Dit moet je weten over de Cloud in het accountantskantoor

Wekelijks komen we bij diverse accountantskantoren over de vloer. In veel gevallen staat de Cloud-transitie hoog op de agenda, maar we zien ook dat hierover nog veel onduidelijkheid bestaat. Want welke vormen van Cloud zijn er eigenlijk, wat betekent dat nu concreet en wat past het beste bij jouw kantoor? We zetten het voor je op een rijtje én delen een grote, veelvoorkomende valkuil met je!

Transitie naar de Cloud voor accountants

Waar accountantskantoren voorheen nog servers op kantoor hadden staan, zien we dat deze langzaam maar zeker plaatsmaken voor Cloud-omgevingen. De investeringskosten zijn lager, er is geen onderhoud meer nodig en collega’s hoeven niet meer fysiek op kantoor aanwezig te zijn om aan de slag te kunnen. Dat betekent wel een grote verandering: vertrouwde applicaties maken plaats voor nieuwe oplossingen. Soms zijn dit de Cloud-oplossingen van de bestaande leverancier, maar in veel gevallen blijkt een volledige overstap nodig te zijn.

Grote valkuil

Een valkuil bij de Cloud-transitie is dat kantoren veelal kijken naar specifieke oplossingen; wat gebruiken concullega’s, waarover hoor ik goede verhalen of wat levert mijn huidige leverancier? Het gevolg is een teleurstellend resultaat dat niet voldoende aansluit bij de specifieke wensen en processen van het kantoor. Breng daarom altijd eerst in kaart wat er nodig is en bekijk welke applicaties daarop aansluiten. Dan ben je doorgaans succesvoller in jouw Cloud-transitie dan kantoren die dit niet doen. Maar hoe bepaal je wat er nodig is? Met onze whitepaper: ‘Formuleer jouw routekaart naar de online werkplek’ pak je dit stapsgewijs aan.

Dataopslag

De komst van Cloud-applicaties heeft ook een nieuw vraagstuk met zich meegebracht: waar wordt mijn data opgeslagen? Hierin zijn er grofweg twee mogelijkheden: de private of de public Cloud. Een combinatie tussen beide is ook mogelijk, afhankelijk van het soort data. Een hybridevorm als het ware. Drie opties dus: private, public of hybride.

Private Cloud

In de zogeheten Private Cloud wordt data opgeslagen op gereserveerde servers in een specifiek datacenter, bijvoorbeeld dat van de IT-leverancier. Veel kantoren hechten er waarde aan dat dit datacenter in Nederland is gevestigd. Omdat ze dan zeker weten dat het aan onze bekende wet- en regelgeving moet voldoen.

Public Cloud

In Public Cloud delen kantoren serverruimte en rekenkracht met andere bedrijven. Dat gebeurt in een datacenter dat wordt gebruikt door de Cloud-leverancier. Denk hierbij aan Microsoft Azure, waarop veel Microsoft 365-data van kantoren wordt opgeslagen. Maar hoe weet je zeker dat jouw data in veilige handen is? Geen enkele IT-partner kan daarin honderd procent garantie geven. Toch hebben techreuzen zoals Microsoft zichzelf bewezen als betrouwbare partner. Daarnaast zijn bedrijven als Microsoft extreem afhankelijk van hun betrouwbaarheid en garantie op databeveiliging.

De middenweg

In sommige gevallen kan data simpelweg om technische redenen niet naar de Cloud. Of misschien wil je sommige data koste wat het kost op een lokale server laten staan. In zulke gevallen kunnen we specifieke data on-premise (op locatie) houden, of slaan we een back-up op in ons eigen datacenter in Ede. Andere zaken, zoals de mail, kunnen alsnog naar de Cloud worden overgezet. Onze meeste klanten werken al op deze manier: met de zogeheten ‘hybride-cloudoplossing’.

Heb je advies nodig bij jouw transitie naar de Cloud? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.

Bron: Dit moet je weten over de Cloud in het accountantskantoor (arcusit.nl)