Maar de vraag die de meeste kantoor-eigenaren bezighoudt, is een andere: hoe doe ik dat dan? Waar begin ik? Hoe ziet mijn proces er straks uit? En wie laat me zien hoe dat werkt in een kantoor dat er al mee bezig is?
Bij Blinqx Accountancy & Tax spreken we dagelijks met kantoren over precies die vraag. Op 16 april gaan we daarover in gesprek met Frans-Jan Reijtenbagh, mede-oprichter en directeur van EasyMKB. EasyMKB is een fusiekantoor met vestigingen in Rotterdam, Amsterdam, Utrecht en Ede dat zo’n 1.300 tot 1.500 klanten bedient. Frans-Jan werkt ruim 21 jaar in de branche en heeft van zijn kantoor een organisatie gebouwd waarbij automatisering geen laag bovenop het proces is, maar er volledig in verweven zit. 75 tot 80 procent van alle boekhoudhandelingen verloopt bij EasyMKB volledig geautomatiseerd.
Hieronder drie concrete lessen uit zijn aanpak.
1. Begin niet bij de tool, begin bij je werkwijze
De meest gemaakte fout: een AI-tool aanschaffen en hopen dat het proces daarna vanzelf beter loopt. Dat werkt niet.
Frans-Jan begon bij de vraag: hoe willen wij werken? EasyMKB werkt dagelijks bij. Niet wekelijks, niet maandelijks. Elke werkdag worden aangeleverde stukken verwerkt, zodat de administratie altijd actueel is. Pas daarna kun je automatisering zinvol inzetten, want AI werkt alleen goed op een stroom van data, niet op een berg die eens per kwartaal binnenkomt.
De praktische vertaling: als jij wilt dat AI in je kantoor werkt, moet je eerst bepalen wat je werkritme is en welke klanten daarin passen. Pas als dat staat, heeft het zin om te kijken welke stappen in dat proces je kunt automatiseren
2. AI werkt alleen als je mensen het willen laten werken
Technologie vervangt mensen niet. Maar technologie vervangt wel mensen die technologie niet willen gebruiken.
Frans-Jan zegt het ronduit: medewerkers die niet mee willen in automatisering en AI, passen niet meer bij een modern kantoor. Dat klinkt hard. Het is ook een strategische keuze. Want als je als kantoor 80 procent automatiseert en je mensen werken daar maar voor 50 procent in mee, haal je de helft van je potentieel niet.
Goede kantoren selecteren tegenwoordig net zo kritisch op digitale mindset als op vakkennis. En ze investeren bewust in een cultuur waar verandering de norm is, niet de uitzondering.
3. Werk voor elke klant op dezelfde manier
Eén van de meest onderschatte keuzes die Frans-Jan heeft gemaakt: EasyMKB werkt voor alle klanten op exact dezelfde manier. Geen uitzonderingen, geen maatwerkstraten per klant. Iedereen levert aan via dezelfde route, het proces verloopt altijd hetzelfde.
Dat klinkt simpel. Maar het is juist die discipline die automatisering écht mogelijk maakt. Zodra je voor elke klant een andere werkwijze hebt, wordt automatisering een lappendeken. Je bent constant aan het schakelen, aanpassen en controleren. De tijdswinst die je hoopt te behalen, verdampt in de uitzonderingen.
De vraag die je jezelf moet stellen: hoeveel variatie zit er nu in hoe jouw kantoor klanten bedient? Elke variatie is een plek waar automatisering vastloopt. Hoe strakker je werkwijze, hoe meer je eruit kunt halen.
Wie laat je zien hoe het eruit ziet?
Dat is precies de vraag die centraal staat op 16 april. Blinqx Accountancy & Tax organiseert een live webinar waarin Daan Kuiper in gesprek gaat met Frans-Jan Reijtenbagh over hoe EasyMKB dit in de praktijk heeft ingericht. Hoe organiseer je een modern kantoor? Welke rol spelen software en AI? En hoe combineer je groei met cultuur en kwaliteit? Hoe ziet zijn proces eruit? Welke keuzes heeft hij gemaakt, en waarom? Wat zou hij anders doen als hij opnieuw mocht beginnen?
Donderdag 16 april 16:00 – 16:45
Geef een reactie