Accountants werken dagelijks met documenten die rechtsgeldig moeten worden ondertekend zoals opdrachtbevestigingen en verklaringen. Jarenlang betekende dat vaak gedoe met certificaten op USB-tokens of smartcards, inclusief drivers en software die lokaal moesten worden geïnstalleerd.Wie ooit aan de slag moest met een beroepscertificaat op die manier, weet hoe omslachtig dat kon zijn. Inmiddels gaat dat heel eenvoudig en zijn er zelfs nieuwe methoden op komst.
De tijd dat met USB-devices ondertekend moet worden is voor de meeste accountantskantoren voorbij. Dankzij cloudoplossingen en nieuwe identificatiemethoden is digitaal ondertekenen met certificaten veel eenvoudiger geworden. Accountants hoeven geen hardware meer bij zich te dragen of ingewikkelde installaties te doen. Identificatie kan volledig online plaatsvinden. Het ondertekenen zelf gebeurt rechtstreeks vanuit de browser, zonder extra software of hulpmiddelen. Daarmee is digitaal ondertekenen eindelijk op het punt waar het zou moeten zijn: snel, gebruiksvriendelijk en rechtsgeldig.
Zekerheid zonder drempels
Een belangrijk voordeel bij de ondertekening door de accountant is dat de rechtszekerheid behouden blijft. Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) heeft namelijk dezelfde rechtsgevolgen als een fysieke handtekening. Voor accountants betekent dit dat verklaringen en opdrachtbrieven niet alleen sneller rondgaan, maar ook juridisch net zo sterk zijn als voorheen. De misvatting dat digitaal ondertekenen ingewikkeld of duur zou zijn, is door de praktijk ingehaald (lees: de vijf meest voorkomende misvattingen over ondertekenen met certificaten).
Ondertekenen vanaf je mobiel
Een ander verschil met het verleden is dat ondertekenen niet langer gebonden is aan een werkplek. Documenten kunnen worden ondertekend vanaf een laptop, tablet of smartphone, overal waar een accountant werkt. Dat scheelt tijd en verhoogt de flexibiliteit. Tegelijkertijd is het proces aantoonbaar veilig: de identiteit van de ondertekenaar is vastgesteld en de documenten worden voorzien van een digitale waarborg.
Van ondertekening naar automatisch aanleveren
Wat vaak vergeten wordt, is dat digitaal ondertekenen niet het eindpunt van een proces hoeft te zijn. Juist door de koppeling met andere systemen kan het ondertekende document automatisch worden doorgezet naar de juiste instantie. Denk aan aangiften die na ondertekening rechtstreeks naar de Belastingdienst gaan, publicatiestukken die veilig bij de Kamer van Koophandel terechtkomen of SBR rapportages die worden doorgestuurd naar banken. Voor accountants betekent dit dat het hele traject – opstellen, ondertekenen én aanleveren – in één vloeiende digitale keten kan plaatsvinden. Het vermindert de kans op fouten en scheelt tijdrovende tussenstappen.
Blik op de toekomst: wallets
Wie vooruitkijkt, ziet dat er nóg meer gemak op komst is. Binnen de Europese Unie wordt werkt gemaakt van eIDAS2 en de introductie van de European Digital Identity Wallet. Daarmee kan een gebruiker straks zijn digitale identiteit en attributen – zoals een beroepskwalificatie – in één app beheren en gebruiken voor ondertekening. In de praktijk zou dit betekenen dat accountants nog eenvoudiger toegang krijgen tot dezelfde zekerheid die nu via certificaten wordt geboden.
Tijd om de stap te zetten
Voor de accountant is er daarmee weinig reden om vast te houden aan oude werkwijzen. Het ondertekenen van verklaringen en rapportages kan sneller, veiliger en zonder technische drempels. Zéker als je nog gebruik maakt van verouderde certificaten.
Benieuwd hoe? Spreek een expert over digitaal ondertekenen
Geef een reactie