Een traditioneel accountantskantoor heeft een obsessie voor declarabele uren. Dat betekent dat zij gefocust zijn op een businessmodel dat gebaseerd is op verhuur van mankracht. Net als bij een uitzendbureau wordt de winst behaald door mankracht in te huren en tegen een hoger tarief te verhuren. Pas dit meerdere malen toe en u denkt vanzelf dat u een succesvolle praktijk hebt.
Het probleem is dat u veel mankracht nodig heeft. Veel personeel betekent veel kantoorruimte. En vooral hoofdpijn. U kent de uitdrukking wel “Ik wens u veel personeel toe”. Maar u bent niet op zoek naar een andere oplossing voor extra capaciteit. U denkt alleen in mankracht. Geen wonder dat er altijd te kort is aan (assistent) accountants, want iedereen denkt altijd dat er veel mankracht nodig is voor het huidige werk. Maar gelukkig heeft de ICT gezorgd voor nieuwe werkwijze en methodes om het werk te verrichten. Kantoren die de laatste technologie inzetten, kenmerken zich onder andere door een papierloze kantooromgeving en meerdere schermen op ieder bureau. En als beloning werken zij efficiënter en houden tijd over. Het probleem is echter dat een kantoor wat nog steeds uurtje-factuurtje hanteert de tarieven niet in dezelfde mate verhoogt als de behaalde tijdbesparing. Met andere woorden, bij een efficiency-verbetering van 50% zouden de tarieven verdubbeld moeten zijn om dezelfde resultaten te behalen.
Als de efficiency verbetert, maar de gevolgen hiervan niet worden onderkend dan gebeurt het volgende:
- De prijs gaat door de efficiency omlaag
- Het personeel vindt nieuw onnodig werk voor de cliënt en factureert hetzelfde bedrag
- Het personeel vult de beschikbare tijd door langzamer te werken aan een opdracht
Gevolg is dat de capaciteit niet optimaal wordt benut. Maar dat is vreemd, want juist door de technologie is het mogelijk om tijd en mankracht te besparen. Waardoor er veel capaciteit ontstaat. En die capaciteit is nodig, omdat voor advieswerk nog steeds mankracht nodig is om meer winstgevend advieswerk te verrichten.
Drie strategieën om capaciteit te creëren:
- Werk met al uw cliënten in een cloud-omgeving
- Focus op beperking van de gemiddelde doorlooptijd
- Focus op minimale tijdbesteding per opdracht
A. CLOUD ACCOUNTING
Ervaring leert dat de efficiency voor zowel het kantoor als de cliënt toeneemt als een kantoor aan internetboekhouden doet of een cliëntenportal heeft. Er wordt een tijdbesparing van 60% gerealiseerd. Dit is een tendens die niet te stoppen is. En op korte termijn zullen uw cliënten er ook om vragen. Als ze dat al niet doen. Wat gaat u doen met de behaalde tijdwinst en capaciteit?
De volgende trends in de accountancy zijn wereldwijd te onderkennen:
- Administratiepakketten verschaffen realtime informatie. Accountants zijn op termijn niet langer nodig door UBL facturen en bankkoppelingen.
- Accountants zijn niet meer nodig om handmatig alle data over te kloppen.
- Cliënten zijn bewust van de kostenreductie en daarom zijn zij steeds minder genegen voor deze, in hun ogen niet waardevolle, werkzaamheden te betalen.
- De verstandige accountant past zich aan de veranderende marktomstandigheden aan en gaat zich richten op dienstverlening met toegevoegde waarde.
- Uitvragende partijen, zoals overheid en banken, maken het door SBR mogelijk om data direct in te zenden zonder interventie van accountants.
Het gevolg van deze trends is dat het jaarwerk een “commodity” wordt en dat de tarieven van accountants verder onder druk komen te staan. Bovendien vraagt de ondernemer van vandaag om realtime-informatie om te kunnen blijven concurreren. Dat betekent dat accountants onderhoud moeten plegen aan hun werkwijze en diensten die zij leveren. Anders riskeren zij de komende jaren een daling in hun omzet en winst. Accountants die hun businessmodel niet aanpassen, leveren niet voldoende nieuwe toegevoegde waarde en zij moeten rekenen op een daling van de klandizie.
Internetboekhouden creëert capaciteit. Het is echter de vraag of menig kantoor dit omarmt, promoot en aanbiedt. Met actuele data die door internetboekhouden wordt verkregen, kunt u de accountant van vandaag worden in plaats van gisteren. Niemand wil meer geschiedschrijving. De toegevoegde waarde die u levert door het aanleveren van actuele financiële informatie kan het verschil maken in de bedrijfsvoering van de cliënt.
> Hoeveel procent van uw cliënten bedient u al via internet via cloud-accounting, portals of dashboards en wat is uw doel volgend jaar?
B. VERKORTING VAN DE DOORLOOPTIJD
Wanneer een cliënt in uw zaak komt met zijn administratie legt u het op de plank, doet het werk en stuurt het terug ………ergens in de toekomst. Maar weet u dat een cliënt de doorlooptijd als een maatstaf van service ziet? Het is net zoals bij een bestelling op internet: u wilt het zo snel mogelijk in huis hebben. Het is voor ondernemers lastig de kwaliteit van accountants te vergelijken. Zij moeten vertrouwen dat het technisch correct is. Maar ondernemers kunnen wel uw serviceniveau meten. Doorlooptijd is zo’n maatstaf voor uw serviceniveau.
De gemiddelde doorlooptijd is 46 dagen. Ja, echt. Het duurt gemiddeld bijna twee maanden voordat werk af is, maar in werkelijkheid zal het wel hoger zijn. Het probleem is dat hoe langer iets in de zaak ligt, des te groter de kans dat het werk wordt onderbroken voor iets anders “belangrijkers”. Gevolg is dat er te veel open jobs zijn. Dat leidt tot meer ineffciency. Waardoor er meer tijd dan noodzakelijk wordt besteed. Wat weer ten koste gaat van de capaciteit.
Om de doorlooptijd te verkorten naar bijvoorbeeld tien dagen of minder (ja dat kan echt!) moet u uw werkwijze grondig anders inrichten. Zie ook mijn eerdere blog van de 18 staps workflow. Deze workflow omvat het gehele proces van het vergaren van informatie, prijzen, planning, de uitvoering en het vinden van nieuwe aanvullende (advies) werkzaamheden.
> Hoeveel dagen bedraagt uw doorlooptijd momenteel en wat is uw doel het komende jaar?
C TIJDBESPARING PER OPDRACHT
Naast het verkorten van de doorlooptijd kunt u ook capaciteit verkrijgen door tijdbesparing per opdracht. Iedere opdracht zou super efficiënt moeten worden uitgevoerd. Maar het probleem is dat de meeste (assistent) accountants te overijverig zijn of te veel onnodig werk besteden per opdracht. Volgens het oude systeem werd dit ook aangemoedigd. Door uurtje-factuurtje was er geen enkele beloning om iets sneller te doen. Immers, de prijs gaat naar beneden door de efficiency.
Als u al het werk budgetteert in tijd in plaats van geld, dan zult u ervaren dat gemiddeld 51% van het werk op tijd af is. Dat betekent ook dat de helft niet op tijd af is of in-efficiënt wordt uitgevoerd. Maar betekent het ook dat 50% van het werk overgeprijsd is? Hmmm… en dat voor een bedrijfstak die ethiek in een hoog vaandel heeft staan! De werkelijk uren versus de gebudgetteerde uren moet onder de 75% liggen. Anders gezegd: aan een opdracht met een budget van 40 uur moet aan het eind van de opdracht 30 uur besteed zijn.
> Wat is het percentage van de aantal opdrachten dat binnen het budget wordt uitgevoerd en wat is uw doel het komende jaar?
Samenvattend kan worden gesteld dat het accountantsberoep een probleem heeft. Is dat de reden waarom de resultaten onder druk staan en het nog steeds een relatief arbeidsintensieve bedrijfstak is? Om de capaciteit te vergroten, moet u dus niet meer personeel “inhuren”. In plaats daarvan moet u super efficiënt gaan werken met minder mensen om hetzelfde te verdienen. Maar, omdat het lastig is om van personeel af te geraken, moet u uw verkregen capaciteit vullen met hoger toegevoegde waarde dienstverlening aan bestaande of nieuwe werkzaamheden.
Hoe kunt u de omzet verhogen? Dat leest u in mijn komende blog.
Marcel Spoelstra is registeraccountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij geeft lezingen en cursussen voor accountants. Daarnaast adviseert hij accountants op het gebied van ICT en andere innovaties binnen accountancy. Hij is aanhanger van het gedachtegoed van Proactive Accountants Network. Marcel Spoelstra houdt een blog bij op www.marcelspoelstra.nl.
Geef een antwoord