Vrijwel ieder bedrijf krijgt te maken met persoonsgegevens van medewerkers. Voorbeelden hiervan zijn: telefoonnummers, adressen en bankrekeningnummers. Om ervoor te zorgen dat hier geen misbruik van wordt gemaakt, is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een aantal jaar geleden in het leven geroepen. In dit artikel duiken we dieper in op drie handige tips.
1. Zorg voor HR- en salarissoftware die voldoet aan de AVG-regels
Om er zeker van te zijn dat je persoonsgegevens in een veilige omgeving kunt beheren en delen, is het aan te raden om te kiezen voor HR- en salarissoftware met een digitaal en AVG-proof personeelsdossier. Het voordeel hiervan is dat je geen papieren dossiers meer hebt en het overzicht online kunt bewaren. Dit geldt dan meteen ook voor je klanten. Je kunt zo op een veilige manier gegevens met elkaar uitwisselen en samenwerken in één systeem, in plaats van bijvoorbeeld per e-mail of Google Drive.
2. Vermijd het verwerken van bijzondere persoonsgegevens
Wanneer we praten over bijzondere persoonsgegevens hebben we het bijvoorbeeld over gezondheid, etnische afkomst of politieke opvattingen. Het is verboden om gevoelige persoonsgegevens te verwerken, tenzij er een wettelijke uitzondering aan te pas komt. Stel: een medewerker meldt zich ziek en noemt zelf een reden, dan is het niet toegestaan om die reden op te slaan in het personeelsdossier. Wanneer de medewerker uit zichzelf geen reden vertelt, mag een werkgever hier ook niet naar doorvragen.
3. Zorg voor de juiste bewaar- en vernietigingstermijnen
Persoonsgegevens worden tegenwoordig bijna automatisch opgeslagen. Dit gebeurt bijvoorbeeld al tijdens het invoeren van een nieuwe medewerker. Volgens de wet- en regelgeving is het niet toegestaan om persoonsgegevens langer te bewaren dan nodig. Daarnaast zijn er ook documenten die juist wel voor een minimale periode bewaard moeten worden. Dit geldt voor documenten met een fiscale bewaarplicht. Documenten als beoordelingsverslagen of werkgeversverklaringen hebben geen wettelijke bewaartermijn.
Zowel voor salarisprofessionals als voor werkgevers is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de AVG in combinatie met het personeelsdossier. In de whitepaper van Loket.nl wordt er verder ingezoomd op bovenstaande onderwerpen en vind je uitgebreide informatie over beveiligde omgevingen, wachtwoorden en 2factor authenticatie.
Geef een reactie