• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
Home » 5 redenen waarom accountants hun kwaliteitshandboek zo weinig lezen (en wat u eraan kunt doen)

5 redenen waarom accountants hun kwaliteitshandboek zo weinig lezen (en wat u eraan kunt doen)

Nieuws

19 februari 2015 door Accountancy Vanmorgen

Accountancy Vanmorgen

U bent kwaliteitsmanager van uw accountantskantoor. U heeft de soms ondergewaardeerde taak om de kwaliteitshandboeken ‘bij te houden’. U weet waarom dat goed is voor uw organisatie, maar sommige medewerkers denken daar anders over. Of denken ze er helemaal niet over na, omdat ze geen idee hebben dat er zoiets bestaat als een kwaliteitshandboek? U weet wat ze missen, maar weten zij dat ook? En hoe komt dat dan?

  1. Ze weten het oprecht niet

In dit geval weten uw medewerkers oprecht niet dat er zoiets bestaat als het kwaliteitshandboek van uw organisatie. Reden hiervoor is meestal een combinatie van factoren: de medewerkers zijn niet betrokken genoeg, het handboek staat op een onduidelijke plaats of is vastgelegd in een moeilijk systeem. Oplossing: ga eens grondig na waarom uw handboek bestaat. Wat wilt u dat uw medewerkers lezen, op welk moment en waarom op die manier? Betrek bij het beantwoorden van deze vragen uw medewerkers en het management. Want dat medewerkers uw handboek niet lezen, betekent nog niet dat ze er negatief tegenover staan.

 

  1. Ze weten het wel, maar het interesseert hen niet

Dit is waarschijnlijk de meest gehoorde reden. Procesmanagement, handboeken, kwaliteitsdenken: het leeft niet in iedere organisatie. Maar waarom toch? Kwaliteit leveren is toch leuk? Het grappige is: kwaliteit leveren is ook leuk. En niemand zal erop tegen zijn dat u, als kwaliteitsmanager, de hoogste kwaliteit wilt leveren aan uw klanten.

Het probleem ligt echter in de stappen daarna. Want de redenering gaat dan vrijwel altijd als volgt: om kwaliteit te leveren, moeten we aan bepaalde voorwaarden, normen of regels voldoen. Die hebben weer invloed op onze werkzaamheden (‘processen’), bijvoorbeeld uw productieproces, het omgaan met klachten of het selecteren van een leverancier. Gevolg daarvan is dat er regels komen waaraan medewerkers zich moeten houden, die u onderschrijft in uw (kwaliteits)handboek. Voor u een logische redenering, want: wie kwaliteit wil leveren, moet voldoen aan de regels.

En daar gaat het mis. Want uw medewerkers zijn het met u eens dat ze allemaal kwaliteit willen leveren. Echter, de manier waarop is een heel ander verhaal. Zij interpreteren kwaliteit leveren op een andere manier dan u: met zo min mogelijk regels (of ‘belemmeringen’) waaraan zij moeten voldoen. Dat interesseert hen namelijk niet. Het is een klassieke fout in het managementvak: de professional vertellen hoe hij zijn werk moet uitvoeren en hem te veel regels opleggen. 

Dus probeer de volgende aanpak eens. In plaats van dat uw handboek een ‘set met regels is’, is het een manier om juist de professional te helpen. Juist voor hem is het gemakkelijk als hij snel de juiste procedure kan terugvinden: niet omdat het van u moet, maar omdat hij zelf geen tijd heeft om zo’n proces zelf uit te denken. En uw handboek is hierbij ondersteunend van aard, niet dwingend.

Concreet voorbeeld? Er is steeds meer behoefte vanuit de markt dat accountantskantoren zich moeten gaan richten op advisering en begeleiding in plaats van het achteraf controleren van de cijfers. Dit houdt dat de adviseurs of fiscalisten binnen uw kantoor geen behoefte hebben aan nog meer regels, checklisten en procedures waarmee ze ‘advies’ kunnen geven. Zij zullen juist behoefte hebben aan handvatten, casussen en draaiboeken.

Sommige accountants hebben bijvoorbeeld tientallen tandartsen, agrarische ondernemingen of onderwijsinstellingen als klant, die ze stuk voor stuk individueel behandelen. Een goede stap in de richting naar ‘adviseren’ is bijvoorbeeld het beschrijven van wat een financieel gezonde tandarts, agrarische onderneming of onderwijsinstelling is. En vanuit daar beschrijven hoe er advies gegeven kan worden: wanneer wordt er negatief of positief afgeweken, wanneer grijp je in als accountant, wat zijn vervolgstappen als het financieel goed gaat? Dit zijn zaken die in de veranderende wereld van de accountant thuishoren in een handboek. En waar de professional ook echt wat aan heeft.

 

  1. Het interesseert hen wel, maar het is te moeilijk

Informatie verspreid over intranetsystemen, lastige bpm-software, wollige zinnen, abstracte workflows, lange tekstdocumenten, verschillende versies van hetzelfde document… Zelfs als uw medewerkers achter kwaliteits- en procesgericht denken staan, maken zulke ergernissen het er niet gemakkelijker op. Wanneer u verstand heeft van de structuur of de systemen, geldt dat niet automatisch voor al uw medewerkers. En een training of consultant meer of minder werkt misschien op de korte termijn, maar met nieuwe medewerkers, veranderende wet- en regelgeving, nieuwe of vernieuwde processen loopt u steevast tegen hetzelfde probleem aan. Kijk dus kritisch naar twee dingen: wat voor informatie biedt u aan (de inhoud) en op wat voor manier doet u dat (de vorm)?

 

  1. Het is niet te moeilijk, maar onvolledig en/of niet actueel

Dus u heeft een leesbaar, makkelijk en praktisch systeem. Maar zelfs dat is nog geen garantie dat uw medewerkers uw handboeken lezen. Wat is er dan aan de hand? De handboeken zijn ouderwets en onvolledig; als handboeken niet worden bijgehouden, verouderen ze en worden ze niet meer gebruikt.

Het is de taak van de proceseigenaar (de verantwoordelijke voor een proces) om de handboeken up-to-date te houden. Maar het is weer de verantwoordelijkheid van u als kwaliteitsmanager om daar weer op toe te zien. Meestal speelt er bij verouderde handboeken een dieper probleem, wat aangekaart wordt bij punt 2. Niet-actuele handboeken zijn een symptoom van desinteresse. En dat ontstaat juist weer doordat uw medewerkers de toegevoegde waarde er niet van inzien. Aan u dus de taak om uw medewerkers te laten inzien dat handboeken er juist zijn ter ondersteuning!  

 

  1. Het is misschien een beetje té volledig

Een handboek is wat anders dan een intranet of een managementsysteem. Het is raadzaam en goed om deze systemen op elkaar aan te laten sluiten, maar er één systeem van maken zorgt voor een informatiezeepbel. Een intranet is bedoeld om snel te kunnen schakelen met collega’s voor projecten met bijbehorende documenten en voor de interne communicatie. Managementsystemen (vrijwel altijd in de vorm van online dashboards) doen het goed op grote tv’s op afdelingen waar de belangrijkste KPI’s worden gemeten. Afdelingen en managers krijgen zo de relevante informatie te zien op basis waarvan beslissingen worden genomen.

Handboeken zijn juist documenten die een vaste plaats in een accountantskantoor innemen, omdat ze het handelen van uw medewerkers (‘de processen’) beschrijven. Omdat deze principes raakvlakken met elkaar hebben, is het in theorie een mooie gedachte hier één systeem van te maken. In de praktijk wordt deze informatie echter op één hoop gegooid: procesbeschrijvingen staan tussen notulen, werkinstructies en verschillende Excel-documenten. Zo ziet men door de bomen het bos niet meer. Oplossing: maak een scheiding van informatiesystemen, bedenk welke informatie uw medewerkers willen lezen, of beter nog: vraag het aan uw medewerkers. Zorg voor eenduidigheid in de presentatie van de informatie, bedenk dat er onderscheid bestaat tussen verschillende soorten documenten en informatie en dat dit invloed heeft op de manier waarop het ‘gepresenteerd’ wordt.

 

Harmen Koopman is verbonden aan Scienta

Categorie: Nieuws Tags: compliance, toezicht

Tags: compliance, toezicht

Gerelateerde artikelen

5 mei 2025

Amerikaanse accountancytoezichthouder laat zich niet zonder slag of stoot opheffen

28 april 2025

Regering-Trump wil ook af van toezichthouder accountancy

12 maart 2025

KPMG: Compliance Officers bereiden zich voor op meer regeldruk

7 februari 2025

Navigeren door KYC- en KYB-compliance: een betrouwbare gids voor digitale platforms

Geef een reactie Reactie annuleren

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

Einde kabinet – hoe gaat het verder met de landbouwvrijstelling?

Partnercarrousel

Wanbetaling brengt Nederlandse mkb’ers in financiële problemen
AI voor mkb-accountants: pas op voor middelmaat
AFAS Software maakt in 2025 overstap naar volledig elektrisch wagenpark  
Meegroeien met een mkb-ondernemer is minder spannend dan je denkt
Bouwen aan het accountantskantoor van morgen: zes doelen waarmee je écht het verschil maakt
Zo stel je eenvoudig en gestructureerd de jaarrekening op vanuit een administratie
AV-Top 50 | AI in de accountancy: een nieuwe samenwerking
De route naar een datagedreven kantoor
De drie beste declaratieapps voor je zakelijke uitgaven in 2025
Uiteindelijk belanghebbende Wwft: wat je moet weten over de UBO-verplichtingen
Koppel Zenvoices nu met Microsoft Dynamics 365 Business Central
Van nationaliteit naar fiscale valkuil: wat doe je als je klant ook Amerikaan is?
Ondersteun je klanten beter, sneller en met minder handmatig werk.
Zo geef je goed advies over aangiften van erf-en schenkbelasting
Zo zorg je voor een goede integratie van remoteteams
DAC7 in de praktijk: wat middelgrote platforms moeten weten in 2025
Consolideren met wederzijds belang
Hoe kies je de beste urenregistratie-software voor jouw accountantskantoor?
Accountants en bedrijfswaardering: je bent een onmisbare schakel
XLReporting breidt uit naar grootzakelijke markt
Waarom accountants liever anoniem werkgevers verkennen
Waarom geen genormaliseerd niveau materiële vaste activa?
Uren schrijven geen tijdrovende klus meer: hoe De Hooge Waerder uren terugwon met ClockAssist
Boekhoudlandschap sterk gefragmenteerd, softwarekampioen ontbreekt (nog) in Europa
Van cijfers naar strategie met software
AI, deepfakes en digitale identiteit: waarom betrouwbare verificatie belangrijker is dan ooit
Waarom jouw accountantskantoor over moet op bellen met Microsoft Teams
Hoe speel je in op de kritische klant van 2025?
Doe jij ook mee aan het AV-padeltoernooi op 26 juni?
Wat betekent het einde van het Logius Portaal voor het deponeren van je jaarrekening? 
Vijf tips voor het efficiënt beheren van klantdossiers 
De mens is “nooit” de oorzaak van een datalek 
Fusies en overnames in de accountancysector: wat betekent dit voor jou als accountant?
Zo maakt Joanknecht gebruik van SharePoint als DMS
ICT & Kengetallen | Bouwstenen om de adviesrol op en uit te bouwen
Bjorn Lunden introduceert PSD2-bankkoppeling voor ondernemers en accountants
Banvo kiest voor Qwoater: “Standaardisatie is de sleutel tot succesvolle digitalisering”
ICT & Kengetallen | “Accountantskantoren kunnen veel sneller factureren”
Wwft-compliance in 2025: waarom handmatig werken niet meer voldoet
Fiscale voorjaarsstorm op komst, ben jij voorbereid?
Meer tijd voor medewerkers door digitalisering dankzij HR workflows
Sportlink en AFAS bundelen kracht en kennis om sportclubs financieel fit te maken
Hoe financier je werkkapitaal voor een onderneming?
Meer financiële ruimte? De energiebon als slimme oplossing
Het ‘zo-goed-als-zeker’-criterium van de Hoge Raad
Bouw een sterk accountancyteam en stimuleer teamontwikkeling
Jaarrekening onder druk? Zo maak je het proces foutloos en beheersbaar met slimme software
Loonontwikkelingen in 2024: zowel kansen als bedreigingen voor ondernemers
Werkgeverslasten berekenen: vijf vragen beantwoord     
ICT & Kengetallen | Snel, betrouwbaar en veilig op de plek van bestemming
Een netwerk vol kennisen ervaring
AV-Top 50 | Gratis opleiding belangrijk wapen in strijd tegen personeelstekort
Als de zzp’er toch een werknemer is: herkwalificatie
Inhuur van VOF (vennoten) te beschouwen als zzp’ers of werknemers?
Waarom kennis van arbeidsrecht belangrijk is voor adviseurs

Vacatures

Adviseur Agro
Schipper Accountants
Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit) Gouda
WEA Gouda
Senior Assistent Accountant
Schipper Accountants
Beginnend assistent accountant Audit
BonsenReuling
Beginnend Assistent Accountant Audit & Assurance
PIA Group
Zelfstandig Assistent Accountant Samenstelpraktijk
PIA Group
Vacature Assistent accountant Barchem
Westerveld en Vossers
Adviseur accountancy Agri & Food – Zwolle
aaff
Vacature Relatiebeheerder Barchem
Westerveld en Vossers
Adviseur Vakspecialist Accountancy
Schipper Accountants
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
Teamleider Accountancy – Arnhem
aaff
Teamleider Accountancy  – Dronten
aaff
Financieel administratief medewerker
Scab
zelfstandig assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Assistent accountant Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Controleleider / Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Beginnend assistent accountant – Lichtenvoorde
BonsenReuling
Adviseur mkb / Accountant
KRC Van Elderen
Controleleider
PIA Group
Gevorderd assistent accountant Audit
BonsenReuling
Accountant AA
Hendriksen Accountants en Adviseurs
Accountant met partnerambitie
Schipper Accountants
Adviseur accountancy Agri & Food – Hoogeveen
aaff
Accountant Agri & Food- Gorinchem
aaff
Zelfstandig Assistent Accountant Samenstel
Steens & Partners Accountants en Adviseurs
Teamleider Accountancy – Culemborg
aaff
Agro Accountant
Schipper Accountants
Accountant RA
PIA Group
Junior Adviseur mkb
KRC van Elderen
Assistent accountant mkb- Zelhem
aaff
Beginnend assistent accountant – Elst
BonsenReuling
Gevorderd Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Kaap Hoorn
Gevorderd Assistent Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Assistent Accountant gevorderd AA Zwijndrecht
PIA
Assistent Accountant
Schipper Accountants
Ervaren Assistent Accountant- Gouda
WEA
Accountant mkb- Gorinchem
aaff
Senior Assistent Audit
Confirm Audit & Assurance
Gevorderd assistent Accountant – Controlepraktijk
PIA Group
Finance Consultant
a.s Works
Finance & Business Development Analyst
PIA Group
Zelfstandig Assistent Accountant
Hendriksen
Adviseur Accountancy Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Relatiebeheerder  
Scab
Abonneer nieuwsbrief AV

Meest gelezen

  • Miljonair Barry Hay luncht voor 14,25 73.5k weergaven

  • De Wet toekomst pensioenen: eerste afdronk is goed 7.5k weergaven

  • Belastinginspecteurs vaak nalatig bij vaststellen schuld belastingfouten 4.4k weergaven

  • Accountant vreest tijdelijk aan de zijlijn te staan na tuchtklacht NBA 2.7k weergaven

  • Tweede Kamer stemt in met tegenbewijsregeling box 3, geen verzachting vastgoedbeleggers 2.6k weergaven

Vraag en aanbod

Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Zeewolde gezocht
Administratiekantoor ter overname gezocht
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in Overijssel met sectorspecialisatie
Ter overname of fusie gezocht: accountants- of belastingadvieskantoor Noordoost-Brabant
Ter overname gezocht: accountants- of administratiekantoor regio Rotterdam
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor regio Den Haag gezocht
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit de regio Eindhoven
Administratiekantoor regio Hendrik Ido Ambacht ter overname gezocht
Ter overname/aansluiting gezocht: accountants-, belastingadvies- en administratiekantoor in de regio Kennemerland
Ter overname gezocht: administratiekantoren in heel Nederland
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in de regio Doetinchem
Samenwerking gezocht/aangeboden door audit-onlykantoor
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit Twente
Ter overname aangeboden: Accountantskantoor in de kop van Noord-Holland
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Rotterdam gezocht
Samenwerking aangeboden voor wettelijke controles
Mbi-kandidaten en/of accountantskantoor gezocht in Zeeland
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor in medische sector

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen