan morgen namelijk ineens een verhoogd risico vormen. Doordat een bestuurder negatief in het nieuws komt, een organisatie betrokken raakt bij witwaspraktijken of doordat een partij op een sanctielijst verschijnt. Als je daar pas achter komt bij een periodieke review (of helemaal niet) loop je als accountantskantoor direct risico. Dit los je niet op met een reeks losse checks, maar met doorlopende monitoring en automatisering.
De misvatting: compliance stopt na onboarding
Binnen veel accountantskantoren ligt de nadruk op het zorgvuldig uitvoeren van cliëntenonderzoek bij onboarding. Dat is logisch: zonder volledig dossier kun je een cliënt niet accepteren.
Maar wat daarna gebeurt, krijgt in de praktijk vaak minder aandacht. Dossiers worden opgeslagen, risicoprofielen vastgelegd en vervolgens gebeurt er weinig tot niets totdat er een periodieke review plaatsvindt, bijvoorbeeld in aanloop naar de jaarrekening of bij een herbeoordeling.
En dat terwijl de Wwft vereist dat je cliënten niet alleen onderzoekt bij acceptatie, maar ook doorlopend monitort.
De realiteit: risico’s veranderen continu
De wereld waarin jouw cliënten opereren verandert continu en daarmee ook hun risicoprofiel.
Stel: je accepteert een nieuwe cliënt en beoordeelt deze als laag risico. Alles lijkt in orde. Een paar maanden later verandert de situatie. Een bestuurder wordt aangemerkt als PEP en verschijnt op een internationale lijst. Zonder actieve monitoring merk je dit niet.
Het gevolg? Je blijft als accountantskantoor werken voor een cliënt die niet meer binnen je risicobeleid past.
Zo zijn er meerdere soorten wijzigingen die je niet wilt missen:
- een nieuwe UBO of het bestuur verandert
- een bestuurder wordt genoemd in een fraudezaak
- een fusie met een partij in een hoogrisicoland
- een cliënt die op een sanctielijst terechtkomt
Dit soort wijzigingen vinden vaak plaats tussen periodieke reviews door. Juist daarom is het belangrijk om niet alleen periodiek, maar ook event-driven te monitoren.
Wat de wetgeving van je verwacht
Dit vraagt om een doorlopende uitvoering van cliëntenonderzoek. Dat betekent dat je:
- risicosignalen tijdig moet herkennen
- deze signalen moet beoordelen
- en waar nodig actie moet ondernemen
Dat kan betekenen dat je een risicoprofiel moet aanpassen, aanvullende checks moet uitvoeren of zelfs de zakelijke relatie moet beëindigen. Belangrijk daarbij is dat je dit ook kunt aantonen. Toezichthouders verwachten dat je laat zien dat je in control bent en dat je wijzigingen dus niet alleen signaleert, maar ook opvolgt en vastlegt. Monitoring is daarmee geen administratieve last, maar een essentieel onderdeel van professioneel risicobeheer.
Waar het in de praktijk misgaat
Veel accountantskantoren proberen monitoring handmatig bij te houden, bijvoorbeeld via Excel-overzichten, losse checks op sanctielijsten of incidentele controles.
In de praktijk leidt dat tot:
- hoge foutgevoeligheid
- tijdsverlies door handmatige handelingen
- gebrek aan structurele opvolging
- een beperkte audit trail
Zeker wanneer je werkt met een grote en diverse cliëntportefeuille, is dit niet schaalbaar en moeilijk beheersbaar. De kans dat je signalen mist is dan groot.
Van momentopname naar continu inzicht
Om compliant te blijven, is het belangrijk om cliëntenonderzoek niet te zien als een eenmalige stap, maar als een continu proces. Dat betekent dat je je processen zo inricht dat je:
- automatisch op de hoogte bent van relevante wijzigingen
- snel inzicht hebt in de impact op je risicoprofiel
- en direct actie kunt ondernemen
In de praktijk betekent dit dat steeds meer accountantskantoren kiezen voor (gedeeltelijke) automatisering van monitoring.
Slimmer monitoren begint met automatiseren
Door monitoring te automatiseren:
- mis je geen belangrijke signalen
- bespaar je tijd
- en werk je aantoonbaar compliant
Met oplossingen zoals de KYC.app verzamel je automatisch relevante informatie over je cliënten en hun bestuurders. Je wordt direct geïnformeerd bij wijzigingen in bijvoorbeeld UBO-structuren, sanctielijsten of adverse media.
Zo maak je van monitoring geen losse taak, maar een geïntegreerd onderdeel van je complianceproces.
Wil je weten hoe je doorlopend cliëntenonderzoek en monitoring slim kunt inrichten?
Met de KYC.app krijg je realtime inzicht in wijzigingen bij je cliënten en voldoe je eenvoudiger aan je Wwft-verplichtingen. Zo automatiseer je monitoring en houd je grip op je complianceproces.
Geef een reactie