Kengetallen: van verkochte Big Mac’s tot impact marketingacties. Bij Van Oers weten ze daar heel veel van

Constante kwaliteit en actualiteit van informatie en administratie. Dat is de eis die McDonalds aan haar franchisenemers stelt. Van Oers regelt dat voor meer dan 100 McDonaldsvestigingen. Van Oers weet nu heel veel over het optimaliseren van factuurstromen: van scan-en-herken, koppelen aan de juiste grootboekrekening, autorisatie van facturen tot en met het verplichte 7 jaar bewaren van brondocumenten. Vervolgens kennen de accountants van Van Oers de ondernemingen van hun cliënten als geen ander. Daardoor kunnen zij die felbegeerde adviesrol meer dan waarmaken.

Van Oers is marktleider onder de McDonald’s franchisenemers in Nederland. Voor deze ondernemers verzorgt Van Oers de administratie en de rapportages naar McDonald’s Nederland, maar vooral ook de terugkoppeling naar de ondernemer. En dat niet met een vertraging van een jaar, een kwartaal of een maand. De volgende dag staan de gegevens klaar.

Wat is de kern van het concept?

‘Onze klanten voorzien van informatie over zowel de financiële als de operationele performance van hun restaurant. Onze klant weet letterlijk ’s ochtends om 7 uur wat er gisteren in zijn restaurant is gebeurd. Zo’n operationele rapportage gaat ver. We hebben de formats daarvoor in samenspraak met de franchisenemers opgesteld. “Welke informatie heb je nodig om je restaurant aan te sturen?” Dat gaat natuurlijk om het aantal verkochte hamburgers, maar ook om inzicht in de effecten van marketingacties en de gemiddelde besteding per klant, het aantal bezoekers per dag en bijvoorbeeld de kasverschillen per medewerker. Het is aan de ondernemer om aan te geven welke informatie hij graag wil krijgen.’

Zijn de verschillen tussen vestigingen groot?

‘Het maakt wat uit waar zo’n vestiging zit. Een vestiging in bijvoorbeeld Amsterdam heeft andere kengetallen dan een vestiging hier in Roosendaal. Ook een McDrive is anders dan een instore vestiging.’

Waar begint het voor Van Oers

‘Vanuit Roosendaal werken we voor meer dan 100 McDonald’s vestigingen. Binnen McDonald’s moet je maandelijks verplicht voor de 15^e van iedere maand rapporteren over de afgelopen maand. Dat vroeg om efficiencyslagen. Zo’n 10 jaar geleden zijn we in de McDonald’s vestigingen begonnen met online boekhouden. Daar hebben we bankkoppelingen aan toegevoegd. McDonald’s werkt met een centrale inkooporganisatie. Hoe zorg je ervoor dat je niet iedere maand al die facturen moet inkloppen? Hoe kun je door toch zo min mogelijk te vragen aan de klant toch alle benodigde informatie naar je toe halen? Dat concept hebben we steeds verder uitgebouwd.
Om de factuurstromen van zowel binnen als ook van buiten de McDonald’s organisatie te kunnen verwerken kwamen we uiteindelijk bij DizzyData- toen nog NewViews – uit. Daarbij ging het vooral om bijvoorbeeld facturen die franchisenemers ontvangen van lokale leveranciers, bijvoorbeeld ten behoeve van onderhoud aan de panden. Vooral daarvoor zochten wij een scan-en-herken oplossing. Zo’n “lokale” factuur wordt ingescand en ter boeking voorgelegd en vervolgens op de juiste plek in het grootboek geboekt. Een volgende keer dat zo’n factuur binnenkomt wordt die automatisch herkend.Het grote voordeel is enerzijds geautomatiseerde verwerking van de boekingen in de administratie en anderzijds dat zowel de ondernemer als de accountant vanuit de administratie analyses kunnen maken. Je ziet bijvoorbeeld dat onderhoud inventaris er als kostenpost uitspringt. Je kunt dan vanuit het systeem helemaal top down terug naar de oorspronkelijke factuur, zonder dat je de mappen uit de kast hoeft te pakken of de boekhouder moet bellen.’

Maakt het wat uit waarmee de franchisenemer zijn boekhouding voert?

‘Voor onze omgeving wel. Ons platform is ingericht rond Twinfield. Het systeem is dermate geautomatiseerd dat er eigenlijk nog maar nauwelijks boekingen handmatig hoeven te worden ingevoerd. Het handjeswerk is vervangen. Je kunt als ondernemer of accountant wel aan de knoppen draaien. Inboeken facturen, bankafschriften bijhouden en invoeren e.d. is allemaal geautomatiseerd. Wat overblijft is natuurlijk wel verificatie en autorisatie, zoals het controleren en betaalbaar stellen van facturen. Sec boekhouden komt niet echt meer voor. Onze medewerkers moeten natuurlijk wel weten welke grootboekrekening bij een bepaalde post hoort en hoe een administratie is opgezet en ingericht. Dat inzicht is ook noodzakelijk om bepaalde analyses te kunnen maken. Het betekent in de praktijk dat we nu echt geen 14 dagen meer nodig hebben om een P&L (profit and loss, winst- en verliesrekening, red.) bij McDonald’s aan te kunnen leveren. Dat lukt echt binnen een week. Het enige punt dat blijft is dat, wanneer bijvoorbeeld een lokaal installatiebedrijf op 30 april een reparatie verricht en op 4 mei zijn factuur verstuurd, je de periodetoerekening juist moet doen.’

Administratieve processen zijn nu echt veel eenvoudiger?

‘Een gemiddelde franchisenemer heeft meerdere restaurants. In de papieren wereld moesten al die bijbehorende facturen verzameld en uitgesplitst worden, ingeboekt worden en weer ter autorisatie aan eerst de vestigingsleider worden voorgelegd om vervolgens in een centrale administratie te kunnen worden verwerkt. Die rompslomp zijn we kwijt. Bijkomend voordeel – en dat was voor ons eigenlijk doorslaggevend – is dat DizzyData een autorisatiemodule heeft en de archieffunctie overneemt. Dat maakt het DizzyData tot veel meer dan alleen maar een scan-en-herken oplossing. De autorisatiemodule maakt functiescheidingen mogelijk en zorgt ervoor dat een manager op vestigingsniveau niet onevenredig veel tijd kwijt is met zijn administratie. Boekingsbescheiden moeten wettelijk 7 jaar worden bewaard. Met digitale facturen lossen we dit probleem met DizzyData in één keer op. Terwijl je een papieren factuur verplicht 7 jaar moet opbergen in een map. En als een franchisenemer een keer ergens anders een zakelijke lunch declareert is met het nemen van een foto van het bonnetje en doorsturen naar het juiste e-mailadres zijn onkostendeclaratie ook in een keer geregeld.’

Kennen jullie de branche nu zo goed dat je een franchisenemer kan adviseren om bepaalde zaken anders aan te pakken?

‘Jazeker, maar dat geldt in zijn algemeenheid. Wij hebben een meer dan gemiddelde kennis van McDonald’s. Je moet de business van de klant echt snappen. Maar dat geldt ook voor een lokaal transportbedrijf hier in Roosendaal die we als klant hebben. In de kern: als je de business van je klant niet snapt ben je geen sparringpartner voor de ondernemer en dan wordt het lastig. Als je alleen een boterham wil verdienen met het voeren van administraties en het opstellen van jaarrekeningen dan wordt het moeilijk.’

Is dit model kopieerbaar?

‘Het concrete McDonald’s model niet. Het gedachtegoed erachter wel. McDonald’s kent de keiharde verplichting tot het op tijd aanleveren van maandcijfers. Dat zorgt voor up-to-date cijfers en aansturing vanuit actuele financiële en operationele cijfers. Die filosofie is ook in het MKB zeer nuttig. McDonald’s weet dat als geen ander. Het betekent dat concepten als continuous monitoring steeds dichterbij komen.