Sinds accountant André de Groot in 2001 voor zichzelf begon, investeert hij veel in automatisering. Met toepassingen als Radar360 stroomlijnt hij het werk zo dat hij een omzet van een klein kantoor draait. Hoe doet hij dat?
André de Groot begon in 1981 in de accountancy. Hij maakte de komst van de eerste ‘draagbare’ computer mee. “Draagbaar tussen aanhalingstekens, want dat ding was loodzwaar”, blikt hij lachend terug. De Groot heeft ICT steeds ingebed in zijn eigen werk. “Ruim twintig jaar geleden begon ik voor mezelf”, vertelt hij. “Ik zag er lol in mijn eigen klantprocessen steeds verder te automatiseren, het handwerk steeds meer door software te laten doen. Een paar jaar geleden ontdekte ik dat mijn omzet veel hoger is dan die van andere eenpitters. Werk ik harder? Heb ik hogere tarieven? Nee, ik denk dat ik efficiënter werk, waardoor ik meer klanten kan bedienen. Een collega zei eens: jij hebt als eenpitter een kantoor voor vijf.”
360-gradenbeeld
De Groot werkt onder meer met Radar360, het CRM-softwarepakket dat helemaal is gericht op accountants. Het is een onlineomgeving waar alle functionaliteiten bij elkaar komen, zoals relatiebeheer, VoIP, geïntegreerde DMS, urenregistratie, budgetbewaking en facturatie. “Ik begin er letterlijk mijn dag mee”, licht hij toe. “Zodra ik de computer opstart, krijg ik een overzicht van al mijn taken van die dag. En, heel handig, of er een relatie jarig is. Want al die verjaardagen zitten niet in mijn hoofd.” Maar het grootste voordeel van Radar360 vindt De Groot dat het eenvoudig koppelt met andere softwarepakketten, zoals het boekhoudprogramma, de jaarrekeningtool en het fiscale pakket. “Radar360 levert mij dus echt een 360-gradenbeeld van een klant op”, stelt hij.
Weinig handmatig
Maar hoe geautomatiseerd is het proces dan? Hij geeft een voorbeeld: “Als ik de jaarrekening klaar heb, voeg ik die samen met mijn samenstellingsverklaring toe aan het dossier in Radar360. Vervolgens gaat het proces grotendeels vanzelf. Radar360 maakt de jaarrekening voor de klant inzichtelijk via een afgeschermde portal en zorgt voor een koppeling met een digitaal ondertekeningsprogramma. De klant neemt alles door, ondertekent de documenten, waarna alles terugkomt in Radar360. Vervolgens is er een koppeling met Nextens voor de fiscale aangifte. Er zijn nog maar een paar handmatige stappen.” Dat SharePoint van Microsoft is geïntegreerd in Radar360 vindt hij een voordeel: “Zo blijf ik zelf baas over mijn documenten. Zou ik opzeggen bij Radar360, dan kan ik nog steeds bij al mijn files. Dat is bij veel andere software voor accountants niet het geval, waardoor je steeds back-ups moet maken op je eigen computer.”
“Dankzij automatisering doe ik een derde meer dan tien jaar geleden” – André de Groot
Coronatijd
De Groot is na veertig jaar nog altijd een gepassioneerd accountant. Iemand die van zichzelf zegt dat hij nog wel twintig jaar door zou willen. “Ik heb altijd geleefd voor de klant en het is best moeilijk daarvan afscheid te nemen”, mijmert hij. Dan herpakt hij zich snel: “Kwaliteit is altijd mijn drijfveer geweest en de wens die kwaliteit steeds te verhogen. Ik zag al snel in dat automatisering hierbij kon helpen. Al duurde het best wel even voordat ik daarvan daadwerkelijk de vruchten ging plukken. Het was bouwen en steeds verder uitbreiden. Stapsgewijs lukte het me steeds meer taken deels of geheel te automatiseren. Kijk ik terug naar tien jaar geleden, dan zie ik een groot verschil met nu. Ik denk dat ik nu een derde sneller werk dan toen”, zegt De Groot met de precisie die je verwacht van een accountant. Maar kan hij deze bewering ook staven? “Jazeker”, zegt hij resoluut. “Eind september heb ik het verplichte werk af. De rest van het jaar heb ik tijd voor advisering en andere zaken. Dat lukte mij tien jaar geleden nog niet.” Ook in coronatijd merkte hij dat hij de processen goed had gestroomlijnd. “Klanten hadden veel vragen over de NOW en andere steunpakketten. Het was voorjaar en dus de drukste tijd van het jaar voor accountants. Toch had ik voldoende tijd om me te verdiepen in de steunmaatregelen en mijn klanten erbij te helpen.”
“Automatisering is een middel om de kwaliteit te verhogen” – André de Groot
Verkoop
“Ik heb het geluk gehad dat ik ICT altijd interessant heb gevonden”, vervolgt hij zijn verhaal. “Bij veel generatiegenoten zie ik dat zij die affiniteit minder hebben. Met als gevolg dat hun kantoor in mijn ogen een te lage automatiseringsgraad heeft. Nu mijn generatie het stokje langzaam maar zeker overdraagt, denk ik dat ze daar tegenaan gaan lopen. Een kantoor met goede ICT-oplossingen heeft een veel hogere marktwaarde. Mijn advies zou zijn: wil je je kantoor op korte termijn overdragen, nodig dan eens een consultant van Radar360 of van een ander pakket bij je uit. Ik denk dat je die investeringmakkelijk terugverdient in een hogere verkoopprijs. Het sterke punt van Radar360 is daarbij dat ze zowel de kleine als de grote kantoren bedienen én zich alleen richten op de accountancy. Je krijgt dus iemand over de vloer die exact weet wat een accountant is en doet. Wel zo prettig.”
Radar360 biedt een CRM-applicatie voor accountants waarmee contact met klanten geregistreerd kan worden. Zo vind je vanuit het dashboard werkzaamheden en contactmomenten terug in een tijdlijn. Ook kan je e-mails terugvinden in het digitale dossier van de klant en er is een centraal overzicht van alle periodieke en dagelijkse acties voor medewerkers.
Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het AV-magazine met het thema ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in juni 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2023-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie