Recent kwamen diverse grote advocatenkantoren in het nieuws vanwege de Wwft-naleving. De Europese Commissie wil een Europese toezichthouder witwassen. Ook uw kantoor heeft te maken met de Wwft. Wat moet u ermee?
De Wwft is enerzijds negatief te duiden als ballast. Het wordt door professionals ervaren als een administratieve last en als een verlengstuk van de overheid in het kader van de poortwachtersfunctie. Anderzijds is het positief te duiden. Immers, met de Wwft in de hand is grotendeels te voorkomen dat u in zee gaat met niet-integere klanten en daarmee zaken blijft doen. Daarnaast geeft u met het tijdig melden van ongebruikelijke transacties invulling aan uw maatschappelijke rol als accountant en/of belastingadviseur.
De Wwft is een vast onderdeel in de dagelijkse accountantspraktijk
Hoe u er ook tegenaan kijkt, sinds 2018 heeft de Wwft ongemerkt een belangrijke plek verworven in het rijtje wet- en regelgeving waar u als accountant en belastingadviseur mee te doen hebt. Denk alleen al aan de NBA-handreiking 1136: 2 van de 11 punten die verplicht uit het samensteldossier moeten blijken, komen rechtstreeks uit de Wwft.
In dit artikel willen wij een aantal aspecten van de Wwft onder de aandacht brengen.
Wat eist de Wwft van uw kantoor?
- Cliëntenonderzoek inclusief monitoring zakelijke relatie:
- Uitvoeren cliëntenonderzoek uitmondend in het bepalen van het cliëntrisicoprofiel;
- Continue monitoring van de zakelijke relatie en actueel houden van het cliëntrisicoprofiel;
- Vastleggen en beoordelen van risico’s op witwassen en financieren van terrorisme in een risicobereidheid en deze actueel houden;
- Gedragslijnen, procedures en maatregelen opstellen om de risico’s op witwassen en financieren van terrorisme te beperken en te beheersen. Inclusief het actueel houden van de gedragslijnen, procedures en maatregelen;
- Melden van verrichte en voorgenomen ongebruikelijke transacties.
- Voldoende kennis bij u en uw medewerkers van de bepalingen van de Wwft.
1. Cliëntenonderzoek inclusief monitoring zakelijke relatie
Cliëntenonderzoek en risicoprofiel cliënt
Doel van het cliëntenonderzoek is praktisch gezien:
- te weten komen wie de cliënt is;
- welke natuurlijke personen feitelijk achter de cliënt zitten en de cliënt beheersen, de UBO’s;
- vaststellen dat de natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt daartoe bevoegd is;
- vaststellen van doel en beoogde aard van de zakelijke relatie;
- vaststellen van het risicoprofiel van de cliënt ten aanzien van risico’s op witwassen en financieren van terrorisme;
- het kunnen uitvoeren van een voortdurende controle op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van deze relatie verrichte transacties.
Wanneer voert u cliëntenonderzoek uit?
- voorafgaand aan het moment dat u in of vanuit Nederland een zakelijke relatie aangaat met een cliënt;
- vervolgens monitort u voortdurend de zakelijke relatie.
Let erop dat dat deze verplichting geldt voor het aangaan van elke zakelijke relatie met een cliënt, dus ook als u voor een cliënt alleen een eenvoudige aangifte inkomstenbelasting verzorgt of een aangifte erfbelasting verzorgt.
Risicobereidheid van uw kantoor
De Wwft verlangt van uw kantoor dat u de risico’s op witwassen en financieren van terrorisme beoordeelt en vastlegt in een risicobereidheid en deze risicobereidheid actueel houdt. En dat u het kantoorbeleid vastlegt ten aanzien van het aanvaarden van cliënten en het voortzetten van de cliëntrelaties.
Hierbij is het noodzakelijk rekening te houden met de risicofactoren die verband houden met het type cliënt, bedrijfssector, product, dienst, transactie en leveringskanaal en met landen of geografische gebieden.
Beperken en effectief beheersen van de risico’s op witwassen en financieren van terrorisme
Zorg ervoor dat u actuele gedragslijnen, procedures en maatregelen heeft die ervoor zorgen dat u de vereiste cliëntenonderzoeken effectief en consequent uitvoert,. Zorg er ook voor dat u de zakelijke relatie met uw cliënten consequent monitort. En dat u tijdig de juiste maatregelen neemt om de risico’s op witwassen en financieren van terrorisme te beperken en te beheersen.
Bijeffect verplichting cliëntenonderzoek en vaststellen risicoprofiel cliënt
Het vaststellen van het risicoprofiel van de cliënt is een handig hulpmiddel voor het voldoen aan artikel 5 lid 1 NVKS. Dit artikel vereist immers dat een accountantskantoor alleen cliënten accepteert waarvan is vastgesteld dat er geen informatie is die tot de conclusie zou moeten leiden dat de cliënt niet integer is.
2. Melden van verrichte en voorgenomen ongebruikelijke transacties
De Wwft verwacht ook dat uw kantoor voldoet aan zijn verplichting tot het melden van ongebruikelijke transacties bij uw klanten. Het meldpunt hiervoor is de FIU-Nederland. Deze meldingen vinden plaats op basis van de objectieve indicatoren of op basis van subjectieve indicatoren.
Objectieve indicator
Voor accountants- en belastingadvieskantoren is de objectieve indicator: een transactie voor een bedrag van € 10.000,– of meer, betaald aan of door tussenkomst van de instelling in contanten, met cheques aan toonder, een vooraf betaald betaalinstrument (prepaid card) of soortgelijke betaalmiddelen. FIU Nederland noemt daarnaast ook als objectieve indicator: transacties die in verband met witwassen of financieren van terrorisme aan politie of Openbaar Ministerie worden gemeld.
Subjectieve indicator
De subjectieve indicator voor accountants- en belastingadvieskantoren is: een transactie waarbij de instelling aanleiding heeft om te veronderstellen dat deze verband kan houden met witwassen of financieren van terrorisme.
Impact subjectieve indicator
De meldplicht op basis van de subjectieve indicator is één van de meest lastige bepalingen van de Wwft en kan grote impact hebben op uw kantoor. Juist vanwege het subjectieve element is over deze meldplicht al veel discussie geweest en is inmiddels al veel jurisprudentie verschenen. Wat zegt NBA-handreiking 1124 hierover? “Een instelling doet alleen een melding als zij in redelijkheid mag veronderstellen dat het verband met witwassen of financieren van terrorisme er kan zijn. Ze zal zich er zo veel mogelijk van hebben verzekerd dat sprake is van een situatie die tot een melding moet leiden. Een instelling doet er verstandig aan om alle feiten en omstandigheden zorgvuldig, vakkundig, gestructureerd en gecoördineerd te beoordelen.”
En terecht! Enerzijds wilt u als accountant/belastingadviseur voorkomen dat uw cliënt onterecht op de zwarte lijst komt bij het FIU en dat u daarmee de vertrouwensrelatie met de cliënt onterecht schaadt. Anderzijds wilt u voorkomen dat u de cliënt onterecht het voordeel van de twijfel geeft en u dus maar niet meldt. Met als gevolg dat u ongewild zelf met uw kantoor in het beklaagdenbankje terecht komt.
Doe beoordeling met professioneel-kritische instelling
Doe daarom ook deze beoordeling met een professioneel-kritische instelling. En trap niet in de valkuil u te laten beïnvloeden door een (te) nauwe relatie met de cliënt! Wees kritisch ten opzichte van de verklaring van de cliënt voor de transactie. En laat de situatie niet op zijn beloop. We zien namelijk in de jurisprudentie terug dat onterecht uitstellen van de melding zich tegen het meldingsplichtige kantoor keert. Wat u nadrukkelijk niet hoeft te beoordelen, is of de transactie verdacht is. U heeft dan ook geen duidelijk bewijs nodig voor witwassen of terrorismefinanciering.
Leg uw beoordeling van (schijnbaar) ongebruikelijke transacties sowieso vast. Ook al komt u tot de conclusie dat er een aannemelijke verklaring voor de transactie is en u de transactie daarmee beoordeelt als gebruikelijk. Komt u tot de conclusie dat de transactie wel ongebruikelijk en daarmee meldplichtig is? Bijvoorbeeld omdat de cliënt geen aannemelijke verklaring heeft? Meld deze dan zo vlug mogelijk bij FIU Nederland nadat u de transactie als ongebruikelijk hebt aangemerkt, in elk geval binnen 14 dagen.
3. Voldoende kennis binnen de organisatie
Om het cliëntenonderzoek en de cliëntmonitoring efficiënt en effectief te kunnen uitvoeren is een belangrijke randvoorwaarde dat er binnen uw kantoor voldoende kennis is van de Wwft-verplichtingen en van de invulling hiervan door uw kantoor.
Vandaar ook de eis uit artikel 35 Wwft ervoor te zorgen dat alle betrokken medewerkers bekend zijn met de bepalingen van de Wwft. En met de periodieke (lees: minimaal jaarlijkse) scholingsplicht voor alle betrokken medewerkers. Op die manier zijn zij in staat om ongebruikelijke transacties te herkennen. En de cliëntenonderzoeken goed en volledig uit te voeren.
En terecht: in de praktijk zijn de uitvoerende medewerkers vaak de ogen en oren van uw kantoor. Zij zijn vaak degenen die de financiële administratie het eerst inzien. En zij hebben over het algemeen de meeste tussentijdse contacten met de cliënt.
Tenslotte
Het thema fraude lijkt steeds meer prominent op de agenda te staan in het maatschappelijk verkeer. En het maatschappelijk verkeer lijkt op dit thema steeds meer te verwachten van de accountant. In dit kader verwachten wij nog meer aandacht voor de poortwachtersfunctie op dit gebied van de accountant en belastingadviseur.
Dick Lokerse AA is adviseur vaktechniek accountancy bij Extendum
In dit stuk zijn een aantal aspecten van de Wwft aan bod gekomen. Heeft u in de praktijk behoefte aan ondersteuning bij het praktisch implementeren van de Wwft in uw accountants-/belastingadvieskantoor? Neem dan contact op met één van de adviseurs van Extendum.
Geef een reactie