Maar risico’s staan niet stil. Tijdens de klantrelatie kunnen er allerlei veranderingen optreden die impact hebben op het risicoprofiel van je cliënt. Onboarding is daarmee slechts het begin van cliëntenonderzoek. Het actueel houden van je klantbeeld is minstens zo belangrijk. Precies daar komt doorlopend cliëntenonderzoek om de hoek kijken. In dit blog zoomen we in op wat dit in de praktijk betekent voor accountants en hoe je dit proces beheersbaar én schaalbaar inricht. Lees ook: waarom cliëntenonderzoek bij onboarding niet genoeg is voor accountants.
Waarom doorlopend cliëntenonderzoek nodig is
Met doorlopend cliëntenonderzoek houd je het risicoprofiel van je cliënten gedurende de hele klantrelatie actueel. Dat doe je door actief te volgen of er wijzigingen plaatsvinden die impact hebben op het risicoprofiel. Zo ja, dan verwerk je die in je klantdossier.
Denk aan wijzigingen in:
- organisatiestructuur
- UBO’s
- bestuurders
- sanctiestatus of PEP-status
- negatieve berichtgeving
Het doel: op elk moment een actueel en onderbouwd klantbeeld hebben, ook richting toezichthouders en bij dossiertoetsing.
Twee manieren om wijzigingen te signaleren
In de praktijk bestaat doorlopend cliëntenonderzoek uit twee vormen van monitoring die elkaar aanvullen:
1. Event-driven monitoring (alerts)
Je ontvangt automatisch een signaal zodra er iets verandert bij een cliënt. Bijvoorbeeld wanneer:
- een bestuurder wisselt
- er een nieuwe UBO wordt geregistreerd
- een cliënt op een sanctielijst verschijnt
- er negatieve media-aandacht ontstaat
Dit stelt je in staat om direct te beoordelen of actie nodig is en je dossier bij te werken.
2. Periodieke reviews
Daarnaast beoordeel je cliënten op vaste momenten opnieuw, afhankelijk van hun risicoprofiel:
- laag risico: elke 3 tot 5 jaar
- medium risico: elke 2 tot 3 jaar
- hoog risico: jaarlijks
Tijdens zo’n review kijk je integraal naar het dossier en toets je of het risicoprofiel nog klopt.
Waarom je beide nodig hebt
Is periodiek reviewen dan niet genoeg? Het korte antwoord: nee. Wijzigingen kunnen zich op elk moment voordoen, dus ook vlak na een review. Als je een cliënt slechts eens in de paar jaar beoordeelt, mis je zulke ontwikkelingen.
Andersom geldt ook: niet elke risicoverschuiving komt naar voren via een alert. Soms ontstaat risico juist door een combinatie van factoren die je pas ziet als je het geheel opnieuw beoordeelt.
De combinatie van realtime signalering en periodieke herijking zorgt daarom voor een volledig en actueel klantbeeld.
Waarom monitoring in de praktijk vaak uitdagend blijkt
In theorie klinkt dit overzichtelijk. In de praktijk blijkt het voor veel accountantskantoren lastig om beide vormen van monitoring consequent naast elkaar uit te voeren.
Monitoring gebeurt vaak “naast het werk”: een check vlak voor een nieuwe samenstelopdracht of een jaarrekeningcontrole, een signaal dat toevallig wordt opgevangen of een periodieke opschoning van dossiers. Daardoor is het proces vaak afhankelijk van individuele medewerkers, niet centraal ingericht en lastig schaalbaar bij groeiende klantportefeuilles.
Het gevolg: je mist wijzigingen, je dossier is niet actueel en een verhoogd risico richting toezichthouders.
Stap over op een (deels) geautomatiseerde aanpak
Daarom kiezen steeds meer accountantskantoren voor een gestructureerde en (deels) geautomatiseerde aanpak met KYC-software.
Met cliëntmonitoring via bijvoorbeeld de KYC.app automatiseer je een groot deel van dit proces en blijf je automatisch op de hoogte van relevante veranderingen, zoals:
- wijzigingen in organisatiestructuren
- updates in UBO’s
- sancties en PEP-status
- negatieve berichtgeving
Je ontvangt meldingen op het moment dat er iets verandert, waardoor je direct kunt beoordelen of actie nodig is. Zo ja, dan kun je je dossier actualiseren.
Tegelijkertijd houd je regie over je periodieke reviews door zelf in te stellen wanneer je cliënten opnieuw beoordeelt. Je ontvangt hier tijdig een herinnering voor, zodat niets tussen wal en schip valt.
Zo verschuift doorlopend cliëntenonderzoek van een handmatig en reactief proces naar een structurele en schaalbare manier van werken, passend binnen de dagelijkse praktijk van accountants.
Van verplichting naar controle
Doorlopend cliëntenonderzoek wordt vaak gezien als een extra belasting. Maar accountantskantoren die het goed inrichten, ervaren juist het tegenovergestelde.
Ze hebben beter zicht op hun cliënten, kunnen sneller inspelen op risico’s en zijn beter voorbereid op toetsingen en controles.
Benieuwd hoe je doorlopend cliëntenonderzoek efficiënt en schaalbaar inricht binnen jouw accountantskantoor?
Met de KYC.app automatiseer je monitoring, ontvang je realtime alerts bij wijzigingen en plan je eenvoudig periodieke reviews. Zo voldoe je efficiënter aan je Wwft-verplichtingen én houd je grip op je klantdossiers.
Geef een reactie