Bij onbetaalde rekeningen mogen aanbieders van online boekhoudsoftware de administratie voor een ondernemer blokkeren. Soms verwijdert het softwarebedrijf al na zes maanden de gegevens van zijn klant, zo blijkt uit onderzoek van GBned.
Retentierecht
Retentierecht geeft een softwareleverancier de mogelijkheid een ondernemer de toegang tot een online administratiesysteem te ontzeggen. Maar wil dat ook zeggen dat de ondernemer het recht verliest te beschikken over zijn eigen data? Dit kan bij de afhandeling van het eventuele faillissement een probleem worden. Zo wordt een curator die het vermoeden heeft dat de ondernemer zaken heeft onttrokken aan een boedel ernstig belemmerd als de administratiegegevens van een ondernemer al is verwijderd door een softwareleverancier en er geen back-up bestaat. ‘Hoewel de Wet versterking positie curator sinds juli 2017 van kracht is, is er niets geregeld over hoe lang bedrijfsdata voor de curator beschikbaar moet blijven,’ zegt Gerard Bottemanne, van GBned.
Na zes maanden
Leveranciers zeggen dat zij de administratie na gemiddeld één tot zes maanden blokkeren bij openstaande facturen. Als het conflict met de niet-betalende klant na die termijn nog niet is opgelost, zullen softwarebedrijven de gegevens van het bedrijf na verloop van tijd verwijderen. De bewaartermijn varieert echter nogal, van slechts 6 maanden tot tien jaar. Het resultaat is echter altijd hetzelfde: als de data verwijderd wordt, raakt de (failliete) onderneming zijn online bewaarde data kwijt.
NOAB als voorbeeld
Bottemanne hoopt op jurisprudentie, te meer omdat steeds meer bedrijven een online boekhoudpakket hebben. Hij verwijst naar regels van de NOAB. Die stelt expliciet dat in het geval van faillissement de ‘originele stukken’ eigendom zijn van de (voormalige) klant. NOAB geeft ook aan dat de opschorting van afgifte niet plaatsvindt als door de opschorting dermate schade ontstaat bij de klant dat die niet in redelijke verhouding staat met de nog openstaande declaraties. En zij noemt ook nog de fiscale bewaarplicht van 7 jaren die ook in stand blijft bij wanbetaling of faillissement omdat dit voortvloeit uit de (maatschappelijke) zorgplicht die we van een kantoor mogen verwachten.
Klik hier voor meer informatie en het downloaden van het onderzoek.
Wat een gedoe over administratie..Als het accountantskantoor niet betaald wordt zegt t nog niet dat ze de adm. van hun klant kunnen weggooien. Het enige wat ze moeten doen is het officieel retourneren van de gehele data, met data en al en van de brief een c.c.naar de belastingkantoor, zodat die ervan op de hoogte zijn, mocht t relevant zijn. Verantwoording ligt en blijft bij de klant en de geheimhoudingsplicht bij t kantoor wat de tijdelijke uitvoering van de administratie deed. Easy as can be. Ook rechtmatig werkt dat zo.