Dagelijks ondersteunen de professionals van Castelijns & Swaans MKB-ondernemers en familiebedrijven bij hun administratie en adviesvraagstukken. Niet alleen in de regio maar ook over de landsgrenzen. Louis Maas AA RB en partner: “Naast een kantoor in Eersel met 28 medewerkers werken we samen met een kantoor in Bergeijk, waar ongeveer vijftien medewerkers actief zijn.”
Databeveiliging staat op één
Een volledige overstap naar de cloud is voor het kantoor een logische stap, al doen ze dat bewust gefaseerd. “Een paar jaar geleden zijn we overgestapt naar Microsoft 365 en vorig jaar hebben wij een nieuwe online CRM-oplossing in gebruik genomen. We werken nog met een tweetal oudere softwarepakketten op een online serveromgeving, maar ook die zullen op termijn naar de cloud verhuizen. De overstap naar volledige cloud- oplossingen ligt voor de hand maar het moet wel behapbaar blijven voor onze organisatie. Daarom doen we het beetje bij beetje.” Ook op het gebied van AI kijkt het kantoor vooruit. Louis: “Daar ontkomen we niet aan en we oriënteren ons actief op de mogelijkheden van de diverse beschikbare AI-oplossingen. Omdat we echter met veel privacygevoelige klantinformatie werken, blijft databeveiliging voor ons prioriteit nummer één.”
“Online of via de telefoon hebben we altijd razendsnel contact met Like-IT.”
– Louis Maas AA RB en partner
Een van de meest recente stappen die Castelijns & Swaans heeft gezet, is de overstap naar het documentmanagementsysteem DailyDrive van Like‑IT. “Ons DMS heeft in de loop der jaren verschillende fases gekend. We begonnen ooit met Windows Verkenner en de klassieke mappenstructuur en maakten later de overstap naar een gespecialiseerd documentmanagementsysteem. Daar hebben we jarenlang goed mee gewerkt. Op een gegeven moment merkten we echter dat onze wensen en de eisen aan gebruiksgemak, performance en toekomstbestendigheid veranderden. Dat was voor ons het moment om ons opnieuw te oriënteren op een moderne DMS-omgeving.”
Vertrouwen
Omdat het kantoor al intensief werkte binnen de Microsoft‑omgeving, was SharePoint de meest logische vervolgstap volgens Louis. “We hebben twee partijen benaderd. Like‑IT kwam op basis van hun zichtbaarheid, informatievoorziening en het verhaal dat zij neerzette duidelijk als beste naar voren.” De datamigratie was een cruciaal onderdeel in het traject. “Het was voor ons essentieel dat alle data uit het oude DMS volledig en correct zou worden overgezet naar SharePoint. Het ging om enorme aantallen documenten, iets wat je zelf niet volledig kunt overzien. Dan is het belangrijk dat je kunt vertrouwen op de partij die het uitvoert.”
Louis is heel tevreden over de manier waarop Like-IT de migratie naar het nieuwe DMS heeft uitgevoerd. “Ze hebben in het voortraject uitgebreide Excel‑overzichten opgesteld met vergelijkingen tussen het oude DMS en de nieuwe DailyDrive-SharePoint‑omgeving. Tegelijk hebben we in die fase nagedacht over een nieuwe opzet. We hadden oorspronkelijk een zeer uitgebreide structuur, met allerlei checklists en aanvullende onderdelen. In overleg met Like-IT hebben we dat flink vereenvoudigd en teruggebracht tot wat echt noodzakelijk was, zonder daarbij de kwaliteit of borging te verliezen.”
“Onvoorziene uitdagingen begeleidt Like-IT bijzonder goed.”
– Louis Maas AA RB en partner
Tijdens de implementatie bleek dat de eerste export van de leverancier van het oude DMS niet volledig was. “Er moest een nieuwe export worden gemaakt. Like‑IT heeft dit direct opgepakt en de data zorgvuldig verwerkt waarbij de beschikbare metadata zoveel mogelijk werd overgezet. Daarna hebben ze de delta met de meest recente documenten overgezet. Dankzij hun voortvarende aanpak bleef het traject, ondanks de extra migratiestap, soepel verlopen. Begin dit jaar heeft Like-IT ons prima geholpen bij de migratie van onze Sharepoint-omgeving naar een andere Microsoft-omgeving bij onze nieuwe online serverbeheerder. Deze stap was noodzakelijk omdat de oorspronkelijk opgezette Sharepoint-structuur niet eenvoudig kon worden ontvlecht bij de oude online serverbeheerder. Gelukkig heeft Like‑IT ook dat traject bijzonder goed begeleid.”
Tijdwinst en minder handmatig werk
Het nieuwe DMS draait inmiddels een jaar en ondertussen kijkt het kantoor actief naar koppelingen en het verder automatiseren van processen. “Samen met Like‑IT onderzoeken we verschillende mogelijkheden om onze werkwijze verder te optimaliseren. Zo willen we op korte termijn ook gebruik maken van hun recent gelanceerde functionaliteit voor documentcreatie, waarmee we op basis van CRM‑gegevens in SharePoint automatisch Word‑ en Excel‑documenten kunnen genereren. Daarnaast is er een API‑koppeling tussen het CRM-bronsysteem Simplicate en SharePoint, waardoor bij het aanmaken van nieuwe klanten automatisch een complete cliëntenstructuur met NAW‑gegevens wordt ingericht. Dat levert ons veel tijdswinst op met minder handmatig werk.”
DailyDrive brengt automatisch structuur en standaardisatie aan in het SharePoint DMS. Dat is voor medewerkers een andere manier van werken. Vooral het zoeken en vinden van data is anders. “Like-IT heeft binnen het kantoor gebruikerstrainingen gegeven en ondersteunt ook bij het op orde krijgen en het verrijken van de metadata. Wat ik echt waardeer, is hoe snel Like‑IT reageert wanneer we iets willen aanpassen of wanneer er een storing optreedt. Via het online ticketsysteem of telefonisch hebben we altijd razendsnel contact. Die korte lijnen kom je bij weinig softwareleveranciers tegen. Like‑IT maakt momenteel een flinke groei door, maar ondanks dat blijven ze opmerkelijk snel schakelen. Daar ben ik echt enthousiast over”, benadrukt Louis Maas.
Wil jij meer weten over wat DailyDrive voor jouw accountantskantoor kan betekenen? Vraag dan een demo aan.
Geef een reactie