Zo ga jij met een georganiseerde administratie het nieuwe jaar in

HR- en salarisexpert Koert van Loon vertelt in deze blog waaraan je moet denken om met een georganiseerde administratie het nieuwe jaar in te gaan.

Voordat je het weet is het alweer december 2020 en komt de jaarwisseling in zicht. Je wilt natuurlijk dat je het nieuwe jaar zo vlot en efficiënt mogelijk start, en dat daarom de (loon)administratie aan het eind van het jaar op orde is en alle gegevens kloppen. Waar moet je aan denken om te zorgen dat je de jaarwissel soepel doorloopt?

Software is veel slimmer dan vroeger

De software van tegenwoordig is steeds slimmer en kan steeds meer zelf. Een jaarwissel kost daarom tegenwoordig veel minder werk. Waar  je eerst taken moest uitvoeren, is het nu vooral een kwestie van controleren of alles klopt. En waar je eerder alles in december moest regelen, kun je het nu verspreiden over december en januari.

Daarnaast zijn steeds meer taken geautomatiseerd en is het proces meer geolied. Je kunt salariswijzigingen per 1 januari bijvoorbeeld al een paar weken van tevoren invoeren. Het systeem zorgt dat het goed wordt uitgevoerd en het scheelt jou een werkpiek aan het eind van het jaar.

Controleer de jaarovergang

De software voor loonadministratie is tegenwoordig zo ingericht, dat je zelf geen jaarstukken meer hoeft draaien. Heb je de maand december afgerond? Dan hoef je alleen nog maar de jaarovergang te controleren. Check of alles klopt met wat er gebeurd is in 2020 en voer daar waar nodig correcties uit.

• Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB)

Staat het personeel met de juiste contractvorm en bijbehorende WW-premie in het systeem?

• Lage inkomensvoordeel (LIV)

Staat het LIV terecht vermeld bij de betreffende medewerker(s) en zijn er geen loonkostensubsidies gemist?

• Loonkostenvoordeel (LKV)

Staat bij de betreffende werknemer de doelgroepverklaring verwerkt en is het nog wel relevant?

• Werkkostenregeling

Blijven alle vergoedingen en verstrekkingen die thuishoren in de vrije ruimte onder het beschikbare bedrag (1,2% van de loonsom)?

• Aard arbeidsverhouding

Klopt de genoemde aard arbeidsverhouding van de medewerkers nog met hun huidige functie?

• Stagiaires en verzekeringsplicht

Staan de verzekerings-indicaties voor ZW en WW/WAO/WIA goed voor de verschillende stagiair(e)s en is de stagevergoeding op de juiste manier geregistreerd?

• DGA’s en verzekeringsplicht

Klopt de managementovereenkomst van de DGA (Directeur Groot Aandeelhouder) nog met de huidige dienstbetrekking of hadden er premies afgedragen moeten worden?

• Jaarloon BT = 0

Staat bij alle medewerkers het Jaarloon BT ingevuld? Bij een error is de medewerker in het voorgaande jaar niet verloond en dien je zelf een jaarloon op te geven.

• Controle afdrachtvermindering S&O

Is er recht op afdrachtvermindering van de berekende loonbelasting en premie volksverzekering voor technisch innovatieve inspanningen?

• Vijf jaarstermijn auto’s

Staan er zakelijke auto’s in het systeem ouder dan vijf jaar? Haal dan de korting op de bijtelling eraf.

• Eindheffing bestelauto’s

Is de eindheffing voor bestelauto’s die wisselend gebruikt zijn goed opgevoerd?

• Heffingskorting voor buitenlandse werknemers

Niet-inwoners van Nederland hebben geen recht meer op het belastingdeel van de heffingskorting. Staat dit correct geregistreerd in het systeem?

• Rariteiten in de invoer

Zie je geen gekke dingen in het jaarstuk? Denk hierbij aan overwerk dat geboekt is als bedrag in plaats van een urencode. Nu kun je dit nog makkelijk aanpassen.

Op volledigheid controleren vóór de jaarovergang

Naast bovengenoemde checks, controleer je je jaarwerkset ook op volledigheid. Kijk bijvoorbeeld of alle waarschuwingen en foutmeldingen weg zijn gewerkt en of alle workflows bij TWK’s volledig zijn afgerond.

Staan er nog open verlofaanvragen? Laat die dan goedkeuren. Dit geldt ook voor verlofuren die medewerkers meenemen naar het volgende jaar. En nadat je de laatste run van het jaar hebt verwerkt, komt het dashboard jaarwerk beschikbaar. Controleer hier of alle aansluitingen kloppen.

Werkzaamheden voor 2021

Zoals gezegd, kunnen bepaalde werkzaamheden wachten tot het nieuwe jaar.
Dit zorgt voor een lagere werkdruk in december. Werkzaamheden die je in het nieuwe jaar kan oppakken zijn:

• Wijzigen van het minimumloon.
• Reiskostenvergoedingen stopzetten wegens het vervallen van het belastingvoordeel.
• Controleer de WHK-beschikking.
• Laten vrijgeven van de bedrijfstakpensioenfonds voor 2021 door support.
• Gebruik je een eigen pensioenfonds? Pas dan zelf de kengetallen aan.
• De nieuwste CAO-wijzigingen doorvoeren.
• Pensioenindexering toepassen.
• De 30%-regeling beloning verwerken.
• Overschrijding van de vrije ruimte aangeven in de aangifte loonheffingen (hiervoor heb je in 2021 zelfs tot maart).
• Stijging van het gebruikelijk loon van de DGA’s verwerken.

---

Meld je aan voor Nmbrs’ webinar

Wil je weten hoe je op een slimme manier de jaarwissel uitvoert? Aankomende donderdag (3 december) organiseren wij een gratis webinar die volledig in het teken staat van de jaarwissel en hoe jij dit zonder problemen met onze software kunt organiseren. Meld je dan snel aan!