Cijfers van de onderneming leveren de belangrijkste informatie voor het werk van een accountants- of administratiekantoor. Wettelijke verplichtingen stonden centraal. Dat blijft zo. Maar er is meer. In plaats van eenrichtingsverkeer kan een kantoor informatie bieden waar een ondernemer meer mee kan. Stuurinformatie, bedrijfsvoering verbeteren, cashflow optimaliseren en prognose. Dat betekent dat erover en weer informatie wordt gedeeld. Een soort rangeerterrein.
De traditionele informatiestroom van klant, naar kantoor, naar uitvragende partijen gaat van links naar rechts. Het komt vanuit de onderneming, wordt verwerkt tot een jaarrekening en de fiscale aangiftes. Natuurlijk, indien nodig werd Pensioen in Eigen Beheer geregeld en ging de accountant mee op gesprek voor een financiering door de bank. Compliance, voldoen aan wettelijke regels was het belangrijkste bestaansrecht van een kantoor. Omdat het moet!
Moderne technologie fietst daar flink doorheen. De papieren doorschrijfboekhouding is al meer dan 20 jaar verdwenen en vervangen door Excel en of boekhoudpakketten. Boekhoudpakketten maken de sprong naar eenvoud door automatische koppelingen, scan-en-herken, UBL. Dit holt het oude boekhoudambacht flink uit. Eénmaal een administratie goed inrichten en heel veel transacties kunnen vrijwel geautomatiseerd worden verwerkt. Uitzonderingen worden door de software herkend en ter verificatie voorgelegd. Bij het vervangen van de papieren boekhouding door een spreadsheet of een boekhoudpakket kon je spreken van mechanisatie. Nu is er sprake van echte (keten-) automatisering en voert het systeem taken uit die in het verleden handmatig ingrijpen en kennis van zaken vroegen.
Twee jaar geleden presenteerden we in Accountancy Vanmorgen een visual over de administratieve stromen binnen een accountantskantoor. Toen stond vooral de interne efficiency binnen een kantoor centraal. Nu hebben we voor een andere opzet gekozen. Hoe lopen informatiestromen tussen klant, kantoor en informatievragers?
De (ook ongestelde) vraag de ondernemer
Met welke informatie wordt een ondernemer geconfronteerd? Wat heeft een ondernemer nodig om aan zijn – inhoudelijk niet zo spannende – wettelijke verplichtingen te voldoen? En welke informatie heeft een ondernemer nodig om zijn onderneming te besturen, beter te laten renderen, groei te realiseren en de continuïteit te waarborgen.
Met die vragen zijn we aan de gang gegaan. Jacco Oudhof AA, oprichter van Dapas Software, Alexander Leppink RA van BDO verantwoordelijk voor ICT en innovatie en Dirk-Jan Blijderveen RB van Blijderveen Fiscale en Financiële Dienstverleners) zijn mijn gesprekspartners voor het maken van deze nieuwe visual.
Efficiency nog steeds belangrijk
En terwijl de meeste kantoren de urgentie en noodzaak wel zien zijn alle stappen uit de visual uit 2015 nog lang niet door alle kantoren genomen. (of misschien wel genomen maar lang niet gerealiseerd) Doe je het werk binnen een kantoor zo snel en efficiënt mogelijk? Voorkom je dubbel werk? Zorg je ervoor dat je niet eerder aan een klus begint voordat je alle benodigde informatie hebt voor dat je begint? Het betekent nodeloze vertraging, irritatie bij de klant, meerdere keren het hetzelfde doen, langere doorlooptijden en extra kosten die je niet altijd kan doorbereken. De nieuwe visual ziet er meer uit als een kaart van een metrosysteem of een rangeerterrein. Informatie gaat verschillende kanten, dient verschillende doelen en gaat ook terug naar de ondernemer. Niet omdat er wat ontbreekt maar omdat er duiding aan is toegevoegd.
Het belang van de bron
Data is het nieuwe toverwoord. Het begint niet alleen bij het grootboek, waarin alle transacties uiteindelijk zijn vastgelegd. Het begint ook bij de persoon van de ondernemer en zijn bedrijf. Linksboven begint het traditionele boekhouden: inkoop, verkoop, bank, medewerkers, voorraden en activa/passiva. Dat zijn de gegevens (inkoop, verkoop, kosten) die van oudsher van belang zijn voor de fiscus, voor de uit te betalen salarissen en voor de banken, KvK en het CBS. Het compliancedeel van de dienstverlening van een kantoor is daarmee geregeld. Standaarddiensten van het kantoor voor de ondernemer. Niets minder, maar zeker ook niets meer.
Voor alle compliancetaken is het van groot belang dat de data aan bron al kloppen. Dat betekent dat administraties van ondernemingen goed ingericht moeten worden. ‘Dat is bij uitstek een rol voor de accountant,’ stelt Alexander Leppink. ‘Hij kan dat certificeren aan de bron.’ Dat is nog wel iets anders als het de controle van een jaarrekening en alles wat daarbij hoort. “Goed inrichten is cruciaal.’ Het is een voorwaarde voor het efficiënt inrichten van alle vervolgtrajecten en een waarborg voor juiste advisering.
Jacco Oudhof benadrukt eveneens graag het belang van ‘het checken bij de bron.’ En dan gaat het niet alleen om de gegevens uit de boekhouding. KvK-rapportages, en vooral bankrapportages, vragen ook om wat hij noemt stationaire gegevens. ‘De statuten van de BV, overzichten van financieringen en leaseovereenkomsten, WOZ waarden, contracten zijn inmiddels informatiesoorten die in het SBR-domein geregeld moeten worden.’ Dat betekent dat ook de tot nu toe notariële informatie ook nadrukkelijk binnen het domein van de accountant zijn plek krijgt. En alle gesprekspartners zijn het met elkaar eens. Het kantoor wordt erop aangesproken wanneer de kwaliteit van deze informatiestromen niet op orde is. Om in accountantstermen te blijven juist en volledig.
Beleving
Genoeg over de compliance taken. In het gesprek ontstaat de bijna traditionele discussie over de adviesrol van de accountant. ‘Maar,’ zo merken alle drie deelnemers bijna unaniem op: ‘Wat een kantoor misschien als advies beschouwd wordt door de ondernemer als normale dienstverlening beoordeeld.’ Met andere woorden: toegevoegde waarde en advies blijken niet uit het overhandigen en bespreken van een jaarrekening! Alhoewel dat een belangrijke kern van de dienstverlening blijft. Dat moet uit andere aspecten komen. Dirk Jan Blijderveen gebruikt het woord beleving. Jacco Oudhof noemt het bieden van ‘gemak en geen gezeur.’
Alexander Leppink zet het beide weer aarde en stelt: ‘Kijk vooral naar het bedrijfseconomisch domein.’
De ken-je-klant-documenten
Terug naar de ondernemer en de ken-je-klant-documenten. Oftewel het CRM-systeem. Daarin horen niet alleen de harde informatie over de onderneming zoals contactpersonen, n.a.w-gegevens, statuten, contracten e.d. Een goed CRM-systeem weet ook welke IT-systemen er bij de klant in gebruik zijn. Daarin is ook informatie vastgelegd over de kwaliteiten van de onderneming, de levensfase, ambities, de strategie en de contactmomenten. Daar houdt het niet. Ook de persoon van de ondernemer moet in beeld zijn: levensfase, persoonlijke situatie en verplichtingen, kwaliteiten en ambities. ‘
Externe data
Om ontwikkelingen te kunnen duiden, maar ook om voorspellingen en prognoses te kunnen afgeven zijn meer data noodzakelijk. En die zijn er. De SRA heeft middels BIZZ inmiddels een behoorlijke databank met kwalitatieve en kwantitatieve gegevens opgebouwd. De traditionele ‘agro-kantoren’ kennen alle cijfers van hun branche. Maar er is meer Internet of things gaat ervoor zorgen dat veel meer data over allerlei processen beschikbaar komt. En wat te denken van een veertiendaagse weersverwachting? Strandtenten, IJswinkels in binnensteden, maar ook de meubelboulevards kunnen zo relatief ruim van tevoren een inschatting maken van de capaciteit die ze moeten inhuren en de voorraden die ze moeten aanhouden.
Het bedrijfseconomisch domein
Hier moet uiteindelijk toch weer alles samenkomen. Daar zit de echte toegevoegde waarde van een goed accountants- of administratiekantoor. Bepalend voor de toekomstbestendigheid van de dienstverlening.
Het bedrijfseconomisch domein is breed. Het gaat niet alleen om financiële kengetallen. Overzichten va uitstaande debiteuren en crediteuren horen eigenlijk al tot de basishygiëne. Bij complexere grotere MKB-ondernemingen moeten de kengetallen op maat worden geformuleerd en gaat het om analyse van financiële en bedrijfseconomische processen. ‘De accountant moet de rol pakken van controller van de onderneming,’ stelt Alexander Leppink. ‘Niet die van administrateur.’ Wanneer een kantoor zo’n nieuwe rol waarmaakt heeft het ook veel minder te vrezen van concurrentie door andere aanbieders. ‘Banken kunnen een positie verwerven onder ZZP’ers waar de hele administratie in feite al in de bankrekening zit. ‘Grotere MKB- ondernemers zullen echter nooit hun administratie bij de bank neerleggen,’ bevestigen zowel Dirk-Jan Blijderveld als Jacco Oudhof. ‘Daarvoor is er te veel vertrouwen in de accountant en te weinig in de bank.’ Een goede accountant heeft tot op de dag van vandaag nog steeds die bijzondere vertrouwensband waar de bank zo jaloers op is en graag zou willen hebben.
Crossovers: de veranderaars
Uiteindelijk moet de accountant het oppakken. Van oudsher ligt de nadruk op de rol van analyticus en vaktechnisch specialist. En om daadwerkelijk te kunnen adviseren wordt de nadruk gelegd op adviesvaardigheden en oog voor de beleving van de klant. Twee nog steeds relatief gescheiden domeinen. Nu hoeft niet iedereen alles te kunnen. Maar de toekomst is misschien wel aan de ‘Crossover’ of ‘ hybride’, de m/v die zowel analytisch en vakinhoudelijk sterk is, maar ook adviesvaardig. Alexander Leppink noemt dat de ‘veranderaars.’
Neem nu een abonnement op het kwartaal printmagazine van Accountancy Vanmorgen met 50% korting in het eerste jaar. U betaalt het eerste jaar slechts € 24,75 i.p.v. € 49,50
Quotes van geinterviewden
Dirk-Jan Blijderveen: ‘toegevoegde waarde en advies blijken niet uit het overhandigen en bespreken van een jaarrekening.’
Alexander Leppink: ‘De accountant moet de rol pakken van controller van de onderneming.’
Jacco Oudhof: Grotere MKB- ondernemers zullen echter niet zo snel hun administratie bij de bank neerleggen. Een goede accountant heeft tot op de dag van vandaag nog steeds die bijzondere vertrouwensband waar de bank zo jaloers op is en graag zou willen hebben
Geef een reactie