• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » 5 redenen waarom accountants hun kwaliteitshandboek zo weinig lezen (en wat u eraan kunt doen)

5 redenen waarom accountants hun kwaliteitshandboek zo weinig lezen (en wat u eraan kunt doen)

How to's

19 februari 2015 door Accountancy Vanmorgen

Accountancy Vanmorgen

U bent kwaliteitsmanager van uw accountantskantoor. U heeft de soms ondergewaardeerde taak om de kwaliteitshandboeken ‘bij te houden’. U weet waarom dat goed is voor uw organisatie, maar sommige medewerkers denken daar anders over. Of denken ze er helemaal niet over na, omdat ze geen idee hebben dat er zoiets bestaat als een kwaliteitshandboek? U weet wat ze missen, maar weten zij dat ook? En hoe komt dat dan?

  1. Ze weten het oprecht niet

In dit geval weten uw medewerkers oprecht niet dat er zoiets bestaat als het kwaliteitshandboek van uw organisatie. Reden hiervoor is meestal een combinatie van factoren: de medewerkers zijn niet betrokken genoeg, het handboek staat op een onduidelijke plaats of is vastgelegd in een moeilijk systeem. Oplossing: ga eens grondig na waarom uw handboek bestaat. Wat wilt u dat uw medewerkers lezen, op welk moment en waarom op die manier? Betrek bij het beantwoorden van deze vragen uw medewerkers en het management. Want dat medewerkers uw handboek niet lezen, betekent nog niet dat ze er negatief tegenover staan.

 

  1. Ze weten het wel, maar het interesseert hen niet

Dit is waarschijnlijk de meest gehoorde reden. Procesmanagement, handboeken, kwaliteitsdenken: het leeft niet in iedere organisatie. Maar waarom toch? Kwaliteit leveren is toch leuk? Het grappige is: kwaliteit leveren is ook leuk. En niemand zal erop tegen zijn dat u, als kwaliteitsmanager, de hoogste kwaliteit wilt leveren aan uw klanten.

Het probleem ligt echter in de stappen daarna. Want de redenering gaat dan vrijwel altijd als volgt: om kwaliteit te leveren, moeten we aan bepaalde voorwaarden, normen of regels voldoen. Die hebben weer invloed op onze werkzaamheden (‘processen’), bijvoorbeeld uw productieproces, het omgaan met klachten of het selecteren van een leverancier. Gevolg daarvan is dat er regels komen waaraan medewerkers zich moeten houden, die u onderschrijft in uw (kwaliteits)handboek. Voor u een logische redenering, want: wie kwaliteit wil leveren, moet voldoen aan de regels.

En daar gaat het mis. Want uw medewerkers zijn het met u eens dat ze allemaal kwaliteit willen leveren. Echter, de manier waarop is een heel ander verhaal. Zij interpreteren kwaliteit leveren op een andere manier dan u: met zo min mogelijk regels (of ‘belemmeringen’) waaraan zij moeten voldoen. Dat interesseert hen namelijk niet. Het is een klassieke fout in het managementvak: de professional vertellen hoe hij zijn werk moet uitvoeren en hem te veel regels opleggen. 

Dus probeer de volgende aanpak eens. In plaats van dat uw handboek een ‘set met regels is’, is het een manier om juist de professional te helpen. Juist voor hem is het gemakkelijk als hij snel de juiste procedure kan terugvinden: niet omdat het van u moet, maar omdat hij zelf geen tijd heeft om zo’n proces zelf uit te denken. En uw handboek is hierbij ondersteunend van aard, niet dwingend.

Concreet voorbeeld? Er is steeds meer behoefte vanuit de markt dat accountantskantoren zich moeten gaan richten op advisering en begeleiding in plaats van het achteraf controleren van de cijfers. Dit houdt dat de adviseurs of fiscalisten binnen uw kantoor geen behoefte hebben aan nog meer regels, checklisten en procedures waarmee ze ‘advies’ kunnen geven. Zij zullen juist behoefte hebben aan handvatten, casussen en draaiboeken.

Sommige accountants hebben bijvoorbeeld tientallen tandartsen, agrarische ondernemingen of onderwijsinstellingen als klant, die ze stuk voor stuk individueel behandelen. Een goede stap in de richting naar ‘adviseren’ is bijvoorbeeld het beschrijven van wat een financieel gezonde tandarts, agrarische onderneming of onderwijsinstelling is. En vanuit daar beschrijven hoe er advies gegeven kan worden: wanneer wordt er negatief of positief afgeweken, wanneer grijp je in als accountant, wat zijn vervolgstappen als het financieel goed gaat? Dit zijn zaken die in de veranderende wereld van de accountant thuishoren in een handboek. En waar de professional ook echt wat aan heeft.

 

  1. Het interesseert hen wel, maar het is te moeilijk

Informatie verspreid over intranetsystemen, lastige bpm-software, wollige zinnen, abstracte workflows, lange tekstdocumenten, verschillende versies van hetzelfde document… Zelfs als uw medewerkers achter kwaliteits- en procesgericht denken staan, maken zulke ergernissen het er niet gemakkelijker op. Wanneer u verstand heeft van de structuur of de systemen, geldt dat niet automatisch voor al uw medewerkers. En een training of consultant meer of minder werkt misschien op de korte termijn, maar met nieuwe medewerkers, veranderende wet- en regelgeving, nieuwe of vernieuwde processen loopt u steevast tegen hetzelfde probleem aan. Kijk dus kritisch naar twee dingen: wat voor informatie biedt u aan (de inhoud) en op wat voor manier doet u dat (de vorm)?

 

  1. Het is niet te moeilijk, maar onvolledig en/of niet actueel

Dus u heeft een leesbaar, makkelijk en praktisch systeem. Maar zelfs dat is nog geen garantie dat uw medewerkers uw handboeken lezen. Wat is er dan aan de hand? De handboeken zijn ouderwets en onvolledig; als handboeken niet worden bijgehouden, verouderen ze en worden ze niet meer gebruikt.

Het is de taak van de proceseigenaar (de verantwoordelijke voor een proces) om de handboeken up-to-date te houden. Maar het is weer de verantwoordelijkheid van u als kwaliteitsmanager om daar weer op toe te zien. Meestal speelt er bij verouderde handboeken een dieper probleem, wat aangekaart wordt bij punt 2. Niet-actuele handboeken zijn een symptoom van desinteresse. En dat ontstaat juist weer doordat uw medewerkers de toegevoegde waarde er niet van inzien. Aan u dus de taak om uw medewerkers te laten inzien dat handboeken er juist zijn ter ondersteuning!  

 

  1. Het is misschien een beetje té volledig

Een handboek is wat anders dan een intranet of een managementsysteem. Het is raadzaam en goed om deze systemen op elkaar aan te laten sluiten, maar er één systeem van maken zorgt voor een informatiezeepbel. Een intranet is bedoeld om snel te kunnen schakelen met collega’s voor projecten met bijbehorende documenten en voor de interne communicatie. Managementsystemen (vrijwel altijd in de vorm van online dashboards) doen het goed op grote tv’s op afdelingen waar de belangrijkste KPI’s worden gemeten. Afdelingen en managers krijgen zo de relevante informatie te zien op basis waarvan beslissingen worden genomen.

Handboeken zijn juist documenten die een vaste plaats in een accountantskantoor innemen, omdat ze het handelen van uw medewerkers (‘de processen’) beschrijven. Omdat deze principes raakvlakken met elkaar hebben, is het in theorie een mooie gedachte hier één systeem van te maken. In de praktijk wordt deze informatie echter op één hoop gegooid: procesbeschrijvingen staan tussen notulen, werkinstructies en verschillende Excel-documenten. Zo ziet men door de bomen het bos niet meer. Oplossing: maak een scheiding van informatiesystemen, bedenk welke informatie uw medewerkers willen lezen, of beter nog: vraag het aan uw medewerkers. Zorg voor eenduidigheid in de presentatie van de informatie, bedenk dat er onderscheid bestaat tussen verschillende soorten documenten en informatie en dat dit invloed heeft op de manier waarop het ‘gepresenteerd’ wordt.

 

Harmen Koopman is verbonden aan Scienta

Categorie: How to's Tags: compliance, toezicht

Tags: compliance, toezicht

Gerelateerde artikelen

14 september 2023

Toezicht op nieuwe leest moet stresslevel kantoren verlagen

3 augustus 2023

VS wil straffen voor doorspelen informatie toezichthouder aan KPMG terugdraaien

21 juli 2023

Amerikaanse toezichthouder kritisch op kwaliteit buitenlandse audits

21 april 2023

Nieuwe onderzoeken naar EY en KPMG door Britse toezichthouder

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

“Ik sta even stil en dat is al een hele vooruitgang…”

Partnercarrousel

Cloud documentmanagement: voor veilig en efficiënt documentbeheer
Boekencontrole Belastingdienst? Bekijk je rechten en plichten
Zeven tips om alles uit SharePoint te halen
“Ik sta even stil en dat is al een hele vooruitgang…”
Professionals hebben de ‘war for talent’ gewonnen: werkgevers solliciteren bij werknemers
Miljoenennota herverdeeld naar armen en laat bestaande budgettaire uitdaging aan volgend kabinet
KING Connect: de ideale samenwerking tussen accountant en klant
ICT en Kengetallen 2023 | “Meer werkplezier én een hoger rendement”
Maximaal profiteren van Microsoft 365? Zo doe je dat in 6 stappen met Power BI
Effectieve capaciteitsplanning: waarom je achterblijft als je dit negeert 
ICT en Kengetallen 2023 | “Het unieke inzicht biedt kansen”
De Belastingdienst start met invorderen: wat zijn de opties?
Zo verdrievoudig je in twee jaar tijd
De duurzame audit: waar moet je op letten als accountant?
Dit moet je weten over de verwerking van deelnemingen in de commerciële jaarrekening
Koen Scheepers adviseur bij Credion
Zo beheer je documenten op een veilige manier
Vijf redenen waarom ieder accountantskantoor servicemanagement zou moeten omarmen | (1) Structuur
Wet verbetering poortwachter? Bekijk deze checklist!
Taxture Global: een frisse wind in Legal & Tax advies
De voordelen van AI voor accountants op een krappe arbeidsmarkt
MKB Brandstof en Exact vereenvoudigen administratie met e-facturen
Hoe bereid je je als accountant voor op een toezichthouder van de WWFT?
HR as a service als toegevoegde waarde voor een accountantskantoor

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Deze vijf innovaties worden de komende jaren het belangrijkst voor bedrijven
De zorgplicht van een accountant ten aanzien van een derde bij niet-wettelijke taken
Biometrische gezichtsherkenning: nieuw binnen AuditCase
De NIS2-richtlijn: de versterking van cyberveiligheid in een digitale wereld, geldt deze ook voor uw klanten?
Zo regel je efficiënt een statutenwijziging

Contentmarketing voor de financiële sector Zorg voor …  

“Wetgeving rondom duurzaamheid ligt in het verlengde van ons DNA”
Lessons learned: AI naar de accountancysector brengen
“AFAS is een warm bad en wij zijn de badeendjes”
Teams Bellen biedt Vermetten een veilige en schaalbare bereikbaarheids-oplossing
Moore DRV verhoogt efficiency met de digitale handtekening
Nieuwe generatie accountants steeds vaker vrouw
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren

Meest gelezen

  • Boekhouder aangehouden voor btw-fraude 12.3k weergaven
  • Fiscus kondigt aanmaningen aan na intrekken betalingsregeling bijzonder uitstel 6.1k weergaven
  • Gesjoemel met verkoopfacturen staat btw-aftrek in de weg 5.9k weergaven
  • Onderwijsinspectie beschuldigt RA van broddelwerk bij controle Scholen voor Persoonlijk Onderwijs 3.6k weergaven
  • Gearresteerde boekhouder helpt gedupeerden geld te vinden 3.3k weergaven

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Relatiebeheerder – 32-40 uur p.w | Brielle
WEA Deltaland
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Boekhouder
Gelders Genootschap
Accountant/Bookkeeper (Part-Time)
Jobs in Finance
Assistent-Accountant Samenstelpraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Zelfstandig assistent accountant MKB
Moore MTH
Gevorderd Assistent Accountant (Assurance)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb
KRC Van Elderen
Junior assistent accountant
Jobs in Finance
Registeraccountant jaarrekening
Jobs in Finance
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Fiscalist bij RSM – Utrecht
Jobs in Finance
Ervaren Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Account AA (teamleider)
Flantüa
Ervaren Audit assistent
Jobs in Finance
Controleleider – Rotterdam/ Harderwijk
Lentink De Jonge
Gevorderd Assistent Accountant
Jobs in Finance
Gevorderd assistent accountant • Dordrecht
WEA Deltaland
Opdrachtleider / Controleleider
Coney Minds
Belastingadviseur
Flynth
Junior manager audit- Utrecht
Flynth
Gevorderd assistent accountant audit Zoetermeer
Flynth
Externe accountant -‘s-Hertogenbosch
Flynth
Werkstudent accountancy audit
Moore MTH
Supervisor Assurance | Amersfoort, Hoofddorp, Ede, Arnhem en Utrecht
CROP
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Assistent accountant duaal
Flynth
Zelfstandig Assistent Accountant voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Accountant AA of RA voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Relatiebeheerder- Goes, Gouda, Rotterdam
Visser & Visser
Controleleider
Moore MTH
Controleleider audit – Goes
Flynth
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Senior Belastingadviseur
MKBTR
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Relatie beheerder MKB
Moore MTH
Accountant bij van der Lely
Jobs in Finance
Manager accountancy & advies – Harderwijk
Lentink De Jonge
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Accountant
Flynth
Senior Supervisor Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Junior administratief medewerker  – Nieuwegein, 32-40 uur
van Helder
Manager Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Assistent-Accountant controlepraktijk (beginnend)
KRC Van Elderen
Adviseur internationaal
Flynth
Fiscalist bij RSM Utrecht
Jobs in Finance
Externe Accountant
Coney Minds

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen