Welke rol moet de AI-tool aannemen? Met welke informatie stuur ik de kunstmatige intelligentie op pad? Samen met AI expert – en accountant Dieter van den Heede zette Twinfield ter inspiratie alvast een aantal handige prompts voor je op een rij.
Je kunt een AI-tool best als een stagiair of trainee kan beschouwen. Dit betekent dus dat je je AI-systeem kritisch zult moeten opleiden. Is je vraag niet scherp of eenduidig? Dan zal het antwoord dat evenmin zijn. Experimenteer in een veilige omgeving, investeer voldoende tijd in het proces, zodat je beter leert begrijpen wat AI kan – en hoe je dat potentieel benut.
Prompt 1: Vragen aan potentiele nieuwe klant
Een nieuwe klant binnenhalen? Dat vereist een goed begrip van hun uitdagingen, noden en doelstellingen. Door hun website grondig te analyseren kan een accountant concrete vragen voorbereiden die niet alleen het gesprek kunnen sturen, maar ook proactief inspelen op hun behoeften. Wedden dat je een onvergetelijke eerste indruk maakt?
Prompt: “Ik heb binnenkort een afspraak met een potentiële klant. Kan je hun website analyseren (plaats hier de URL) en mij 10 gerichte vragen geven voor ons eerste gesprek?”
Prompt 2: Bedragen uit facturen/documenten in een tabel zetten
Stel je voor: je moet je tijd als accountant niet meer besteden aan manuele invoering. Mooi, toch? Facturen handmatig verwerken kan immers erg tijdrovend en foutgevoelig zijn. Dankzij AI versnel je deze manuele en inefficiënte processen aanzienlijk, met als resultaat? Meer tijd voor je klanten! Zorg er wél steeds voor dat je je informatie dubbelcheckt. AI is immers ook niet altijd foutloos.
Prompt: “In de bijlage vind je vijf facturen/documenten. Kun je alle informatie uit de documenten halen en in een tabel plaatsen? Als de tabel compleet is, maak er dan een spreadsheet van die ik kan downloaden. Gebruik de volgende kolommen:
a. Kolom 1: Factuurnummer
b. Kolom 2: Bedrag excl. Btw
c. Kolom 3: Btw-bedrag
d. Kolom 4: Bedrag incl. btw
Prompt 3: Ontbrekende facturen zoeken
Alle uitgaven bijhouden kan een enorme uitdaging zijn, en dan vooral wanneer ze verschillende benamingen hebben. Artificiële intelligentie kan deze gegevens in jouw plaats sorteren en filteren, zodat je met een paar muisklikken de ontbrekende facturen opspoort en wegwerkt.
Prompt: “In de bijlage vind je de visa-uitgaven van september 2024. Kan je alle Facebook-gerelateerde facturen eruit filteren (bijvoorbeeld aangeduid als Facebook, Meta, FB, Paypal FB, etc.) en de bedragen vergelijken met de overige Facebook-facturen van september 2024? Zo kunnen we zien welke facturen we nog missen.”
Prompt 4: Data visualiseren
Dankzij artificiële intelligentie kan je in een mum van tijd verschillende data verzamelen en visualiseren, zodat jij ze meteen kunt analyseren, interpreteren en vertalen naar je klanten. Op die manier vormt AI een nuttige assistent, terwijl jij nog steeds de teugels strak in de hand houdt.
Prompt: “In de bijlage vind je een CSV-export uit het Billit-account van klant X met alle verkoopfacturen. De klant verkoopt IT-consultancy, zowel rechtstreeks aan ondernemers als via onderaanneming. Kan je een analyse maken en een taartdiagram opstellen dat per klant laat zien hoeveel procent van de totale omzet zij vertegenwoordigen? Zo kunnen we controleren of hij niet te afhankelijk is van één specifieke klant.”
Prompt 5: Antwoord op lastige mail formuleren
Moeilijke gesprekken met klanten – en dan vooral wanneer het om betalingen gaat – kunnen spanningen en misvattingen veroorzaken. Zeker wanneer de communicatie via schriftelijke kanalen gebeurt. AI kan in dergelijke gevallen fungeren als jouw sparring partner en je helpen bij het opstellen van een verhelderend, professioneel en diplomatiek antwoord.
Prompt: “Ik heb een e-mail ontvangen van een klant met de volgende inhoud: (plaats hier de e-mail). Hoe kan ik hierop een professioneel en vriendelijk antwoord formuleren? Voor de context: de klant weigert de factuur van kwartaal drie te betalen, ondanks de geleverde diensten.”
Prompt 6: Tekst van ingescand document naar Word omzetten
Documenten handmatig overtypen? Dat is écht niet meer van deze tijd. Niet alleen is dit tijdrovende karwei enorm inefficiënt en saai, het is ook nog eens zeer foutgevoelig. Artificiële intelligentie kan ingescande documenten razendsnel omzetten in bruikbare tekst. De enige vraag die er dan nog rest: wat ga jij met al die vrijgekomen tijd doen?
Prompt: “In de bijlage vind je een screenshot van een ingescand document dat ik van een klant heb ontvangen. Kan je alle informatie uit dit document omzetten naar tekst en vervolgens exporteren naar een Word-bestand?”
Prompt 7: Tot de juiste prompt komen
We geven het toe: soms kost het je meerdere prompt-pogingen om tot het gewenste resultaat te komen. Het is daarom erg belangrijk om duidelijk te communiceren met je AI-tool – al dan niet door hem feedback te vragen! Door de juiste vragen te stellen en elkaar beter te leren kennen, zal AI steeds sneller het meest accurate en behulpzame antwoord kunnen geven.
Prompt: “Dit laatste antwoord in ChatGPT was perfect. Welke prompt had ik vanaf het begin moeten gebruiken om exact dit antwoord te krijgen zonder omwegen?”
Slimme prompt engineering
Wist je dat je met slimme “prompt engineering” veel meer uit AI-tools kan halen? Prompt engineering is simpel gezegd de kunst om de juiste opdrachten te geven om betere resultaten te krijgen. Zie het als het zorgvuldig wikken van je woorden om je ongelofelijk slimme, doch ietwat letterlijke vriend te begeleiden. Zo zijn er technieken als reverse prompting (je laat AI het resultaat analyseren om zo je opdrachten scherper te leren formuleren) , few-shot prompting (je geeft AI een paar voorbeelden om uit te leren) en chain-of-thought prompting (je splitst je opdracht op in kleinere delen). Deze technieken helpen je niet alleen sneller resultaten te halen, maar kunnen ook leiden tot slimmere, meer doordachte antwoorden van de AI.
Blijf zelf goed opletten
Je ziet het meteen: met de juiste prompts en tools kan je als accountant flink wat manuele werkzaamheden minimaliseren. En bovendien héél wat tijd en efficiëntie winnen. Vergeet echter niet dat artificiële intelligentie slechts ter ondersteuning dient. Niet andersom. Wees dus waakzaam over de data die je met een GenAI-systeem deelt en vertrouw nooit blindelings op de output van artificiële intelligentie. Zo blijf jij als accountant te allen tijde de controle behouden en gebruik je AI op een kritische – en juiste – manier die past bij jou en je kantoor.
Wil je hier meer over weten? Volg dan het gratis webinar Prompting voor accountants en boekhouders op 24 april.
“Als je goede uitkomsten wil uit je AI-tool, moet je heel specifiek zijn tegen je custom GPT. De nummer een skill die daarom je moet leren, is hoe je goede prompts maak.”
Misschien nog een poging in begrijpelijk en correct Nederlands?