Want zodra digitaal ondertekenen onderdeel wordt van dagelijkse processen, ontstaan ineens andere vragen. Hoe werkt dit met meerdere ondertekenaars? Wat als een document juridisch zwaardere zekerheid nodig heeft? Hoe sluit het aan op bestaande software? En waar wordt data eigenlijk opgeslagen?
Juist daarom loont het om vooraf goed na te denken over een RFI of Programma van Eisen.
De grootste fout: te snel naar functionaliteiten kijken
In de praktijk starten veel selectietrajecten vanuit functionaliteiten. Organisaties vergelijken schermen, prijzen en bekende namen. Maar de echte verschillen worden meestal pas later zichtbaar — op het moment dat processen ingericht moeten worden of compliance-afdelingen meekijken.
Zeker binnen accountancy en zakelijke dienstverlening speelt meer dan alleen “een handtekening zetten”. Denk aan audittrails, volgorde van ondertekening, integraties met dossiersoftware of de vraag welk niveau van zekerheid nodig is bij specifieke documenten.
Ook Europese ontwikkelingen, zoals eIDAS2 en de komst van de EUDI-wallet, maken keuzes ineens strategischer dan voorheen.
Begin bij processen, niet bij software
Een goed ‘Programma van Eisen’ begint daarom niet bij software, maar bij processen.
Welke documenten gaan er rond? Wie moeten erbij betrokken worden? Welke stappen verlopen nu handmatig? Waar ontstaat vertraging? En welke handelingen leveren risico of frustratie op?
Pas wanneer dat helder is, wordt duidelijk wat een oplossing daadwerkelijk moet ondersteunen. In sommige situaties volstaat een eenvoudig proces en elektronische handtekening, terwijl andere processen juist vragen om specifieke documentcombinaties en -volgordes of bijvoorbeeld gekwalificeerd ondertekenen.
Dat verschil vooraf goed begrijpen voorkomt dat organisaties later moeten terugkomen op eerder gemaakte keuzes.
Integraties bepalen vaak het echte succes
Wat in selectietrajecten ook vaak onderschat wordt, is het belang van integraties.
Een oplossing kan nog zoveel functionaliteiten bieden, maar wanneer medewerkers alsnog documenten moeten downloaden, mailen of handmatig terugplaatsen in dossiers, blijft het proces suboptimaal.
Juist de aansluiting op bestaande software maakt in de praktijk vaak het verschil. Denk aan koppelingen met CRM-systemen, dossier- en rapportagesoftware, SharePoint, Teams of Power Automate.
Daar zit meestal niet alleen efficiëntiewinst, maar ook meer grip op het proces omdat aan de hand van een geautomatiseerde koppeling processen altijd uniform zijn.
Organisaties kijken steeds kritischer naar leveranciers
Daarnaast groeit de aandacht voor onderwerpen als Europese dataopslag, certificeringen en afhankelijkheid van buitenlandse softwarepartijen.
Steeds vaker kijken organisaties daarom niet alleen naar functionaliteit, maar ook naar de leverancier achter de oplossing. Hoe transparant is die partij? Hoe zit het met security, subverwerkers en ondersteuning? Welke certificeringen zijn aanwezig? En groeit de oplossing mee met toekomstige wetgeving?
Dat laatste speelt extra in sectoren waar privacy, bewijsvoering en compliance een grote rol spelen.
Een goed PvE hoeft niet ingewikkeld te zijn
Opvallend genoeg denken veel organisaties dat een goed Programma van Eisen automatisch een technisch document van tientallen pagina’s moet zijn. Maar vaak zit de waarde juist in het stellen van de juiste vragen.
Niet alleen over wat software vandaag moet kunnen, maar ook over hoe processen er over twee of drie jaar uitzien.
Want digitaal ondertekenen staat steeds minder op zichzelf. Het raakt aspecten als onboarding, klantcommunicatie, identificatie, compliance en documentstromen. Juist daarom helpt een goed opgesteld RFI niet alleen bij het vergelijken van leveranciers — maar vooral bij het voorkomen van verrassingen achteraf.
Download een uitgebreide checklist om een programma van eisen op te stellen
Geef een reactie